Krajowy System e-Faktur w wersji 2.0 działa od początku lutego i w trakcie okresu dojrzewania wychodzą coraz to nowsze problemy. Ekspertka od księgowości ostrzega przed tym, aby nie lekceważyć certyfikatu potrzebnego do trybu offline. O błąd łatwo, a potem przy awarii będziemy w poważnych kłopotach.
Certyfikaty w KSeF to klucze dostępu, które wielu przedsiębiorców traktuje po macoszemu – jak techniczny detal. Jest jednak różnica między formami weryfikacji online i offline. Pomyłka na tym etapie może oznaczać paraliż firmy.
Jak prawidłowo uwierzytelnić fakturę offline w KSeF?
Faktura wystawiana offline musi zawierać dwa kody QR z oznaczeniem "OFFLINE" i "CERTYFIKAT", potwierdzające tożsamość wystawcy. Certyfikat do trybu offline działa wyłącznie w sytuacjach nadzwyczajnych – przede wszystkim przy awarii lub czasowej niedostępności systemu. Ma on również zastosowanie w dobrowolnym trybie "offline24", który umożliwia fakturowanie w przypadku braku dostępu do KSeF. Posiadanie tego certyfikatu pozwala kontynuować fakturowanie mimo braku połączenia, ale pod ściśle określonymi warunkami technicznymi.
Drugim rodzajem klucza jest certyfikat uwierzytelniający, czyli cyfrowy klucz do systemu KSeF. Certyfikaty są odpowiednio podpisane co do ich przeznaczenia, ale jak zauważa Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24, do pomyłek nadal dochodzi i ludzie niewłaściwie konfigurują cyfrowe klucze.
Ekspertka podkreśla, że certyfikat weryfikacyjny nie jest narzędziem do podpisywania faktur ani rozwiązaniem "awaryjnym". Jego podstawową funkcją jest uwierzytelnianie w KSeF w systemach komercyjnych jako jednej z dopuszczalnych metod logowania. Po zalogowaniu system weryfikuje uprawnienia przypisane do identyfikatora podatkowego (NIP lub PESEL) i analizuje powiązania w bazach administracji skarbowej.
Zobacz także
– Co istotne – tryb offline nie jest dostępny w bezpłatnym narzędziu ministerialnym. Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający wyłącznie z rządowej aplikacji nie będą mogli wystawić faktury w trybie offline w razie awarii. Taką możliwość oferują jedynie komercyjne systemy zintegrowane z KSeF – tłumaczy Zuzanna Kwiatkowska.
I dodaje, że błędny wybór przeznaczenia certyfikatu w panelu administracyjnym KSeF może ograniczyć funkcjonalność systemu, utrudnić prawidłowe oznaczanie faktur, a w skrajnych przypadkach – całkowicie zakłócić proces sprzedaży.
Jakie są jeszcze problemy z KSeF?
Od 1 lutego obowiązek fakturowania w KSeF dotyczy firm, których obroty przekroczyły w 2024 roku 200 mln zł, a to około 4,2 tys. podmiotów. W kwietniu do systemu dołączą mniejsze firmy z obrotem poniżej 200 mln zł i powyżej 10 tys. zł miesięcznie, czyli prawie 3 mln kolejnych podmiotów (wedle GUS). Dojdzie też duża część samozatrudnionych (B2B), których w Polsce jest około 3 mln.
Pozostaje mieć nadzieję, że do tego czasu wiele luk w systemie zostanie załatanych.
Jak pisaliśmy w INNPoland, spółdzielnie mieszkaniowe i samorządy są zalewane dokumentami, ponieważ brakuje jednolitego standardu ich wystawiania oraz wysyłania. Z kolei innych Polaków dezorientują terminy czy fakt, że KSeF jeszcze nie obowiązuje franczyzobiorców.
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!