Nie ma cię w biurze? Poznaj zasady dobrze napisanego autorespondera

Mężczyzna siedzący przy laptopie — W e-mailu informującym o naszej nieobecności w biurze powinno się znaleźć kilka podstawowych informacji, jak data powrotu Fot. Unsplash

Nikt nie uczy nas pisania e-maili o nieobecności w biurze, a mogą one przecież wpłynąć na opinię o nas. Prezentujemy kilka zasad, którymi powinniśmy się kierować, jeśli chcemy dobrze skonstruować nasz autoresponder.

Zabawne autorespondery – tak czy nie?

O tym, że nie jest to najlepszy pomysł, przekonał się Marek, menedżer wyższego szczebla w jednej z warszawskich firm, który chce pozostać anonimowy. Kiedy jedyny raz w życiu pozwolił sobie na stworzenie napisanej lekkim tonem informacji o tym, że przez najbliższy tydzień nikt nie zdoła się z nim skontaktować, spotkał się z pretensjami.

– Ktoś poczuł się na tyle dotknięty, że odpowiedział mi na autoresponder! – opowiada menedżer. – Dowiedziałem się wtedy, że na moim stanowisku już nie wypada pisać śmieszkowatych wiadomości. Było to o tyle dziwne, że pracujemy w branży kreatywnej, gdzie niekonwencjonalne pomysły są na porządku dziennym. Ten nieszczęsny autoresponder okazał się problemem – wzdycha nasz rozmówca.

Kiedy opowiadam o tym pracującej w tej samej branży Anecie, historia spotyka się ze zdumieniem. – U nas coś takiego jest standardem, ludzie wręcz prześcigają się w wymyślaniu coraz to śmieszniejszych wiadomości – mówi.

Większość osób, z którymi rozmawiam, podchodzi jednak do kwestii pisania automatycznych maili o nieobecności w biurze konserwatywnie. Zawierają w nich najważniejsze informacje, jak data zakończenia urlopu czy dane kontaktowe do zastępcy. Nie przejmują się zbytnio zwrotami grzecznościowymi czy upiększeniami. Ma być prosto i informacyjnie – nikt nie widzi większego problemu w tym, żeby ton autorespondera był wręcz oschły.

Czytaj także:

– Nigdy nie spotkałem się z firmowym szablonem, nikt też mnie tego nie uczył. Wolę więc robić to w sposób bezpieczny, nie wychylać się – przyznaje Kamil, pracownik korporacji.

Wiktoria, prezeska średniej wielkości przedsiębiorstwa: – Zostawiam dwa rodzaje maili. Jeden idzie do moich pracowników: piszę im, że jestem na urlopie, ale w razie czegoś pilnego – piszcie na komunikatorach, dzwońcie bezpośrednio. Natomiast do maili zewnętrznych trafia oficjalna informacja o tym, od kiedy do kiedy mnie nie będzie, do kogo pisać w sprawach pilnych. Nie jest to też wielkim problemem, ponieważ rzadko przebywam na urlopie – mówi Wiktoria.

Jak napisać dobry autoresponder?

Faktem jest, że nikt nie uczy nas, jak pisać wiadomości o nieobecności w biurze i kiedy przychodzimy do nowej firmy, poruszamy się w tej kwestii, jak dzieci we mgle. Sztuka pisania wiadomości "out of office" oparta jest jednak na kilku zasadach. Jeśli w e-mailu nie znajdą się w najistotniejsze informacje lub forma wiadomości nie pasuje do środowiska, w którym się obracamy, lepiej w ogóle nie zawracać sobie nim głowy. Na co zwracać uwagę?

1. Bądź konkretny

Spójrz prawdzie w oczy: większości osób, do których trafi autoresponder, absolutnie nie obchodzi, że wygrzewasz się na ciepłej hiszpańskiej plaży czy też od ośmiu godzin czekasz w kolejce do chirurga. Z punktu widzenia odbiorcy najważniejszy jest następujący komunikat: nie ma ciebie w biurze, najprawdopodobniej nie masz dostępu do komputera, więc nie ma co liczyć na odpowiedź.

2. Wskaż zastępcę i datę powrotu

Aby autoresponder służył do czegokolwiek poza niepotrzebnym zapychaniem skrzynki osób wysyłających do ciebie maile, powinien zawierać dwie ważne informacje:

datę twojego powrotu do biura – jeśli tylko ty jesteś w stanie zająć się rzeczą, w sprawie której ktoś do ciebie pisze, nadawca z całą pewnością doceni informację o tym, kiedy może się przypomnieć;

kontakt do twojego zastępcy – ważne, aby w autoresponderze znalazła się informacja o tym, z kim można skontaktować się w sprawach zawodowych w czasie twojej nieobecności. Ale uwaga: niech będzie to jedna, maksymalnie dwie osoby, ponieważ w innym przypadku wprowadzisz niepotrzebne zamieszanie.

3. Uważaj z humorem

Utrzymany w zabawnym tonie mail nie jest co prawda zakazany, ale lepiej mieć się na baczności. Bywają firmy, w których ten typ autorespondera jest na porządku dziennym. Jednak jeśli przeczuwamy, że może on zostać źle odebrany, najbezpieczniej jest stworzyć suchy komunikat.

4. Unikaj błędów

Powinna być to oczywistość, ale po napisaniu wiadomości o nieobecności w biurze zawsze powinniśmy przeczytać ją ponownie. Inaczej ewentualne literówki, błędy ortograficzne czy gramatyczne będą radośnie rozsyłane do wszystkich współpracowników i klientów przez następny tydzień lub dwa. Wizerunkowo możesz na tym stracić.