Krajowy System e-Faktur działa już w Polsce. Wielu przedsiębiorców drży w obawie przed kwietniem, kiedy zacznie obowiązywać także i ich. Jeden błąd w systemie albo jego tymczasowe wyłączenie może dorzucić im problemów, w tym wpłynąć na odliczenie podatku VAT. Zapytałem księgowych, jak temu zaradzić.
Przejście na e-Faktury nie jest dla każdego łatwe. Nawet jeśli przeszkodą nie jest logowanie się, bolączką może być sytuacja, że nasze faktury kosztowe mogą nie pojawić się w systemie z powodu usterki i nagle od podatku VAT nie odliczymy części wydatków firmy. Na to ostatnie jest zaskakująco prosty sposób, który poznałem w biurze rachunkowym.
Jak przygotować się na awarie KSeF i nie być stratnym?
Fakturę za ustrukturyzowaną w nowym systemie uznaje się w dniu przesłania jej do KSeF. Nie w dniu wystawienia, nie w dniu wykonania usługi. Czyli im później przesyłamy ją do systemu, tym większa szansa na przykrą niespodziankę. Bo może się zdarzyć, że nagle na koniec miesiąca będziemy mieć problem z działaniem systemu. Przecież masa osób będzie na ostatnią chwilę przesyłać tony faktur. Co obecnie już wielu przedsiębiorców praktykuje, jak gorzko przyznali mi księgowi.
Obecnie sytuację z KSeF porównują do lat 90., kiedy pośrednikiem przedsiębiorcy ze skarbówką była wyłącznie Poczta Polska. Jeśli myślisz teraz ze zgrozą o tym, ile czekasz na list, możesz sobie wyobrazić, jak to wyglądało w tamtych czasach. Dodaj do tego olbrzymie kolejki księgowych przy okienkach. W każdym razie, jeśli wtedy listonosz nie zdążył doręczyć listu z fakturą VAT, podatek naliczony mieliśmy prawo odliczyć dopiero w kolejnym miesiącu rozliczeniowym.
Zobacz także
Fizycznie firmy odczuwały to zaburzeniem płynności finansowej. Podobnie będzie, jeśli teraz zaryzykujemy wystawianiem faktur do KSeF na ostatnią chwilę. W tamtych latach księgowi doradzali przedsiębiorcom prosty eksperyment, mogący ich przygotować na ewentualność opóźnień, a który wraca obecnie do łask.
A więc: jeśli mamy miesiąc gdzie uzbierało dużo faktur kosztowych, wyłączmy z puli te otrzymane z datą 30 i 31 dnia miesiąca (albo na koniec lutego) i ponownie przeliczmy podatek dochodowy i VAT. Co to da? Nie uratuje nas, gdy robimy wszystko na ostatnią chwilę, ale może być kubłem zimnej wody, aby zmienić nawyki. Wtedy zobaczymy, jak poważne mogą być konsekwencje zwlekania, a jeśli robi nam się słabo, warto polubić wysyłanie dokumentów zawczasu i wystawianie ich w terminie.
Co warto pamiętać w związku z KSeF
Te straszne cztery litery to tylko i aż system do przesyłania danych. My musimy zadbać, by była poprawna merytorycznie i na czas, odsiać akcje dowcipnisiów od faktycznych kosztów. System dopuszcza tryb offline, dający nam przesłać dokumenty do końca następnego dnia, ale jest bezwzględny, jeśli chodzi o terminy. O ew. przerwach w działaniu przedsiębiorcy są informowani na stronie Ministerstwa Finansów (programy księgowe mogą mieć zintegrowane informacje z BIP), a awaria całkowita jest uznawana za sytuację nadzwyczajną związaną np. z zagrożeniem kraju. Więc obudzimy się z ręką w nocniku głównie przez własną nieuwagę.
Wedle rad księgowych dbajmy, by nie wystawiać faktur na ostatni dzień miesiąca; korzystajmy z możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi; uzgodnijmy z naszymi dostawcami, aby oni wystawiali faktury kosztowe niezwłocznie i przesyłali je szybciej, niż na ostatnią chwilę.
System e-Faktur oficjalnie ruszył 1 lutego 2026 roku. W pierwszym etapie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął największe firmy – te, których przychody w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł. Od 1 kwietnia bieżącego roku KSeF obejmie szeroką grupę innych przedsiębiorców. Wyjątek stanowią jedynie najmniejsze firmy (wystawiające faktury B2B o wartości poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie) – dla nich system stanie się obowiązkowy dopiero od początku przyszłego roku.
Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym firma może wystawić poza KSeF faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie i można nadal używać paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych, te nie trafiają do KSeF.
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!