Kontrolują ludzi na home office i L4. "Ktoś prowadził sklep z przynętami, ktoś dorabiał jako kurier"
Już przy zwolnieniach lekarskich wiele osób kręci i oszukuje, traktując je jako dodatkowy urlop – nic dziwnego, że wielu pracodawców przeraża powrót do pracy zdalnej. Część firm postanowiła powierzyć kontrolowanie home office... ekspertom. O tym, jak wygląda kontrolowanie pracy zdalnej, porozmawialiśmy z szefem firmy doradczej na co dzień zajmującej się weryfikacją tego, jak ludzie spędzają L4.
Mikołaj Zając, prezes firmy Conperio: Zdecydowanie wyglądało to inaczej! Po wprowadzeniu pracy zdalnej nie przybyło nam dużo nowych zajęć – nasza podstawowa działalność była i pozostaje związana ze zwolnieniami chorobowymi.
Czytaj także: Pandemia zmieni to, jak pracujemy. Lśniące biurowce mogą już być niepotrzebne
Ale część firm, z którymi współpracujemy, poprosiła nas o skontrolowanie tego, jak jej pracownicy wykorzystują ten home office – więc się tego podjęliśmy.
I co z tych kontroli wyszło?
Bardzo podobne rzeczy jak w przypadku kontroli zwolnień lekarskich. Spotykamy ludzi w bardzo różnych sytuacjach: może to być coś zwyczajnego, jak powrót do domu z zakupami, a może to być praca dla konkurencji…
Naprawdę?
Tak, kontrolowaliśmy raz informatyka, który w zasadzie przyznał się nam, że on w tej chwili robi chałtury dla innej firmy, bo się nudzi w aktualnej robocie – a jeśli w godzinach pracy zajmuje się dodatkowymi zleceniami, to dla niego bardzo wygodne: ma płacone za jedno i za drugie.
Bywają też osoby, które wykorzystują czas pracy na domowe naprawy. Spotkaliśmy raz dwóch panów, którzy pracowicie wymieniali zmywarkę – a skrajnym przypadkiem było dwóch pijanych kolegów, którzy akurat… remontowali przedpokój.
Widzę, dlaczego te kontrole były potrzebne…
To akurat te najbardziej jaskrawe przykłady. Ale akurat jeśli chodzi o pracę zdalną, to problem z nią miały przede wszystkim firmy, które się do niej nie przygotowały.
Co ma pan na myśli? Raczej nie to, że nie kupiły laptopów załodze?
No właśnie nie! Chodzi o jasne zasady i procedury, które pozna i zaakceptuje kadra. Mamy firmy, które od zawsze uprawiały home office, które traktują to jako część normalnego życia firmowego - tak jest na przykład u nas. I dla nas procedury weryfikowania wykonywanej pracy czy też pewność co do tego, że praca została wykonana są czymś oczywistym.
Czytaj także: 5 złotych rad dla pracujących z domu. Żeby home office nie zamieniło się w koszmar
Ale są firmy, które home office nie przewidywały – a teraz nagle w firmie produkcyjnej na pracę zdalną idzie np. planista czy zakupowiec, który zawsze pracował na miejscu. W firmach, które przed rozpoczęciem home office nie przygotowały odpowiednich zapisów w regulaminie, szczegółowych zasad – prędzej czy później pojawiają się problemy.
I jaka jest w tym wasza rola?
Podobna jak w przypadku weryfikacji zwolnień lekarskich. Nasza praca nie polega na tym, że udowadniamy jakąś tezę – do tego firmy mogą sobie zatrudnić detektywa.
Choć oczywiście zdarza się nam przyłapywać pracowników na naruszeniach – staramy się z nimi również rozmawiać, poznać ich punkt widzenia i przekazać klientom pełny obraz sytuacji. Odpowiedzi są świetnym sprzężeniem zwrotnym dla pracodawcy, który dowiaduje się, co w organizacji pracy zdalnej w jego firmie funkcjonuje dobrze, a które elementy wymagają jeszcze poprawy.
