Boisz się KSeF? Słusznie, system nie bierze jeńców, to gra o życie twojej firmy

Papierowe faktury znikają, a wraz z nimi era "kreatywnej księgowości". Nowy system to cyfrowe sito, przez które nie prześlizgną się szemrane faktury ani prywatne zakupy wrzucane w koszty firmy. Scentralizowana baza danych da skarbówce wgląd w każdą transakcję w czasie rzeczywistym. Uczciwi zyskają szybszy zwrot VAT, ale kombinatorzy mogą już zacząć się bać. To koniec dzikiego zachodu w fakturowaniu.

Z KSeF jest prawie tak samo, jak z systemem kaucyjnym. Mało kto jest na niego gotowy, a potem będzie płacz i zgrzytanie zębów. Zobaczcie: system kaucyjny wszedł w październiku, a do dziś wielu ludzi kompletnie nie rozumie ani tej idei, ani zasad rządzących programem.

Ja doskonale rozumiem, że jest to pewna zmiana, być może utrudnienie, ale system nie jest zły. Władza i branża handlowa od miesięcy prowadziły akcje informujące o zasadach i szczegółach. A dziś, kiedy butelek kaucyjnych jest coraz więcej, zaczynają się psioczenia, że "butelkomaty okradają ludzi", że "system wyciąga pieniądze" itd.

Tak samo niektórzy przedsiębiorcy podchodzą do KSeF. Manierą wielu polskich biznesmenów jest konsekwentne ignorowanie nadciągających zmian. A KSeF jest jedną z nich, być może najbardziej fundamentalną. Otóż w końcu wszystkie wystawiane w Polsce faktury trafią do jednego scentralizowanego systemu. Olbrzymia zmiana, ale i potężne skutki.

Teraz oszukać państwo będzie o niebo trudniej. Być może skończy się kupowanie rzeczy "na firmę" do domu. System ma wyłapywać nie tylko kupowanie telefonu dla żony na firmę, ale i milionowe czy miliardowe przekręty.

A papierowe faktury znikną z obrotu. To jest wręcz rewolucja. Rewolucja, na którą spora część polskiego biznesu – jak zwykle – nie jest gotowa. Bo panuje przeświadczenie, że jakoś to będzie, że zrobimy to w ostatniej chwili, że pewnie i tak przełożą termin. Zresztą zauważmy, że niewiele poważynych zmian prawnych weszło w zakładanym terminie, bo przecież środowisko biznesu nie było na to gotowe.

No i w wielu firmach do tej pory nikt nawet palcem nie ruszył, by popróbować jak ten cały KSeF działa. Tym razem rewolucja jednak nadejdzie, a ci, którzy nie przetestowali systemu, obudzą się z ręką w nocniku. Czasu na naukę było mnóstwo, ale chętnych – jak na lekarstwo.

– Problem w tym, że część przedsiębiorców zaczęła się nad tym zastanawiać bardzo późno. Dziś wciąż są podmioty, które na miesiąc przed wejściem KSeF w życie dopiero analizują kolejne kroki wdrażania systemu. Dla tych firm zderzenie z nowym rokiem może okazać się bolesne – pisze w informacji prasowej Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART, właścicielka biura rachunkowego.

– Na początku wiele firm postrzegało KSeF wyłącznie jako kolejne narzędzie informatyczne. Dopiero z czasem dotarło do nich, że to zmiana, która dotyka całej organizacji: od księgowości, przez administrację, po zarządzanie – dodaje.

Przypomnijmy tylko, że pierwotnie KSeF miał wystartować od lipca 2024 roku. Co się wtedy okazało? Że przecież firmy nie są gotowe, więc minister Domański przesunął termin na luty 2026. Półtora roku opóźnienia, a przecież z samego KSeF (dobrowolnie) można korzystać już od 2022 roku. To są aż 4 lata testów i możliwości przejścia na nowy system. Ale nie, dalej wystawiajmy papierowe faktury i krzyczmy, że za mało czasu...

Tak, jasne jest, że system będzie kosztował, że będzie żarł mnóstwo energii. Ale w Polsce dziennie wystawianych jest ponoć nawet do 100 milionów faktur. Miesięcznie jest tego nawet jakieś 2 miliardy, więc centralna baza faktur będzie dla przedsiębiorców ułatwieniem.

A tymczasem wielu przedsiębiorców i część polityków utyskuje, że biznes będzie miał pod górkę. Tak, firmy mają nowe obowiązki, ale dostają też dwie rzeczy, które stają się dla nich niebywałym ułatwieniem. Do tej pory musieli wszystkie faktury trzymać przez 10 lat. Od wejścia KSeF nie będą musieli. Nie będą musieli ich w ogóle archiwizować.

Wiecie, ile faktur nawet mała firma gromadzi przez 10 lat? Nawet jeśli ma ich, powiedzmy 20 miesięcznie, rocznie robi się z tego 240, przez 10 lat – 2400. Pięć ryz zapakowanych w foliowe koszulki, to waży przynajmniej 15 kilo. A już nie wspominam o dużych firmach, które na faktury potrzebują magazynów.

Druga sprawa to zwrot VAT, na który teraz będzie się czekało nie 60, ale maksymalnie 40 dni. No i będzie go łatwiej odzyskać, bez ryzyka kontroli, bo przecież skarbówka będzie miała te wszystkie faktury w ręku. Tak naprawdę o KSeF przedsiębiorcy wiedzą od kilku lat i od kilku lat mogą go wdrażać. Nie ma co przesuwać kolejnych terminów, bo ktoś się zastanawia, bo nie jest gotowy.

Oczywiście nie ma się co dziwić, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF jak pies do jeża. Tak, to jest olbrzymia zmiana w ich działalności. Z różnych badań wiemy, że firmy boją się nowych obowiązków. Że prawie 3/4 nadal zamierza drukować sobie faktury. Ale moim zdaniem będzie z tym tak samo, jak z mObywatelem.

Na początku apka była traktowana jak niepotrzebna nowinka technologiczna. Dziś jest potężnym narzędziem, bardzo chętnie wykorzystywanym przez społeczeństwo. Niewielu ludzi nosi czy wozi dokumenty ze sobą, bo mają wszystko w telefonie. I to naprawdę działa.

Tak naprawdę problem leży gdzie indziej. To nie jest kolejna biurokratyczna nowinka, którą można zlekceważyć. Jeśli system fakturowania w twojej firmie przestanie działać, tracisz płynność finansową natychmiast. KSeF dotyka "dnia bieżącego" przedsiębiorstwa – tu nie ma miejsca na błędy czy awarie. Mimo to, 3/4 firm wciąż planuje drukować papierowe dokumenty, nie rozumiejąc, że cyfrowa pętla zaraz się zaciśnie.

W przeciwieństwie do opłacania składek ZUS czy podatków, fakturowania nie da się odłożyć na ostatni dzień wyznaczonego odgórnie terminu. Jeśli proces wystawiania faktur zostanie zablokowany lub spowolniony, firma traci płynność od razu. To tłumaczy, dlaczego KSeF wywołuje więcej emocji niż inne reformy – dotyka "tu i teraz" przedsiębiorcy i często angażuje nie tylko właściciela, ale też pracowników.

– Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana, która naturalnie budzi pytania i ostrożność. Wymaga dostosowania do nowych wytycznych, zmiany nawyków i pracy wdrożeniowej, dlatego obawy są zrozumiałe – zwłaszcza że w grę wchodzi odpowiedzialność finansowa i potencjalne sankcje, które (mimo odroczenia) pozostają w świadomości małych przedsiębiorców. Kluczowa jest tu ścisła współpraca przedsiębiorcy i księgowego – wspólne ustalenie zasad, procesów i odpowiedzialności pozwoli przejść przez wdrożenie płynnie i bezpiecznie – przekazuje w informacji prasowej Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.

Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym firma może wystawić poza KSeF faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie i można nadal używać paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych, te nie trafiają do KSeF. Jednak nie ma na co czekać.