5 najgłupszych mitów o KSeF. Płacze w internecie to często łzy cwaniaków

Czytam narzekania na e-Faktury i widzę jedno: strach. Ale nie przed awarią systemu, tylko przed końcem eldorado na wrzucanie w koszty czego popadnie. Owszem, KSeF ma swoje wady, ale większość zarzutów to mity. Oto najpopularniejsze z nich.

Bo, haha, jakiś facet wziął w aptece paczkę prezerwatyw z fakturą na Tuska, haha. I to wziął jak najmniejsze, boki zrywać. Serio? Kiedyś też mógł wziąć, ale ta faktura nie trafiała do obrotu, czyli nie docierała do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Teraz dotrze, ktoś jej nie wrzuci w koszty i tyle. Dowcipniś na dodatek może iść do więzienia.

Za to kiedyś można było po całej rodzinie i znajomych zbierać faktury za paliwo, można było wziąć żonie telefon na firmę, herbatę, kawę.

Słyszałem nawet o takim ananasie, który próbował w koszty wrzucić ekskluzywną damską bieliznę. To nie fejk. Inni wciskają w koszty smartwatche, szczoteczki do zębów i lokówki. I to nie tylko w małych firmach. Bo zdarza się, że jeśli pasją prezesa nawet sporego przedsiębiorstwa jest fotografia, to niezbędną potrzebą firmy staje się cyfra za 30 tysięcy i obiektyw za 20.

Takich przypadków będzie teraz mniej, bo systemy z pewnością nauczą się wyłapywać takie dziwne zakupy.

Dlaczego jakiś śmieszek myślał, że pokaże Tuskowi co o nim myśli? Bo w niepięknych umysłach narodziła się teoria, że można narobić kłopotów jakiemuś podmiotowi biorąc na niego przypadkowe faktury. No nie bardzo, to tak nie działa.

Owszem, faktura poszła w świat, nie można jej nie przyjąć. Jest oficjalnym dokumentem. Ale Kancelaria Premiera po prostu nie wrzuci jej w koszty, ona pozostanie nierozliczona. Tak, ktoś będzie te faktury musiał przeglądać, ale musi to robić i dzisiaj.

Urzędnicy skarbówki podkreślają, że mają świadomość istnienia tzw. faktur scamowych (czyli oszukańczych) i następna wersja KSeF będzie miała jakiś bezpiecznik na takie sytuacje. Chodzi o to, że firma X może wystawić fakturę firmie Y bez żadnej podstawy, licząc na to, że ktoś z rozpędu to klepnie i zapłaci. Firma Y (i wszystkie inne) musi mieć więc możliwość oflagowania takich fikcyjnych faktur jako próby wyłudzenia czy coś w tym stylu.

Na Trygława i Swaroga, przyjdzie więc koniec rżnięcia państwa na podejrzanych wydatkach? Cóż, niektórych to boli. Czytam też, że ktoś narzeka, że urzędnik dziś będzie podglądał jego faktury a jutro pójdzie do pracy do konkurencyjnej firmy. Taka obawa nie jest uzasadniona.

Jest taki mit, że urzędnik widzi w czasie rzeczywistym, że kupiłeś pączka albo sandały. To zresztą rezonuje z historią o "prezerwatywach dla premiera". Niektórzy użytkownicy naprawdę wierzą, że w Urzędzie Skarbowym siedzi armia urzędników, która na żywo czyta każdą pozycję na każdej fakturze i śmieje się z twoich zakupów lub natychmiast wysyła radiowóz, gdy kupisz coś nietypowego. To nie tak, to zupełnie nie tak.

System przetwarza miliardy dokumentów. Analizują je algorytmy, a nie ludzie. Szukają anomalii (np. karuzele VAT-owskie, nagłe skoki obrotów), a nie pojedynczych, drobnych zakupów. Takie rzeczy ktoś musi sobie wyłapać sam i po prostu nie rozliczać takiej faktury.

Część osób prawdopodobnie wierzy, że każdy urzędnik skarbówki ma dostęp do KSeF. I oni potem sobie te dane mogą zrzucić, wydrukować i zanieść konkurencyjnej firmie za niewielką opłatą. To również fikcja.

