Czy pracownikowi należy się zwrot za rachunki na home office? Zapytaliśmy prawników
Podczas pandemii koronawirusa wiele miejsc pracy przerzuciło się na tzw. home office. Pracownicy wykonujący obowiązki zdalnie nieraz ponoszą jednak koszty. Przełożony może od nich wymagać zakupu sprzętu z własnej kieszeni, a przez 8 godzin komputer pożera też sporo prądu i internetu. Zapytaliśmy prawników, co na to prawo pracy.
Oznacza to, że pełne niegdyś jak ule biura stoją prawie puste, a komputery i laptopy w naszych domach zaczęliśmy traktować jako sprzęt służbowy. A skoro wykonujemy pracę stanowiącą zysk dla firmy, to czemu wyłącznie z własnej kieszeni mamy opłacać koszta takie jak zakup sprzętu czy rachunki za prąd i internet?
Pytanie to zadaliśmy ekspertom z dziedziny prawa. Może prawo pracy albo ustawa covidowa nakłada na pracodawcę jakieś obowiązki w tym zakresie? Czy można się o nie upomnieć?
Czytaj także: Polaku, łap się za kieszeń. Wiadomo, o ile podrożeje prąd w tym roku
Co ustawa covidowa mówi o home office?
Obecnie pracę zdalną nieco reguluje ustawa z dnia 19 czerwca 2020 roku, czyli tzw. Tarcza 4.0 czy też ustawa covidowa. Według jej zapisów pracodawca może skierować pracownika do pracy zdalnej dopiero po spełnieniu szeregu warunków. Dany rodzaj pracy musi się dać wykonać zdalnie – czyli nie mogą tak pracować m.in. osoby przy taśmie produkcyjnej. Dodatkowo pracownik musi posiadać odpowiednie możliwości techniczne i warunki lokalowe w swoim domu.– Pracownik może poinformować pracodawcę, że nie posiada odpowiednich warunków do home office. Ten powinien zapewnić wtedy inne miejsce do pracy. Pracodawca powinien tez wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt, włączając w to np. komputer lub oprogramowanie – wymienia nam adwokat Tomasz Lewandowski z kancelarii SMM Legal.
Ekspert dodaje, że pracownik może używać do pracy prywatnego sprzętu, o ile w trakcie kozystania zapewniona będzie ochrona informacji poufnych. O to też zadbać musi pracodawca. Tu jednak obowiązki powoli się kończą.
– Zużycie prywatnego sprzętu, a także ewentualny wzrost rachunków za energię pozostają jednak poza przedmiotem tarczowej regulacji. Wydaje się więc, ze pracownik ponosi również część kosztów, które w trybie standardowej pracy ponosiłby pracodawca – ocenia Lewandowski.
Dla kogo ekwiwalent za home office
Co prawda pracodawca może wypłacać pracownikowi odpowiedni ekwiwalent, ale są to już ustalenia między stronami, a nie wymagania prawne. To jedynie dobra praktyka, a pracownik nie ma roszczenia o jego wypłatę. Dodatkowo dotyczy on tylko umów o pracę.– Ważne jest przyjęcie przepisów regulujących prace zdalną także w tym zakresie. O potrzebie precyzyjnej regulacji instytucji pracy zdalnej w Kodeksie pracy mówi się już od początku wprowadzenia ograniczeń związanych z pandemią. Obecnie Ministerstwo Pracy sygnalizuje, że regulacja ta ma się pojawić jeszcze w I kwartale 2021 r. – zapowiada nasz rozmówca.
Na umowie zlecenie pracodawca zwraca wydatki
Ciekawie ma się zaś sprawa z umowami zlecenia.– Przepis art. 742 Kodeksu Cywilnego wyraźnie nakładają na zleceniodawcę obowiązek zwrócenia zleceniobiorcy wydatków, które poniósł w celu wykonania zlecenia. Strony mogą jednak tę kwestię uregulować odrębnie w łączącej ich umowie, w tym całkowicie wyłączyć ten obowiązek – wskazuje ekspert.
