W szkole było sprawdzanie dziennika na początku lekcji, w pracy mamy listę obecności. Ale czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa? Jak ją wypełniać? Czym lista obecności różni się od ewidencji czasu pracy? Odpowiadamy na najczęstsze pytania.
REKLAMA
Lista obecności w pracy
Lista obecności pracownika to dokument, który potwierdza obecność osoby w miejscu pracy w danym dniu. Potwierdza on godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Lista obecności jest wewnętrznym dokumentem firmy i zakładu pracy.Lista obecności w pracy może być prowadzona w dwóch formach:
papierowej – pracownicy podpisują się na specjalnym, papierowym dokumencie w wyznaczonym miejscu, gdy wchodzą do zakładu pracy i z niego wychodzą;
elektronicznej – pracownicy logują się w systemie na początek i zakończenie pracy albo dysponują kartami magnetycznymi, które przykładają do czytnika, wchodząc do pracy i wychodząc z niej.
Obecnie odchodzi się już od mniej praktycznej i niewygodnej listy papierowej. Większość firm decyduje się na nowocześniejszą formę elektroniczną. Pracodawca ma jednak zawsze obowiązek poinformować swoich podwładnych, w jakiej formie będzie regulował obecność, jaki system sprawdzania obecności zostanie wprowadzony i jakie informacje będą zbierane.
"Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o sposobie potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Forma zależy od ilości zatrudnionych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – informuje o liście obecności i sposobie prowadzenia ewidencji w informacji o warunkach zatrudnienia (powinien ją przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę). Jeśli zatrudnia więcej niż 20 pracowników – zamieszcza informacje o liście obecności i sposobie prowadzenie ewidencji czasu pracy w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie funkcjonują związki zawodowe, informacje umieszcza się w układzie zbiorowym" – informuje branżowy portal Infor PL.
imię i nazwisko pracownika,
dane pracodawcy,
zakres czasowy (data),
godzina rozpoczęcia i godzina zakończenia pracy,
podpisy pracownika i przełożonego (kierownika, menadżera).
Czego nie powinna zawierać lista obecności w pracy? Zgodnie z RODO, czyli unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, firma nie powinna zbierać takich wrażliwych informacji, jak: stan zdrowia, pochodzenie rasowe i etniczne, wyznanie, przynależność do partii politycznej. Na liście obecności nie mogą znaleźć się również informacje o powodach nieobecności, np. urlopach, chorobach czy innych powodach nieobecności. Jeśli pracownika nie ma w pracy, jego przełożony powinien więc wpisać jedynie słowo "nieobecność", nie podając jej powodu.
Lista obecności w pracy: jak wypełniać?
Lista obecności pracownika – zarówno w formie papierowej. jak i elektronicznej – powinna posiadać kilka elementów. Są to:Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?
To jedno z najczęstszych pytań dotyczących listy obecności pracownika. Jak brzmi na nie odpowiedź? Lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa, gdyż nie reguluje jej Kodeks Pracy czy inny przepis prawny. Wprowadzenie listy obecności w zakładzie pracy zależy więc tylko i wyłącznie od pracodawcy.Zgodnie z prawem obowiązkowa jest jednak ewidencja czasu pracy, a lista obecności może ułatwić jej prowadzenie (gdyż zawiera informacje o godzinach i dniach pracy pracownika), dlatego może być to przydatne narzędzie.
Ewidencja czasu pracy
Czym jest ewidencja czasu pracy? To odrębny dokument od listy obecności pracownika i stanowi podstawę do wypłaty mu wynagrodzenia. Jak informuje branżowy portal INFOR pl, ewidencja czasu pracy jest "całościowym działaniem pracodawcy mającym na celu wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika, sprawdzenia, czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy". Ewidencją czasu pracy zajmuje się dział kadr.Podobnie jak lista obecności ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej i formie elektronicznej. Współcześnie coraz popularniejsze są formy elektroniczne, gdyż są wygodniejsze, praktyczniejsze, trwalsze i łatwiejsze w przechowywaniu. Trzeba jednak pamiętać, aby ewidencja czasu pracy mogła być łatwo wydrukowana, np. podczas inspekcji. W przeciwieństwie do listy obecności pracownika ewidencja podlega bowiem inspekcji. Nie powinny mieć jednak do niej wglądu osoby niepowołane.
liczba przepracowanych godzin,
nadgodziny,
liczba godzin przepracowanych w niedziele i święta,
liczba godzin przepracowanych nocą,
wykorzystane dni urlopu,
zwolnienia lekarskie oraz inne rodzaje zwolnienia z pracy, a także ich wymiary i tytuły, z jakich ich udzielono,
nieusprawiedliwione nieobecności w pracy i ich wymiary,
wnioski pracownika o wyjścia prywatne.
Ewidencja czasu pracy: jak wypełniać?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie elementy, jak:Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Ewidencja czasu pracy, w przeciwieństwie do listy obecności pracownika, jest obowiązkowa i reguluje ją prawo. Przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy znajdują się w Kodeksie Pracy. Za nieprowadzenie ewidencji pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych.
§ 1.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
§ 2.
W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Podsumowując, ewidencja czasu pracy jest dokumentem obowiązkowym i regulowanym przez Kodeks Pracy, a lista obecności pracy jest dowolnym działaniem pracodawcy. Lista może stanowić jednak praktyczny element ewidencji czasu pracy.Lista obecności ułatwia bowiem ocenę pracy, a także obliczenie wynagrodzenia, jeśli jest ono rozliczane godzinowo. Dzięki liście obecności można także łatwo ustalić, czy w przypadku ewentualnego wypadku pracownika, był on wtedy w miejscu pracy czy poza nim, co umożliwi ustalenie, kto ponosi odpowiedzialność za nieszczęśliwe zdarzenie.
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!