3 miesiące temu klęli na KSeF na czym świat stoi. A co dziś mówią przedsiębiorcy?

Od 1 kwietnia, czyli od wprowadzenia niemal pełnego Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce, minęły trzy miesiące. Mówimy o drugim etapie, który objął większość firm, gdyż w pierwszym (od 1 lutego) systemem zostały objęte firmy duże.

Miała być hekatomba, piramida problemów i rzeź niewiniątek w małych firmach. Przez pierwsze kilka dni faktycznie było nieciekawie. System czasami się wieszał, serwery dymiły, a na forach księgowych wrzało. Ale po kilku tygodniach... wszystko nagle ucichło. Czy to oznacza, że KSeF na dobre zadomowił się między Odrą a Bugiem i Polacy po prostu go polubili? Zapytaliśmy.

Postanowiliśmy zapytać o to samych zainteresowanych – mikroprzedsiębiorców, którzy samodzielnie prowadzą jednoosobowe działalności, wystawiają dokumenty i rozliczają koszty. Dlaczego właśnie ich? Ponieważ to oni stoją na pierwszej linii frontu walki z nową cyfrową rzeczywistością fiskusa.

Korporacje mają od tego potężne działy IT, a szefowie średnich firm rzadko zaglądają do faktur, bo cały ciężar przejęły biura rachunkowe. Prawdziwy test przydatności system przechodzi w kieszeni "zwykłego" przedsiębiorcy.

Warto przypomnieć, że sam start napawał optymizmem – start KSeF zadziwił przedsiębiorców, bo czekali na katastrofę, a dostali... spokój. Potem na chwilę zrobiło się gorąco, zaś dziś z rozmów wyłania się obraz zaskakujący: KSeF jest oceniany całkiem nieźle, choć do ideału mu daleko.

– Sorki, nie mogę gadać, bo muszę KSeF ogarnąć – śmieje się Piotr, właściciel firmy szkoleniowej, gdy dzwonię do niego w środku tygodnia.

Już zupełnie na poważnie dodaje, że system ocenia jako średni, a błędy techniczne po prostu trzeba nauczyć się sprytnie obchodzić. Największa zmiana, jaką odczuł, nie dotyczy jednak technologii, ale samej psychologii pracy. KSeF wymusił na nim bezwzględną dyscyplinę operacyjną.

– Jeśli chcę mieć porządek w papierach, to wszystko muszę wprowadzać dosłownie na bieżąco. Kiedyś można to było sobie odłożyć na jakiś wolniejszy dzień pod koniec miesiąca, usiąść raz, ogarnąć faktury i z głowy. No owszem, szło na to paręnaście godzin, ale był spokój. Teraz muszę mieć taki reżim pracy, żeby każdą operację klikać od razu. Bywają z tym problemy, bo w momencie, gdy nawarstwiają się bieżące obowiązki szkoleniowe, i tak muszę fizycznie znaleźć czas na biurokrację – tłumaczy Piotr.

Ta dyscyplina ma konkretny wymiar, bo pierwsze rozliczenie KSeF już 20 maja pokazało, że firmy mogą słono zapłacić za bałagan w dokumentach.

Zupełnie inne podejście ma Marian, przedsiębiorca działający w branży medycznej. U niego pragmatyzm wygrał z niechęcią do cyfrowych nowinek, choć dzieli się ze mną dość powszechną obawą.

– Wkur*ia mnie, że skarbówka ma na tacy wszystkie moje wydatki, ale z drugiej strony jest w cholerę wygodniej, bo nie pieprzę się już ze zbieraniem papierów – wypala bez ogródek Marian.

W trakcie naszej rozmowy do dyskusji włącza się Karol, który prowadzi małą firmę budowlaną. Panowie natychmiast zaczynają licytować się na wady i zalety konkretnych aplikacji księgowych. Karol przyznaje, że musiał zmienić dotychczasowe oprogramowanie, bo stary dostawca kompletnie nie poradził sobie z integracją z rządowym systemem. Na szczęście rynek szybko zweryfikował ofertę i bez problemu znalazł wygodny, niedrogi program, który płynnie łączy przychody z bazą ministerstwa.

Z kolei Marian poszedł po linii najmniejszego oporu i korzysta wyłącznie z darmowej, oficjalnej aplikacji wypuszczonej przez polską skarbówkę. Do jego potrzeb to w zupełności wystarcza, bo faktur kosztowych generuje stosunkowo niewiele.

– To jest najprostsze i najwygodniejsze. Dla mnie olbrzymie znaczenie ma brak konieczności gromadzenia w miesiącu faktur papierowych, drukowania ich i wożenia na drugi koniec miasta do biura rachunkowego. Moja księgowa ma bezpośredni dostęp do mojego KSeF-u i widzi wszystko online w czasie rzeczywistym. Oszczędzam miejsce w segregatorach, czas i paliwo – wylicza Marian.