Warto jednak przejrzeć podpisane przy rozpoczynaniu pracy dokumenty. – Pominiecie tej kwestii w umowie powoduje jednak, że działa zasada ogólna tj. obowiązek zwrotu niezbędnych wydatków poczynionych w celu należytego wykonania zlecenia – radzi Lewandowski.
Zastrzega jednak, że problemem może być wykazanie, że wydatki zleceniobiorcy były niezbędne, czyli poniesione w celu należytego wykonania zlecenia, a bez tych kosztów jego realizacja byłaby niemożliwa.
Praca zdalna a telepraca – potrzebne zmiany w prawie pracy
– W zakresie pracy zdalnej na razie jest dużo więcej pytań, niż odpowiedzi. Tzw. ustawa covidowa wprowadziła możliwość pracy zdalnej, ale to były rozwiązania wprowadzane na gorąco, a nie zmiany systemowe w prawie pracy – potwierdza nam dr Kaja Prystupa-Rządca, ekspertka w obszarze rynku pracy z Akademii Leona Koźmińskiego.W ustawie próbowano rozwiązywać pojęcie pracy zdalnej podnosząc jej analogię do telepracy, już obecnej w kodeksie. Takie podejście zostawia jednak pracowników na lodzie w aspekcie kosztów home office.
– W zapisach dot. telepracy nie są poruszone zagadnienia związane z kosztami pracownika. W obecnej praktyce oznacza to, że w przeważającej większości przypadków pracownik sam opłaca koszty stałe, m.in. rachunki za prąd czy internet. W środowisku biurowym ponosiłby je pracodawca – wyjaśnia nasza rozmówczyni.
Oznacza to, że wszelkie dopłaty dla pracującego zdalnie podwładnego są tylko dobrą wolą ze strony pracodawcy. Nie oznacza to, że nikt tego nie robi.
Czy pracodawca opłaci prąd i internet na home office?
– Z mojego doświadczenia wiem, że coraz więcej właścicieli firm jest skłonnych wspomóc finansowo pracowników, by ci mogli dostosować mieszkanie do wymogów pracy. Dokupić wygodniejsze krzesło, biurko czy zapewnić sprzęt komputerowy – zaznacza Prystupa-Rządca.– Nie spotkałam się jeszcze z przykładem, gdzie pracodawca dokłada się do rachunku za prąd. Z resztą trudno byłoby wyliczyć, jaka część zużycia wynikała wyłącznie z pracy zawodowej, a jaka z życia domowego danego pracownika – zastanawia się doktor z Akademii Leona Koźmińskiego.
Jak wskazuje ekspertka, istnieją jednak coraz częstsze przypadki finansowania przez firmy kosztów internetu. Jest to niezła ulga dla osób z dużych miast, ale jeszcze większa dla pracowników mieszkających w mniejszych ośrodkach.
W małych miejscowościach wiele osób korzysta bowiem z internetu mobilnego, gdzie liczy się każdy wykorzystany megabajt. – Obowiązki często wymagają wirtualnych spotkań, konferencji z audio i wideo, pracy w systemach firmy i wysyłania znacznej ilości danych z domowego łącza. To wszystko kosztuje – przypomina Prystupa-Rządca.
– Uważam, że warto zapewnić prawnie przynajmniej elementy dot. pokrywania kosztów związanych z internetem oraz zapewnienia pracownikom odpowiedniego sprzętu do wykonywania pracy z domu. To podstawowe rzeczy, które wpływają na komfort i efektywność pracy. Badania wskazują też, że słabe warunki mocno odbijają się na naszej satysfakcji z pracy – podsumowuje.
Czytaj także: Tak oszczędzisz na rachunkach. Kilka trików na podreperowanie domowego budżetu