Obawiasz się przejścia na e-Faktury? Niepotrzebnie. Logowanie do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) jest intuicyjne i w przypadku JDG nie wymaga nawet wizyty w urzędzie. Podczas gdy duże podmioty zamykają dziś etap wdrożenia, mniejsze firmy i spółki mają czas do 1 kwietnia 2026 roku, by zapoznać się z systemem. Przeczytaj naszą instrukcję i zobacz, jak uwierzytelnić się w systemie.
Logowanie do KSeF: Krok po kroku dla spółek i JDG
Logowanie się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już niedługo stanie się codziennością dla wszystkich przedsiębiorców. Choć dla wielu brzmi to skomplikowanie, w praktyce proces ten nie jest trudny. Poniższy poradnik przeprowadzi Cię przez niego krok po kroku.
Kiedy zacząć? Kluczowe terminy
Dla największych graczy rynkowych czas właśnie nadszedł. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy obecnie firm, które osiągają ponad 200 milionów złotych przychodów rocznie.
Aby jednak podmiot niebędący osobą fizyczną mógł w ogóle rozpocząć pracę w systemie, musi najpierw wskazać konkretną osobę uprawnioną do wystawiania e-faktur lub nadawania dalszych uprawnień. Służy do tego specjalne zawiadomienie ZAW-FA.
– Teoretycznie termin na złożenie niezbędnych druków minął 31 stycznia 2026 roku – do tego dnia obowiązywał formularz ZAW-FA(2). Po 31 stycznia należy już składać nowszą wersję, czyli ZAW-FA(3). Zawiadomienie dostarcza się do Urzędu Skarbowego, który na jego podstawie nadaje uprawnienia do logowania w systemie – wyjaśnia Krystyna Mazur, właścicielka Biura Rachunkowo-Finansowego Kwestor w Białej Podlaskiej.
Dla mniejszych spółek oraz jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) obowiązek ten wejdzie w życie nieco później – od 1 kwietnia 2026 roku. Warto jednak przygotować się do tego już teraz.
Krok 1: Uzyskanie dostępu (Różnice między Spółką a JDG)
Sposób, w jaki uzyskasz pierwszy dostęp do systemu, zależy od formy prawnej twojej firmy.
Spółki i podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje, stowarzyszenia) Większość takich podmiotów musi złożyć w Urzędzie Skarbowym zawiadomienie ZAW-FA. Jest to dokument, w którym firma wskazuje konkretną osobę (np. prezesa zarządu), która otrzyma tzw. uprawnienia właścicielskie i będzie zarządzać systemem w imieniu spółki.
Jest jednak wyjątek. Złożenie ZAW-FA nie jest konieczne, jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Wtedy logowanie następuje bezpośrednio przy jej użyciu.
Właściciele JDG mają znacznie łatwiej. Nie muszą składać żadnych wniosków w urzędzie. System KSeF automatycznie „rozpozna” przedsiębiorcę, ponieważ jego NIP jest powiązany z numerem PESEL.
Logowanie do systemu
Gdy mamy już pewność co do uprawnień, możemy przejść do właściwego logowania.
- Wejdź na rządową stronę aplikacji: ap.ksef.mf.gov.pl.
- System poprosi o uwierzytelnienie. Nie używa się tu tradycyjnego loginu i hasła. Do wyboru masz trzy bezpieczne metody:Profil Zaufany (dla osób fizycznych),Podpis kwalifikowany (dla osób fizycznych),Pieczęć elektroniczna (dla podmiotów/spółek)
- Potem wpisujemy NIP lud identyfikator wewnętrzny.
Jeśli reprezentujesz spółkę i zostałeś zgłoszony przez ZAW-FA, po prostu logujesz się swoim prywatnym Profilem Zaufanym (lub podpisem), a system pozwoli Ci wybrać firmę, którą reprezentujesz.
Co zrobić po zalogowaniu?
Po wejściu na platformę KSeF uzyskujesz pełen dostęp do faktur. Jedną z najważniejszych funkcji na start jest zakładka "Uprawnienia", którą znajdziesz w menu po lewej stronie.
To kluczowe miejsce, w którym możesz nadać dostęp innym osobom. Właściciel firmy rzadko zajmuje się wszystkim sam – w tej zakładce możesz upoważnić pracowników do wystawiania faktur lub nadać dostęp swojemu biuru rachunkowemu, aby księgowa mogła pobierać dokumenty kosztowe bezpośrednio z systemu.
Zobacz także
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!