Druga szansa dla pracownika. Jak sporządzić plan naprawczy?
Twojemu pracownikowi spadła wydajność, a jego wyniki nie są satysfakcjonujące? Na ratunek przychodzi plan naprawczy. Czym jest i jak go napisać?
- Plan naprawczy to indywidualny i dostosowany do pracownika plan poprawy jakości jego pracy. Nazywany jest drugą szansą dla pracownika.
- Plany naprawcze są najpopularniejsze w działach sprzedaży.
- Kiedy pracodawca może wdrożyć plan naprawczy? Plan naprawczy stosuje się, gdy ocena końcowa pracownika jest negatywna, spada jego wydajność i obniża się jakość pracy, a wyniki pracy regularnie się pogarszają.
- Jak napisać plan naprawczy? Powinien składać się z on z kilku głównych elementów.
- Jakie mogą być rezultaty planu naprawczego? Mogą to być np. wysłanie pracownika na szkolenie lub zapewnienie mu coachingu, poprawa jakości jego pracy, degradacja czy wypowiedzenie umowy.
Plan naprawczy – co to jest?
Plan naprawczy to stosunkowo nowe narzędzie, które ostatnio jest bardzo popularne w wielu branżach. Daje ono szansę na sukces i czas na jego osiągnięcie pracownikowi, którego wydajność jest poniżej normy. Plan naprawczy może być wdrożony w przypadku problemów z realizacją określonych celów zawodowych lub z zachowaniem pracownika w miejscu pracy, a także w sytuacji, gdy jakość pracy danej osoby nie jest satysfakcjonująca, a zdaniem pracodawcy pracownik ma znacznie większy potencjał.Plan naprawczy to indywidualny program dostosowany do potrzeb pracownika, któremu z jakichś powodów spadła efektywność pracy. Jak podaje A. Pocztowski plan naprawczy jest nowatorskim podejściem do problemów pracownika (A. Pocztowski, Najlepsze praktyki zarządzania zasobami ludzkimi w polsce - studia przypadków, Kraków 2002).
Plan naprawczy może być wdrożony, gdy:
- ocena końcowa pracownika jest negatywna,
- spada jego wydajność,
- obniża się jakość pracy pracownika,
- regularnie pogarszają się wyniki pracownika,
- pracownik nie zrealizował konkretnych celów, np. sprzedażowych,
- pojawiają się problemy na linii pracodawca-pracownik albo pracownik-pracownik, np. w sferze komunikacji czy zarządzania.
- może zmotywować pracownika,
- umożliwia zaplanowane dalszego rozwoju i kariery zawodowej pracownika,
- jest dla niego drugą szansą,
- pozwala na analizę problemów pracownika i ich wyeliminowanie,
- ma na celu poprawę jakości pracy pracownika.
Plan naprawczy drugą szansą
Obecnie plany naprawcze są bardzo popularne, szczególnie w działach sprzedaży nastawionych na konkretne wyniki i rezultaty. Mimo że nazywane są one drugą szansą dla pracownika, to budzą wśród niektórych kontrowersje."Z dyskusji pracowników na forach internetowych wynika, że duża część z nich postrzega takie plany jako pozorne działania firmy, mające na celu dokonanie redukcji personelu bez dodatkowych kosztów odpraw czy ryzyka procesu w sądzie pracy. Dla wielu osób objętych planem naprawczym to tylko 'podkładka' do decyzji o ich zwolnieniu, która już faktycznie została przez pracodawcę podjęta, tym bardziej, gdy cele określone w programie są bardzo wygórowane, często wręcz niemożliwe do spełnienia" – czytamy na branżowym portalu Infor PL.
Warto jednak pamiętać, że nad prawidłowością planów naprawczych czuwają organizacje związkowe w zakładach pracy. W razie jakichkolwiek wątpliwości kierują oni sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy albo Sądu Pracy. Te – w przypadku odwołania się do nich pracownika, który nie zdołał zrealizować planu naprawczego – mogą również unieważnić plan naprawczy.
Kiedy może to nastąpić? Na przykład, gdy plan naprawczy nie jest zapisany w regulaminie firmy i nie są zapoznani z jego ogólnymi zasadami wszyscy pracownicy zakładu, nie został on sporządzony na piśmie i podpisany przez pracodawcę oraz pracownika, a także gdy pracownik nie uczestniczył w jego tworzeniu.
Plan naprawczy nie jest regulowany przez przepisy prawa i nie wynika z Kodeksu Pracy. Ustanowiony on jest wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa (D. Strzelec, A. Janowska, Kiedy można zastosować plan naprawczy dla pracownika?, Personel i Zarządzanie, nr 1, 2014).
Plan naprawczy – realizacja
O czym powinien pamiętać pracodawca?
- Warto zaangażować pracownika w tworzenie planu naprawczego, gdyż wpływa to na jego motywację i zwiększa zaangażowanie.
- Plan naprawczy musi być: sporządzony na piśmie, wydrukowany, dany do wglądu pracownikowi, którego dotyczy oraz podpisany przez niego i pracodawcę.
- W planie naprawczym musi znaleźć się konkretny termin jego realizacji (np. 30, 60, 90 dni).
- Powinno się zaproponować pracownikowi konkretne narzędzia, np. szkolenia, coaching, kontrolę czasu pracy, sesje z psychologiem (np. w przypadku kłopotów z komunikacją z innymi pracownikami) czy urlop (w przypadku zmęczenia).
- Podczas realizacji planu naprawczego należy zapewnić pracownikowi wsparcie, służyć mu pomocą i nie zostawiać samemu sobie, gdyż może przyczynić się to do klęski planu naprawczego.
O czym powinien pamiętać pracownik?
- Pracownik ma prawo do współtworzenia planu naprawczego i powinien mieć w niego wgląd.