Często podczas kontroli udaje nam się usuwać absurdy produkcyjne, o których zgłoszeniu nikt nie pomyślał, a które bardzo negatywnie wpływały na komfort pracy. Ale czasem, paradoksalnie, praca może się okazać… zbyt komfortowa.
Zbyt komfortowa? Ale jak to?
To taki problem, którego istnienia nikt by się nie spodziewał – ale czasem się pojawia! Wynika z tego, że czasem rozwiązania z zagranicy, z innych firm lub zagranicznej centrali firmy przenoszone są jeden do jednego, bez większej refleksji. I okazuje się, że z jakiegoś powodu nie działają.
Mieliśmy przykład firmy, której działalnością byłem urzeczony: na produkcji siedziała tam sobie pani, naciskała przycisk, co dwie minuty spadała jakaś jednostka, pani ją testowała. Wszystko na siedząco, w wygodnych ubraniach, w nowoczesnym zakładzie, z partnerskim podejściem do pracowników.
A jednocześnie był to klient z najwyższą absencją, jaką kiedykolwiek zanotowaliśmy.
Co było tam nie tak?
Cóż, okazało się, że tamtejsi pracownicy oczekiwali większego nadzoru, jasnych granic. W momencie, w którym granice te były przesunięte – oni zaczynali je przesuwać jeszcze dalej.
To zresztą problem, który często pojawia się właśnie na home office: części osób po prostu bardzo trudno jest pracować bez "wrażenia" nadzoru. I czasem jednak trzeba pracę zorganizować tak, aby wziąć to pod uwagę. A równocześnie jasno powiedzieć, że jeśli pracownik będzie przyłapany na poważnym naruszeniu warunków zatrudnienia, może np. stracić część wynagrodzenia za ten okres.
Co to jest poważne naruszenie warunków?
Mieliśmy ostatnio przykład pani, która w trakcie zwolnienia chorobowego prowadziła w mieszkaniu zakład kosmetyczny - moja pracownica pojechała do niej i w trakcie kontroli skorzystała z zabiegu zagęszczenia rzęs...
Ale przykłady można mnożyć: mieliśmy przypadki prowadzenia dyskoteki, giełdy samochodowej, sędziowania na turniejach, udziału w Biegu Świętego Mikołaja ze złamaną ręką. Ktoś prowadził sklep z przynętami, a ktoś inny na zwolnieniu akurat był kurierem.
Jak typujecie kandydatów do kontroli?
To zależy. Inaczej jest w przypadku małych firm: one zgłaszają się do nas z pojedynczymi sprawami. I to są zazwyczaj najcelniejsze sprawy, najbardziej spektakularne naruszenia. To w takich firmach najmocniej bolą nadużycia: inaczej ma się w końcu sprawa, kiedy zatrudniasz 5 tys. osób, a inaczej kiedy jest ich 25.
A duże firmy?
Dwa lata temu oddaliśmy do ich dyspozycji specjalny moduł. Analizuje on na podstawie danych z ZUS PUE modele behawioralne pracowników na zwolnieniach chorobowych. Chodzi o to, czy przypadkiem nie chorują regularnie pod koniec roku, w wakacje, czy zwolnień nie wystawia zawsze ten sam lekarz.
I jeśli ktoś zwraca uwagę systemu, dajemy znać pracodawcy.
Co się dzieje dalej?
To zależy. Czasem jest to jak najbardziej uzasadnione: pracodawca weryfikuje informacje i widzi, że ktoś właśnie jest w ciąży lub leczy się z ciężkiej choroby – w takim wypadku sytuacja jest w pełni zrozumiała.
Ale czasem bywają zaskoczeni – bo o kimś mieli bardzo dobre zdanie i sami by tej osoby nie wytypowali. Wbrew pozorom, najtrudniejszą decyzją do podjęcia jest to, kogo skontrolować: trzeba być obiektywnym, a relacje osobiste jednak ten obraz przysłaniają. I tutaj właśnie pomaga system – później jednak wszystko zależy od samego pracodawcy. To on decyduje, czy i jakie konsekwencje wyciągnąć wobec nieuczciwego pracownika.