Obsługa petentów/obywateli w urzędach w końcu na miarę rozwoju cyfryzacji
Instytut Systemów Publicznych odpowiada na potrzeby petentów w urzędach – koniec z kolejkami do kas.
Niewyobrażalnie irytujące jest, kiedy musimy załatwianie spraw urzędowych dostosowywać do swoich godzin pracy. Jeszcze gorzej bywa, kiedy musimy uiścić opłatę administracyjną w okienku kasowym urzędu lub sądu, a okazuje się, że godziny pracy kasy są inne niż godziny działania urzędu. Ostatnim gwoździem do trumny jest sytuacja, w której takich opłat musimy dokonywać gotówkowo, lub robić przelewy i wysyłać ich potwierdzenia. Dodatkowo ciągłe kolejki do kas w dobie pandemii powodują, że się boimy ewentualnego zarażenia od osób niestosujących się do obostrzeń no i w rękach musimy mieć gotówkę, bo nie każdy urząd zadbał o terminal u pani w okienku.
Od kilku lat na szczęście w niektórych miejscach odchodzimy od tego archaicznego sposobu płacenia, na rzecz nowoczesnych Samoobsługowych Terminali Płatniczych, prościej ujmując opłatomatów - urządzeń, w których wszystkie opłaty administracyjne możemy zrobić za pomocą karty płatniczej na miejscu w urzędzie lub sądzie.
Jedno z pierwszych tego typu urządzeń zostało zainstalowane w już w 2016 w Urzędzie Miasta Warszawy.
Jak mówi Prezes Instytutu Systemów Publicznych p. Leszek Sułkowski
…Największym wyzwaniem okazało się bezprowizyjne wnoszenie opłat. Chodziło nam o to, żeby każdy, kto korzysta z opłatomatu nie ponosił za to dodatkowych opłat jak to ma miejsce u innych pośredników tego typu transakcji. I to nam się udało! Między innymi dzięki współpracy z naszym partnerem biznesowym FirstData! Dzięki temu urząd staje się przyjaźniejszy dla interesanta w tym dla tak ważnej grupy społecznej, jaką są ludzie starsi, którzy zwykle dokonują opłat urzędowych w miejscach, w których pobierana jest prowizja.
Korzyści z tytułu używania nowoczesnej technologii ma również sam urząd, ponieważ wszystkie wpłaty są zapisywane automatycznie w systemie informatycznym, a pracownika do tej pory zajmującego się przeliczaniem pieniędzy można oddelegować do pracy z interesantami.
Dodatkowo samo urządzenie podpowiada nam jaką kwotę, którą powinniśmy uiścić za daną czynność urzędową (np. za wydanie duplikatu aktu urodzenia lub aktu małżeństwa).
Czy takie płacenie na miejscu w urzędzie jest bezpieczne?
"Za bezpieczeństwo transakcji w naszych urządzeniach odpowiada jeden z największych na świecie agentów rozliczeniowych FirstData. Gwarantuje to, że nasza wpłata pojawi się terminowo na koncie urzędu" – mówi Prezes Leszek Sułkowski
W Polsce urządzenia do przyjmowania opłat są już w ponad 40% sądów i kilkudziesięciu urzędach, a powinny być we wszystkich. Może czas pandemii spowoduje szybsze działanie w obszarze unowocześniania obsługi klientów? I taką nadzieją żyjemy.
Opłatomat w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim•Fot. materiały prasowe
Artykuł powstał we współpracy z Instytutem Systemów Publicznych.