KSeF w samorządach i spółdzielniach. Cyfrowa innowacja, która stała się księgowym koszmarem

Problemy nie wynikają z samej idei elektronicznego fakturowania, ale z braku jednolitego standardu wystawiania i przesyłania dokumentów. Powoduje to zamieszanie organizacyjne po stronie odbiorców. Najbardziej odczuwają to spółdzielnie mieszkaniowe, które muszą obsługiwać znacznie większą liczbę dokumentów po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur.

Księgowe w spółdzielniach i wspólnotach mieszkaniowych muszą teraz obsługiwać znacznie więcej faktur od dostawców mediów. Dawniej na jednym dokumencie znajdowało się rozliczenie nawet kilkudziesięciu punktów poboru energii, natomiast obecnie często każdy licznik jest fakturowany oddzielnie.

Jak wyjaśnia Berenika Ratajczak, rzecznik Enea, zmiany wynikają z dostosowania systemów rozliczeniowych do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

Dodatkowym problemem są różnice w strukturze dokumentów. Jak zauważa Patrycja Kubiesa z kancelarii KiB kancelaria doradców podatkowych, niektórzy dostawcy zapisują termin płatności w polach, które nie są automatycznie odczytywane przez systemy finansowo-księgowe. W efekcie księgowi muszą ręcznie wyszukiwać informacje w plikach, co wydłuża proces obsługi dokumentów.

Na razie dotyczy to głównie rozliczeń energii elektrycznej, ale pojawiają się pytania, jak system poradzi sobie z fakturami za inne media, takie jak ciepło czy woda. Pracownicy spółdzielni obawiają się dalszego wzrostu obciążenia administracyjnego.

Rosnące koszty wdrożenia nowych rozwiązań zaczynają wpływać także na wysokość opłat ponoszonych przez mieszkańców. W mediach pojawiła się informacja, że jedna ze wspólnot w Trójmieście podniosła stawki za zarządzanie nieruchomością o około 17 proc., wskazując jako jedną z przyczyn wydatki związane z implementacją KSeF.

Problemy z nadmiarem dokumentów sygnalizują również samorządowcy. Podczas posiedzenia 25 lutego 2026 r. w ramach Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego apelowali o pilne działania administracji państwowej w celu ograniczenia trudności operacyjnych.

Eksperci podkreślają, że źródłem problemów jest przede wszystkim brak jednolitych zasad wystawiania faktur w systemie. Zdaniem Patrycji Kubiesy można mieć nadzieję, że obecne trudności są jedynie początkiem funkcjonowania systemu i z czasem rynek wypracuje spójne standardy.

Podobnego zdania jest Krzysztof Jaros, radca prawny związany z firmą MDDP, który określa obecne problemy jako "choroby wieku dziecięcego" nowego systemu. Jednocześnie zwraca uwagę, że po 1 kwietnia można spodziewać się jeszcze większego obciążenia administracyjnego, jeśli standardy nie zostaną szybko doprecyzowane.

Krajowy System e-Faktur w wersji 2.0 wystartował na początku lutego, a jego wdrożenie spotkało się z mieszanymi reakcjami przedsiębiorców, którzy wskazują na potrzebę dalszego dopracowania rozwiązań technicznych i organizacyjnych. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna