Wyobraź sobie rok 2026 - to już zaraz. Wdrożyłeś w firme KSeF, faktury przesyłane są w ułamku sekundy przez rządową chmurę, a papier staje się wspomnieniem. Kupujesz firmowy samochód, idziesz go zarejestrować i... odbijasz się od okienka. Powód? Urzędnik nie widzi Twojej cyfrowej faktury, a wydruku nie uzna, bo prawo go do tego nie przygotowało.
Wielka cyfryzacja podatków, której flagowym projektem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), miała uprościć życie przedsiębiorcom i uszczelnić VAT. I o ile technologia po stronie Ministerstwa Finansów jest gotowa, o tyle rzeczywistość prawna w innych urzędach zaczyna przypominać czeski film. Jak donosi "Rzeczpospolita", grozi nam gigantyczny paraliż administracyjny spowodowany luką, o której nikt wcześniej nie pomyślał.
XML kontra pieczątka, czyli gdzie leży problem?
Aby zrozumieć absurd sytuacji, trzeba zejść do poziomu technicznego KSeF. Od 1 lutego 2026 roku (dla dużych firm) jedyną prawnie wiążącą formą faktury w obrocie B2B będzie ustrukturyzowany plik XML przesłany do systemu KSeF. To on jest oryginałem. To on jest dowodem zakupu.
W czym problem? W tym, że KSeF to "impreza zamknięta" resortu finansów.
Inne ministerstwa i podległe im agencje – od wydziałów komunikacji w starostwach, przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR), aż po instytucje rozdzielające dotacje unijne – nie mają ani dostępu do systemu KSeF, ani (co gorsza) przepisów, które pozwalałyby im uznawać e-faktury za dokumenty wiążące.
"Proszę pana, to jest tylko wydruk"
Scenariusz katastrofy, nakreślony przez "Rzeczpospolitą", jest prozaiczny. Załóżmy, że jako przedsiębiorca kupujesz auto na firmę. Faktura trafia do KSeF. Idziesz do urzędu komunikacji z wydrukiem (tzw. wizualizacją). Urzędnik patrzy w przepisy o rejestracji pojazdów i widzi, że musi dostać oryginał faktury. Wydruk z KSeF w świetle prawa podatkowego nie jest fakturą, a jedynie jej obrazem. Urzędnik nie ma jak zweryfikować jego autentyczności w systemie, bo nie ma do niego dostępu. Rejestracja wstrzymana.
Inna sytuacja: załóżmy, że starasz się o refundację kosztów inwestycji. Instytucja wymaga "faktur zakupu". Ty masz tylko cyfrowy zapis w chmurze Ministerstwa Finansów, którego instytucja dotująca nie potrafi "zaciągnąć", a papierowy wydruk może uznać za niewystarczający dowód poniesienia kosztów.
Problem silosów danych
To podręcznikowy przykład problemu "silosowości" w cyfryzacji państwa. Ministerstwo Finansów zbudowało potężne narzędzie fiskalne, ale zapomniało, że faktura to nie tylko podatek VAT. To podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, służący do tysiąca innych czynności administracyjnych.
Jak zauważa "Rz", winny jest brak synchronizacji legislacyjnej. Ministerstwo Infrastruktury nie zaktualizowało przepisów o rejestracji pojazdów. Resorty odpowiedzialne za rozwój i rolnictwo nie dostosowały regulaminów dotacji. Z kolei Komitet ds. Cyfryzacji, który powinien spinać takie projekty klamrą interoperacyjności, skupił się na samej technologii, pomijając jej wpływ na życie poza podatkami.
Wyścig z czasem
Do wejścia w życie obowiązkowego KSeF pozostało jeszcze trochę czasu (luty 2026). To ostatni dzwonek dla rządu, by zrozumieć, że cyfryzacja to naczynia połączone. Jeśli przepisy sektorowe nie zostaną błyskawicznie znowelizowane, przedsiębiorcy staną się zakładnikami sporu między nowoczesnym algorytmem a staroświeckim paragrafem.
Zamiast przyspieszenia biznesu, KSeF może zafundować nam biurokratyczny korek, jakiego Polska dawno nie widziała.
Zobacz także
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!