Każda minuta to złotówka. 7 sposobów na to, jak zaoszczędzić czas w firmie

Organizacja pracy i zarządzanie czasem są ze sobą nierozłączne. Bez dobrego planu przedsiębiorca będzie podwajał swój wysiłek, dłuższe okresy poświęcał na wykonanie pewnych czynności, które w efekcie nie przyniosą korzyści. W byciu swoim własnym szefem bardzo ważna jest samokontrola i systematyczność.

Przed rozpoczęciem pracy, najlepiej poprzedniego dnia należy ustalić, które zadania są najbardziej priorytetowe i trzeba je wykonać w pierwszej kolejności. To przełoży się na skuteczność. Zgodnie z tzw. zasadą Pareto 20 proc. działań zwykle przekłada się na 80 proc. wyników. Dlatego warto wyodrębnić najważniejsze i rozpocząć wykonywanie obowiązków od nich.

Często życie przedsiębiorcy przypomina rollercoaster i jest wyjątkowo nieprzewidywalne. Jednak nawet w nim są czynności, które niemal zawsze się powtarzają i z góry można je przewidzieć – np. comiesięczną konieczność zapłaty podatków i składek ZUS. Dla lepszej organizacji warto zaplanować sobie, w których godzinach i dniach będziemy wykonywać powtarzalne oraz najbardziej żmudne obowiązki. Sporządzanie faktur, przygotowywanie zestawień w excelu, hurtowe podpisywanie dokumentów czy dokonywanie przelewów - wszystko to możemy zaplanować, a nie robić w chaosie i ze stratą czasu.

Określenie stałych czynności będzie skuteczniejsze w połączeniu ze sobą zadań o podobnym charakterze. Najlepiej ze względu na miejsca ich wykonania – takich jak np. spędzanie czasu przy biurku na wypełnianiu papierowych dokumentów, sporządzaniu pism lub odpisywaniu na maile na komputerze czy prowadzenie rozmów telefonicznych.

Takie rozwiązanie pomaga uniknąć znużenia i monotonii, które obniżają naszą efektywność. Przykładowo łatwiej będzie wysłać wszystkie listy z firmy jednego dnia, niż codziennie wysyłać po jednym.

Chociaż dzisiejsze czasy są bardzo dynamiczne i modne jest robienie wielu rzeczy naraz, to w biznesie taka taktyka raczej przyczyni się do bankructwa, niż do zdobycia wielomilionowego kontraktu.

Tak naprawdę wiele spraw zaczynamy, ale jednocześnie żadnej do końca nie realizujemy. Tak więc lepiej skupić się na jednym wyzwaniu i ukończyć je w 100 proc. Wbrew pozorom wielozadaniowość to jeden z głównych wrogów produktywności i kreatywności. W takim przypadku nasz umysł skupia się na wielu aspektach, a przeskakując z jednego zadania do drugiego tracimy czas i energię na przypomnienie sobie jego głównych założeń. W efekcie zamiast zaoszczędzić tak cenny czas, zwyczajnie go marnujemy.

Osoba, która wcześniej pracowała na etacie, ma zakodowane wykonywanie obowiązków w stałych godzinach – np. od 8 do 16. Tego wymagał pracodawca i trudno było z jego stanowiskiem polemizować. Takie podejście w przypadku prowadzenia własnej firmy niekoniecznie będzie skuteczne.

Najpierw sami musimy ustalić, w jakich porach dnia nasza praca jest najefektywniejsza. Może się okazać, że tak dzieje się np. wieczorem. To właśnie w godzinach największej produktywności należy wykonywać najbardziej wymagające zadania, gdyż nasz wysiłek przyniesie najlepszy rezultat.

Pomimo sporządzenia nawet najbardziej doskonałego harmonogramu swoich działań, istnieją czynności, które od razu lepiej powierzyć komuś innemu. Oczywiście przytłaczającej większości początkujących przedsiębiorców nie stać na zatrudnienie pracownika, który ich odciąży, ale wbrew pozorom zysk z outsourcingu może być większy, niż gdybyśmy robili daną rzecz sami.

Prowadzenie księgowości można powierzyć odpowiedniemu biuru rachunkowemu albo po prostu wykupić księgowość internetową. Z kolei gdy np. prowadzimy sklep internetowy, to rozsądniej będzie zlecić napisanie profesjonalnego regulaminu prawnikowi, niż narażać się na ryzyko zaskarżenia przez klienta z powodu stosowania tzw. klauzul niedozwolonych.