KSeF od 1 lutego. Koniec księgowania "na ślepo", jeden błąd i fiskus na plecach

Nowy system umożliwia fiskusowi dostęp do pełnych danych fakturowych w jednym miejscu. To nie tylko podstawowe informacje z faktur. KSeF pozwala zobaczyć pełne relacje biznesowe, łańcuchy dostaw oraz przyjęte marże. Przedsiębiorcy słusznie zastanawiają się, kto będzie miał dostęp do tych informacji i czy są one bezpieczne.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup k24, tłumaczy:

"Wprowadzenie systemu nie zwiększa więc zakresu informacji przekazywanych fiskusowi. O te same dokumenty firmy są proszone w trakcie postępowań kontrolnych lub czynności sprawdzających".

System zmienia natomiast sposób i czas dostępu. Urzędnicy będą mogli sprawdzić dokumenty od razu, bez konieczności wzywania firmy. W praktyce oznacza to, że informacje o tym, od kogo firma kupuje, komu sprzedaje i w jakim terminie, będą w jednym, centralnym miejscu. To stanowi sporą zmianę operacyjną, ale nie zmienia zasad ochrony danych.

Wszystkie informacje w KSeF objęte są tajemnicą skarbową, tak jak dotychczasowe dokumenty przekazywane fiskusowi. Pracownicy urzędów mają obowiązek zachowania poufności, a naruszenie tego obowiązku grozi nawet do 5 lat więzienia.

– Wystawiając fakturę poprzez KSeF, zyskujemy pewność, że bez odpowiedniego uwierzytelnienia nikt niepowołany nie uzyska do niej dostępu. KSeF nie generuje nowego ryzyka – on systematyzuje i profesjonalizuje ochronę danych – dodaje Piątkowska.

Nowy system zmienia też sposób, w jaki dokumenty trafiają do firmy. Faktury pojawiają się w systemie bez wcześniejszego kontekstu, co oznacza, że księgowość nie może ich przetwarzać automatycznie.

– Wystawienie faktury bez wiedzy adresata obciąża wystawcę, a po stronie odbiorcy zasada jest prosta: takiego dokumentu nie wolno automatycznie księgować. Sama obecność faktury w KSeF nie oznacza obowiązku zapłaty ani rozliczenia – tłumaczy Marek Wesołek, CEO firmy Sente S.A.

Zmiana dotyczy procesów. Wcześniej dokumenty przychodziły mailem lub przez EDI, zostawiając ślad w relacjach handlowych. W KSeF pojawiają się w systemie od razu, bez dodatkowego kontekstu.

– Jeśli księgowość bezrefleksyjnie przetwarza wszystko, co pobierze z KSeF, kluczowe pytanie brzmi już nie 'czy przyszła', ale 'czy w ogóle powinna tu być' – dodał.

Firmy będą musiały ustalić zasady weryfikacji faktur i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za sprawdzanie, które dokumenty można księgować, a które wymagają dodatkowej kontroli.

Jak pisaliśmy w InnPoland, największe firmy, które w 2024 r. osiągnęły obroty powyżej 200 mln zł (w sumie 4213 podmiotów) zaczną obowiązkowo korzystać z systemu od 1 lutego. Pozostali przedsiębiorcy dołączą od 1 kwietnia, natomiast najmniejsze podmioty, których miesięczne obroty nie przekraczają 10 tys. zł, wejdą do systemu od 1 stycznia 2027 r.

Pierwotnie system miał startować w lipcu 2024 r., ale firmy nie były gotowe. Minister finansów Andrzej Domański przesunął termin o półtora roku. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.