Dostęp do danych KSeF ma wybrana, niewielka grupa urzędników, oni działają w oparciu o przepisy dotyczące tajemnicy skarbowej. Dostęp do tych danych jest reglamentowany i sprawdzany, rejestrowany. Prawdopodobnie gdyby ktoś chciał sobie zrzucić dane z KSeF na pendrive i ten zamiar zrealizował, to chwilę później uderzyłby głową o maskę radiowozu.

Na dodatek wielu przedsiębiorców dotyka amnezja. Przecież wcześniej urzędnicy też mieli dostęp do danych, chociaż w innej formie. Musieli je zgromadzić w trakcie postępowań kontrolnych lub czynności sprawdzających. To nie było problemem?

Pojawiły się też pogłoski o tym, że KSeF wykorzystuje amerykańskie serwery. Nie do końca. Serwery usługi są w Polsce, ale dane trafiają tam za pośrednictwem amerykańskiej firmy chroniącej KSeF przed atakami typu DDoS, czyli zalaniem jej sztucznie wygenerowanym ruchem.

Po co? W skrócie: po to, żeby Rosjanie nie mogli wyłączyć nam KSeF. A te dane są oczywiście szyfrowane, więc podejrzenie ich treści jest praktycznie niemożliwe. 

Działa. Tak, miewa problemy, ale one wynikają najczęściej (jak na razie) z nieudanych prób logowania się. Zdarzają się przycinki systemu, ale to było do przewidzenia. Czytam, że to źle, że KSeF nie jest wprowadzany etapami. No właśnie jest wprowadzany etapami, co kilka miesięcy będzie się powiększało grono firm, które są zobowiązane by z niego korzystać.

Poza tym nie ma co ukrywać: wszyscy przedsiębiorcy doskonale wiedzieli kiedy system staje się obowiązkowy i mogli go używać oraz testować od dawna. Zdecydowało się na to niewielu. Większości obecnych utyskiwań typu "nie mogę się zalogować" dało się uniknąć, gdyby ktoś próbował to zrobić wcześniej.

Uważnie śledzę media społecznościowe pod kątem wpisów o KSeF. Odrzucam posty populistyczne i wychodzi na to, że spora grupa owszem, może coś KSeF-owi zarzucić, ale system działa: zasysa faktury, momentalnie je pokazuje i jest wygodny.

Na razie widać jeden poważny problem. Otóż każdy przedsiębiorca może wystawić fakturę kiedy chce. Ale wystawioną już fakturę należy wysłać do KSeF w dniu jej wystawienia. System dopuszcza jednak tryb offline, który pozwala przesłać dokumenty do końca następnego dnia. Ale nie przewiduje, że ktoś ma internet, tylko że nie może się zalogować.

Spora liczba przedsiębiorców myśli, że jeśli ktoś wystawi im błędną fakturę (albo taką, której nie chcą – np. "pustą fakturę" za usługę, której nie było), to mogą ją po prostu "odrzucić" w systemie, tak jak nie odbiera się listu poleconego.

W rzeczywistości w KSeF nie ma opcji "odrzuć". Faktura wystawiona (oraz wprowadzona do systemu) jest z automatu uznana za odebraną. Jeśli ktoś wystawi Ci fakturę przez pomyłkę lub złośliwie, ona już jest w twoich kosztach (teoretycznie). Musisz prosić o fakturę korygującą albo zgłosić sprawę do urzędu, ale nie możesz udawać, że "nie dotarła". To koniec ery "nie dostałem maila, wpadło do spamu".

To ulubiony mit oszczędnych przedsiębiorców. Myślą sobie: skoro faktury są cyfrowe i ustandaryzowane, to programy same wyliczą podatki, wyślą JPK (jednolity plik kontrolny) i w sumie po co płacić księgowości?

W praktyce KSeF to tylko rura do przesyłania danych. To, że faktura jest w systemie, nie znaczy, że jest poprawna merytorycznie. System nie wie, czy zakupiony telewizor jest do biura, czy do salonu szwagra (czyli czy jest kosztem uzyskania przychodu). Rola księgowych wręcz wzrośnie, bo będą musieli wyłapywać błędy w systemie, weryfikować kody GTU i pilnować dat, które w KSeF są sztywne (data przesłania to data wystawienia).