- Musi zaakceptować przygotowany dla niego plan naprawczy.
- Plan naprawczy musi być: sporządzony na piśmie, wydrukowany, dany do wglądu pracownikowi w ostatecznej formie oraz podpisany przez obie strony: pracownika i pracodawcę.
- Jeśli pracownik nie zgadza się z przygotowanym planem naprawczym, może powiedzieć o tym pracodawcy.
- W razie wątpliwości czy nieprawidłowości należy zwrócić się do zakładowego związku zawodowego lub bezpośrednio do Państwowej Inspekcji Pracy.
- Ma określony na piśmie czas na realizację planu naprawczego (np. 30, 60, 90 dni).
- Powinien liczyć na wsparcie pracodawcy oraz działu HR.
Działania działu HR
Dział HR (zarządzania zasobami ludzkimi) odgrywa kluczową rolę podczas wdrażania planu naprawczego:- ustala, czy plan naprawczy jest odpowiednim działaniem w danej sytuacji,
- zarządza wszystkimi planami naprawczymi w firmie i robi to we współpracy z kierownikami i menadżerami, aby zapobiec stronniczości,
- podczas procesu wdrażania planu naprawczego doradza zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.[list/i]
Plan naprawczy – jak napisać (za Encyklopedią Zarządzania):
Poprawnie skonstruowany plan naprawczy składa się z następujących części:[list] - 1. wstęp – zawiera dane pracownika, którego dotyczy plan naprawczy, uzasadnienie jego sporządzenia oraz opis stanowiska pracownika,
- 2. wyniki pracy pracownika – opis aktualnych wyników pracy pracownika, które są niewystarczające, przytoczenie negatywnej oceny końcowej oraz opis zadań, których pracownik nie wykonał poprawnie,
- 3. plan naprawczy – założenia planu, wskazówki, narzędzia, harmonogram oraz lista planowanych działań, np. szkoleń czy coachingu; określenie czasu na realizację planu (np. 30, 60, 90 dni) i wypunktowanie konsekwencji, jakie poniesie pracownik, gdy nie zrealizuje planu w terminie,
- 4. planowany rezultat – cele (realne, wymierne, możliwe do osiągnięcia), które pracownik powinien osiągnąć w określonym czasie.
Wdrażanie planu naprawczego
Etapy wdrażania planu naprawczego (za Encyklopedią Zarządzania):- 1. Ustalenie, czy plan naprawczy jest odpowiedni dla pracownika. To jedno z głównych zadań działu HR w procesie wdrażania planu naprawczego. "Plan naprawczy powinien być stosowany w celu pomocy pracownikowi, a nie jako podstawa do rozpoczęcia procesu mającego na celu zwolnienie pracownika. Rolą działu HR jest tutaj ustalenie, czy plan naprawczy będzie dla pracownika szkodliwym, czy też będzie dla niego pomocny. Należy tutaj wziąć pod uwagę czy istnieje faktyczny problem z wydajnością lub zachowaniem pracownika oraz, czy można go uzasadnić" – czytamy w internetowej Encyklopedii Zarządzania.
- 2. Stworzenie szkicu planu naprawczego. Pracodawca sporządza plan naprawczy według przytoczonego wyżej schematu.
- 3. Sprawdzenie planu naprawczego przez dział HR. Plan naprawczy musi zostać sprawdzony i zaakceptowany przez pracowników zakładowego działu HR. "Zadaniem działu HR jest sprawdzenie, czy w planie nie znajdują się przesłanki świadczące o uprzedzeniu wobec pracownika, czy problem jest jasno określony i uzasadniony, czy cele są sprawiedliwe oraz, czy ramy czasowe dla osiągnięcia celu są odpowiednio wyznaczone. Celem tego działania jest sprawdzenie, czy plan naprawczy jest osiągalny i sprawiedliwy" – tłumaczy Encyklopedia Zarządzania.
- 4. Wdrożenie planu naprawczego. "Plan naprawczy powinien być wdrażany we współpracy z pracownikiem. Ważne jest, by menedżer brał pod uwagę opinię pracownika, dzięki temu będzie miał on poczucie odpowiedzialności, a także sprawi, że pracownik będzie zmotywowany do zmian i efektywniejszej pracy. Wspólne ustalenia pozwolą na stworzenie ostatecznego planu. Plan powinien być sporządzony w wersji pisemnej, podpisany przez pracownika oraz menedżera i przesłany do działu HR" – czytamy w Encyklopedii Zarządzania.
- 5. Monitorowanie postępów. Encyklopedia Zarządzenia podkreśla: "Postępy powinny być regularnie sprawdzane i omawiane na spotkaniach menedżera z pracownikiem. Postępy, jakich dokonuje pracownik, dążąc do osiągnięcia celu powinny być udokumentowane. Jeżeli pracownik posiada braki w wiedzy lub niedostateczne umiejętności należy udostępnić mu szkolenia, których celem będzie poszerzenie wiedzy i zdobycie nowych umiejętności.
Plan naprawczy – rezultaty
Rezultaty planu naprawczego mogą być różne w zależności od pracownika. Może to być na przykład:- poprawa ogólnej wydajności pracownika i jakości jego pracy (kontynowanie pracy w zakładzie pracy),
- podjęcie działań mających na celu zdobycie umiejętności, np. wysłanie pracownika na szkolenie czy zapewnienie mu coachingu,
- przeniesienie na inne stanowisko,
- degradacja pracownika,
- wypowiedzenie (w przypadku, gdy pracownik nie zrealizował planu naprawczego oraz nie wykazał poprawy),
- przedłużenie terminu na realizację planu naprawczego, w przypadku gdy pracownik znacząco się poprawił, ale nie osiąga jeszcze określonych celów.