Co ciekawe, obaj przedsiębiorcy najbardziej narzekają nie na sam rządowy system czy błędy w aplikacji, ale na... inne firmy, które z KSeF-em wciąż są na bakier.

– Są takie stacje benzynowe czy operatorzy parkingów, którzy już dawno powinni być w systemie. Ale skoro oficjalnie do końca roku nie ma żadnych kar za niedopełnienie obowiązków, to położyli na to... wiadomo co. I kończy się tak, że biorę na stacji papierową fakturę, wsadzam ją do schowka w aucie i zapominam zawieźć do księgowej, bo przecież od dwóch miesięcy już do niej nie jeżdżę. Słabe – podsumowuje Karol.

To klasyczna pułapka KSeF na stacjach paliw, której można tylko współczuć kierowcom tankującym na firmę, bo każda sieć dokumentuje transakcje inaczej.

Marian kiwa głową i dorzuca swój przykład.

– Mam wykupiony abonament w jednej z firm parkingowych. Nie ma ich w KSeF, więc na koniec miesiąca muszę specjalnie pamiętać o tym, żeby wejść na ich portal, pobrać dokument, wydrukować i fizycznie przekazać dalej. Miała być pełna cyfryzacja, a przez takich maruderów system wciąż ma dziury – narzeka.

Wypowiedzi moich rozmówców idealnie pokazują rozdarcie polskiego biznesu. Z jednej strony Piotr, który sam siebie nazywa "panem marudą, niszczycielem dobrej zabawy i pogromcą uśmiechów dzieci", narzeka na trudności z przestawieniem się na nowy tryb. Z drugiej strony Marian docenia brak papierologii, ale czuje podskórny niepokój.

– Nie chodzi o to, że coś kręcę. Nie kręcę, jestem czysty, ale podświadomie czuję się nieswojo z wiedzą, że urzędnik wie o każdej kupionej przeze mnie śrubce – podsumowuje Marian.

I te obawy mają głębokie uzasadnienie biznesowe. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) nawet nie ukrywa, że pełna cyfryzacja faktur dała jej do ręki potężne narzędzie analityczne. Rządowe algorytmy monitorują transakcje w czasie rzeczywistym.

System nie potrzebuje armii urzędników przeglądających papiery – sztuczna inteligencja i zaawansowane matryce KAS same wychwytują anomalie, nietypowe schematy zakupowe czy nagłe skoki kosztów. KSeF oznacza koniec księgowania "na ślepo", bo jeden błąd i fiskus już na plecach przedsiębiorcy.

Jeśli algorytm podniesie "czerwoną flagę", kontrolerzy wiedzą dokładnie, do której firmy zapukać i o jaki dokument poprosić. Na celowniku fiskusa znalazły się przede wszystkim firmy wnioskujące o zwroty podatku VAT oraz branże tradycyjnie uznawane za sektory podwyższonego ryzyka: transport, budownictwo, tekstylia oraz handel elektroniczny (e-commerce).

Monitorując nastroje polskich przedsiębiorców, dochodzę do jednego wniosku: czas totalnej krytyki minął. Grupa, która wylewa w sieci wiadra pomyj na KSeF, jest głośna, ale merytorycznie bezwartościowa – hasła o "totalnej inwigilacji i szajsie" to nie są argumenty biznesowe.

Żeby nie było tak różowo: problemy są, szczególnie w specyficznych przypadkach. Ale widać, że na forach poświęconych rozliczeniom w KSeF zapanowała po prostu zwykła robota. Ludzie dzielą się doświadczeniami, pomagają rozwiązywać problemy – które często okazują się trywialne. Ale przedsiębiorcy muszą przecież nauczyć się nowego systemu.

Trudno dziś zauważyć emocje, jeśli ktoś krytykuje KSeF to za jakąś konkretną kwestię. I nie są to problemy nierozwiązywalne, wiążą się raczej z nieznajomością KSeF i jego obsługi. Czyli czymś naturalnym.

KSeF. Największe wady i wyzwania:

Większość mikrospółek, która realnie zderzyła się z systemem, dostrzegła konkretne korzyści ze stosowania KSeF. Nie okazał się on końcem świata, ale brutalną lekcją cyfrowej dyscypliny. Kto nie nauczy się klikać faktur na bieżąco, tego po prostu zaleje fala własnego niedbalstwa. Czy tego chcemy, czy nie – cyfrowy fiskus rozgościł się w naszych firmach na dobre.