Oto najbardziej bezsensowny wymóg ogłoszeń o pracę. Zobacz dlaczego

Firmy wymagając wielozadaniowości szkodzą samym sobie
Marek Kowalczyk, prezes Mandarine Project Partners, który w swojej karierze pomógł zrealizować na czas jedno z największych wejść na giełdę spółki w Polsce – PGE Polskiej Grupy Energetycznej, określa „złą wielozadaniowość wrogiem efektywności nr 1”. O skali przedsięwzięcia, które udało mu się zrealizować niech świadczy fakt, że wejście firmy na GPW było związane ze skoordynowaniem pracy ponad 2 tys. osób pracujących w 250 podmiotach należących do grupy kapitałowej PGE.

Pod pojęciem złej wielozadaniowości ekspert rozumie sytuację, w której jednoczesne wykonywanie zbyt dużej ilości zadań czy projektów prowadzi do wydłużenia czasu pracy oraz obniżenia jakości, chociaż zakładanym celem takiego działania było przyspieszenie tempa ich realizacji. Tymczasem wiele osób dostrzegając brak efektów takiej postawy zamiast zrezygnować z wielozadaniowości, bierze na swoje barki kolejne wyzwania nakręcając samonapędzającą się spiralę opóźnień.

Marek Kowalczyk zwraca uwagę, że zgodnie z teorią ograniczeń, o której w swojej książce „Wolność wyboru” pisze Eli Goldratt, paradoksalnie ludzie przyzwyczajają się do ciągłych problemów wynikających z jednoczesnego wykonywania wielu rzeczy jednocześnie. Co więcej, zaczynają postrzegać je jako coś nie tylko normalnego, ale wręcz pozytywnego. W efekcie w wielu ogłoszeniach o pracę pracodawcy wśród wymagań wobec kandydatów wymieniają „zdolność do pracy wielozadaniowej”, co jest błędem – zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i firmy.

Na czym polega „zła wielozadaniowość”?
Jak wskazuje Marek Kowalczyk, nie każda wielozadaniowość jest zła. Przykładowo jednoczesne operowanie kierownicą, zmiana biegów oraz obserwowanie sytuacji na drodze w trakcie jazdy samochodem jest jak najbardziej pozytywne, ponieważ wzajemnie się te zajęcia uzupełniają. Jednak już kierowanie pojazdem i pisanie SMS-ów w tym samym czasie lub rozmawianie przez telefon to poważny błąd, gdyż tak naprawdę na żadnej z tych czynności nie możemy się dostatecznie skupić.

Wielozadaniowość w pracy zabija produktywność
Zdanie Marka Kowalczyka podziela również Grzegorz Frątczak – projektant czasu, który współpracuje z takimi firmami, jak Ernst & Young czy Brian Tracy International. W rozmowie z newsrm.tv wskazuje, że wielozadaniowość często nam przeszkadza. Jako przykład podaje pracę nad ważnym raportem. Jeżeli w jej trakcie ktoś do nas zadzwoni, to w efekcie staniemy się rozkojarzeni. Z kolei nim ponownie zdołamy się skoncentrować na realizowanym poprzednio zadaniu – minie trochę czasu. Jego zdaniem wielozadaniowość może być przydatna w codziennym życiu, ale nie w pracy.

Dlatego, że w pracy umysłowej kluczowa jest pełna koncentracja. Jak wskazuje Grzegorz Frątczak, teoretycznie krótki telefon od klienta przerywający prace nad raportem zajmie zaledwie 3 minuty. Ale aby ponownie w pełni skupić się na realizacji wykonywanego poprzednio zadania, potrzebujemy nawet 20 minut. W efekcie zamiast 3, tak naprawdę stracimy 23 minuty. Jak więc powstrzymać to błędne koło?

„Złota zasada – zrób to od razu”
Zgodnie ze „złotą zasadą” Keery Gleesona, autora programu efektywnościowego PEP (Personal Efficiency Program) oraz twórcy firmy doradczej PEPworldwide – daną sprawą należy zająć się natychmiast, jak tylko to możliwe. Jeśli natomiast nie jesteśmy w stanie tego zrobić, należy od razu ustalić ściśle określony termin jej realizacji. Ponadto zadania trzeba podzielić na priorytety i wykonywać je w pierwszej kolejności.

Podobnie uważa Grzegorz Frątczak. Przekonuje, że kluczem do sukcesu jest wykonywanie ważnych zadań w „godzinach mocy”. Oznacza to, że przygotowywaniem ważnego raportu lub sporządzaniem istotnej umowy powinniśmy zajmować się w czasie, w którym czujemy się najbardziej efektywni. Większość ludzi najbardziej wydajnie pracuje rano, ale istnieją również osoby osiągające najlepsze rezultaty pracując wieczorem lub w nocy. Jednak w tym czasie przede wszystkim należy pozbyć się z otoczenia wszystkich rozpraszaczy, jak np. wyłączyć dźwięk dzwonka w telefonie.