"Rządy Zjednoczonej Prawicy zostawiły Koalicji 15 Października kukułcze jajo – najeżone minami pole, na którym nawet podatkowy saper ma problem, żeby się bezpiecznie poruszać. Faktury będzie można wystawiać tylko przez rejestr elektroniczny zwany KSeF. Jak ktoś nie da rady, będzie słona kara" – pisze Piotr Miączyński w Wyborcza.biz.

Dodaje, że samo Ministerstwo Finansów określa to jako "rewolucję w fakturowaniu". A jeśli urzędnicy mówią o rewolucji, to z zasady jest się czego bać – pisze Miączyński.

Doradcy podatkowi już zwracają uwagę, że wprowadzenie KSeF będzie się wiązało z potężnym chaosem. Być może nawet na miarę "Polskiego Ładu", gdzie przez długi czas nikt nie wiedział, jakie podatki ma płacić. Wprowadzenie KSeF zaplanował rząd Morawieckiego, ale perturbacje wpadną na konto rządu Tuska.

Już dziś wiadomo, że problemy będą, i będą potężne. Od 1 lipca wszystkie firmy będące czynnym podatnikiem VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur.

Oznacza to, że wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla dużej liczby przedsiębiorstw. Niewypełnienie tego wymogu od 2025 roku będzie podlegać karze w wysokości nawet 100 proc. podatku wykazanego na fakturze.

System gotowy, ludzie w ogóle

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, infrastruktura KSeF jest gotowa na obsługę nawet 100 milionów faktur dziennie. Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie tego systemu.

Proces będzie wymagał modyfikacji sposobu obiegu dokumentów, metod przesyłania formularzy między firmą a klientami, a także integracji innych systemów informatycznych i księgowych z KSeF.

Eksperci z firmy inFakt przedstawiają 10 najważniejszych faktów, które każdy przedsiębiorca powinien znać na temat systemu KSeF:

– O ile sama idea jest godna pochwały, o tyle sposób jej realizacji woła o pomstę do nieba – zauważa w rozmowie z Wyborcza.biz Przemysław Hinc, doradca podatkowy, członek zarządu PJH Doradztwo Gospodarcze. Zwraca uwagę, że tu nie chodzi tylko o to, że przeciętny przedsiębiorca nie orientuje się w KSeF.

– Sytuacja ta jako żywo przypomina tę z wprowadzeniem Polskiego Ładu. Tamta rewolucja w opodatkowaniu i oskładkowaniu okazała się bardzo szybko źle przygotowana, niepoliczona i wprowadzona bez oszacowania rzeczywistych konsekwencji zmian nie tylko dla przedsiębiorców, ale nawet dla zwykłych ludzi, pracowników i emerytów – mówi Hinc.

Jak wylicza Piotr Miączyński, na pół roku przed uruchomieniem, na dobrowolną wysyłkę faktur do KSeF zdecydowało się ok. tysiąca firm. To bardzo mało. Ale i one mają problemy, bo platforma działa dość słabo.

Poza tym nie pozwala na przykład na anulowanie faktury, likwidacji not korygujących. Nie daje też możliwości wysyłania załączników do faktur. Fakturę będzie można więc wystawić tylko przez KSeF, ale załącznik do niej wysłać jedynie mailem.

Jak KSeF wpłynie na pracę przedsiębiorców?

Przejście na system KSeF nie tylko wymusza zmianę nawyków w sposobie fakturowania, lecz pociąga za sobą również dodatkowe koszty. Wraz z wejściem w życie nowej ustawy, przedsiębiorcy będą zobowiązani do zmian istniejących systemów fakturujących. We własnym zakresie będą musieli zapoznać się z działaniem systemu KSeF i przeszkolić w tym celu działy księgowe bądź zapłacić zewnętrznym firmom za obsługę tego systemu.

Nie oznacza to, że mają zrezygnować z dotychczasowych narzędzi. Wręcz przeciwnie. Ci, którzy zdążyli wcześniej zadbać o własne systemy elektroniczne, mają już przetarte szlaki do tego, aby sprawnie korzystać z KSeF. Wyzwaniem dla nich będzie więc nie wprowadzenie cyfrowych faktur do systemu, lecz dostosowanie własnych systemów do KSeF.

Przewiduje się, że systemy fakturowania, z których obecnie korzystają przedsiębiorstwa, nie będą zastępowane Krajowym Systemem eFaktur, lecz będą ze sobą współpracowały. Dzieje się tak dlatego, że choć KSeF jest platformą do wystawiania i odbierania e-faktur, jednak nie ma tam możliwości poinformowania przedsiębiorcy o prowadzonych działaniach w sposób inny niż zawarcie tej informacji w systemie (KSeF nie wysyła maili).

W momencie wystawienia faktury, jej odbiorca wprawdzie ma do niej natychmiastowy dostęp, ale żeby o tym wiedział, powinien wejść do KSeF. Firmom potrzebne będą więc narzędzia, które w sposób automatyczny poinformują ich klientów o tym, że ich faktury widnieją w systemie KSeF.

I choć nie jest to obowiązkowe, z pewnością przedsiębiorcy, którym zależy na płynności finansowej, będą ułatwiać swoim klientom dostęp do informacji o wystawionych fakturach. W końcu w ich interesie jest, aby klienci płacili faktury w terminie.

Zależność ta działa też w drugą stronę: w interesie przedsiębiorców jest tak dostosować firmowy system, aby automatycznie pobierał z KSeF informacje o tym, czy pojawiła się faktura, którą firma powinna opłacić.

– Nie powiedziałabym, że należy się obawiać samej zmiany, ale już wejścia w nią nieprzygotowanym – tak – komentuje Ewa Gawrońska-Micuń, dyrektor operacyjna Bibby Financial Services Polska.

Jak zwraca uwagę, po wejściu w życie obowiązkowych e-faktur, przedsiębiorcy będą musieli weryfikować zarówno same dane, które są niezbędne do umieszczenia na fakturach strukturyzowanych czy na korektach, jak i źródła tych danych oraz sposobów ich wysyłania i pobierania.

– Należy przyjrzeć się wewnętrznym procesom, ocenić, w jakim stopniu i które ulegną zmianie. Trzeba też będzie zweryfikować dostępne na rynku narzędzia i podjąć decyzję, jakie dla naszej firmy będą najlepsze, ocenić koszty ich wdrożenia i utrzymania. Wdrożenie KSeF będzie swego rodzaju rewolucją, szczególnie dla mniejszych firm, w obszarach: organizacyjnym, księgowym, prawnym czy technologicznym. A z opublikowanych ostatnio ankiet i badań wynika, że wiele firm nawet jeszcze nie zaczęło przygotowań do tej zmiany! – zauważa Ewa Gawrońska-Micuń.

Dla przedsiębiorców, którzy nie zdążyli zapoznać się z tematem Krajowego Systemu eFaktur, ekspertka podaje kilka rad. Warto już teraz poszukać informacji, a jest ich sporo, czy to w bezpłatnych szkoleniach (zarówno tych ministerialnych, jak i oferowanych przez dostawców rozwiązań czy firmy doradcze), czy u swoich doradców lub księgowych.

Warto również już teraz zweryfikować, co oferuje nasz dostawca systemu księgowego, a co musimy wdrożyć do lipca 2024 roku – godzina zero jest raptem za kilka miesięcy, a to bardzo mało dla zmian systemowych i organizacyjnych.