Nowy obowiązek dla twojej firmy. Już dziś możesz poczuć, co będzie się działo za rok

• Już w 2024 roku codziennością każdego przedsiębiorcy stanie się KSeF
• Nowy system finansowy umożliwi tworzenie, wysyłanie i archiwizowanie faktur
• Przedsiębiorca nie będzie musiał drukować faktur i wysyłać ich mailem albo pocztą
• Nie będzie też musiał trzymać ich latami w szafie - wystarczą cyfrowe dokumenty w KSeF

Już od przyszłego roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ta platforma działa od zeszłego roku, można do nie przystąpić dobrowolnie. W sumie to dobry czas dla przedsiębiorców, by nauczyć się korzystać z nowego narzędzia. Od przyszłego roku trzeba będzie z niego korzystać obligatoryjnie.

Czym jest KSeF?

To coś w rodzaju centralnej bazy wszystkich wystawionych w Polsce faktur. Przedsiębiorca znajdzie na nim wzory i szablony dokumentów. Od 2024 roku wszystkie faktury będą musiały być w pełni ustandaryzowane.

Dzięki temu ich obsługa i obieg będą zautomatyzowane. Dosłownie – KSeF będzie automatycznie archiwizował faktury elektroniczne na okres 10 lat. To dwa razy dłużej, niż obecnie wymaga prawo.

Jeśli ktoś chce trzymać faktury przez dłuższy czas, będzie mógł o to zadbać we własnym zakresie. Ale w praktyce będzie można po prostu zrezygnować z trzymania faktur, co powinno uwolnić sporo przestrzeni magazynowych i biurowych.

Wystawiona za pomocą KSeF faktura trafi bezpośrednio do kontrahenta, będziemy widzieć czy ją dostał. Nie trzeba będzie już pokazywać faktur i tego typu dokumentów na żądanie fiskusa - bo sam będzie miał do nich dostęp.

Łatwiej dla wszystkich

KSeF z jednej strony pomoże służbom skarbowym. Wszystkie faktury będą mieć w jednym miejscu, "u siebie". Ale przyniesie też oszczędności i ułatwienia przedsiębiorcom. Nie będą musieli drukować faktur i trzymać ich kopii.

Dziś czas oczekiwania na zwrot VAT wynosi 60 dni. Ale jeśli przedsiębiorca korzysta z KSeF, ten termin już dziś skraca się do maksymalnie 40 dni. Na platformie KSeF faktury ustrukturyzowane wystawia się przy zastosowaniu narzędzi stworzonych do tego przez resort finansów (usługa ta jest całkowicie bezpłatna) lub za pomocą programów komercyjnych.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą skorzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, osoby posiadające własną działalność gospodarczą zwolnione z podatku VAT i "podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS". Korzystanie z KSeF będzie wymagało uwierzytelniania. Podatnik może zalogować się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (lub kwalifikowanej pieczęci), podpisu zaufanego albo tokena - wygenerowanego przez KSeF ciągu znaków, który będzie można otrzymać po wcześniejszym uwierzytelnieniu w inny sposób i potwierdzeniu swoich uprawnień.

Podatnik będzie mógł nadawać uprawnienia do dostępu do faktur ustrukturyzowanych lub ich wystawiania innym podmiotom (na przykład biurom rachunkowym lub swoim pracownikom).