Tak działają polskie urzędy w czasie epidemii. "Ta sytuacja wyjdzie nam na dobre"

Anonimowy naczelnik jednego z oddziałów skarbowych wyznaje jednak, że prawdziwa fala wniosków dopiero przyjdzie. W tym celu zmieniono całą organizację funkcjonowania KAS, wprowadzając rotacyjny system pracy i przerzucając ludzi z innych komórek organizacyjnych - tak, by poradzić sobie z setkami wniosków związanych ze zwrotami PIT czy VAT.

– W skali całego kraju wg stanu na 27 marca br. wpłynęło blisko 9 tysięcy takich wniosków – informuje naszą redakcję biuro prasowe Ministerstwa Finansów.

Serwery ZUS-u są przeciążone i działają nadzwyczajnie wolno. Po załadowaniu strony częstym widokiem jest komunikat „Przepraszamy, wystąpił problem w komunikacji z serwerem”. Trudno się jednak temu dziwić, skoro 1 kwietnia do godz. 9.00 rano do systemu informatycznego Zakładu trafiło 209 dokumentów o zwolnienie ze składek.

– Od 13 marca czasowo wyłączona została obsługa bezpośrednia klientów w urzędach skarbowych. W Krajowej Administracji Skarbowej został rekomendowany do wprowadzenia system rotacyjny, część pracowników wykonuje swoje zadania w siedzibach jednostek KAS, a pozostali realizują zdania za pomocą pracy zdalnej. W odstępach minimum tygodniowych następuje zmiana. Taka organizacja, w przypadku wystąpienia podejrzenia zakażenia koronawirusem powoduje, że zachowujemy ciągłość pracy organów podatkowych. Część pracowników jest wyposażona w mobilny sprzęt komputerowy z dostępem do systemów informatycznych, a część z uwagi na pracę zdalną ma dostosowane do pracy z domu komputery stacjonarne – czytamy w odpowiedzi.

– Ministerstwo Finansów zobligowało dyrektorów izb administracji skarbowej do zapewnienia takiej organizacji pracy, aby wnioski podatników dotyczące ulg w spłacie zobowiązań były załatwiane bez zbędnej zwłoki – dodaje biuro prasowe ministerstwa.

Prezes Curulis - Doradztwo Samorządowe Mateusz Klupczyński w rozmowie z INNPoland.pl twierdzi, że urzędy skarbowe i ZUS powinny wywiązać się z ekstremalnych zadań lepiej niż administracja na poziomie lokalnym.

– Urzędy skarbowe wiodą prym w rozwiązaniach on-line, więc myślę, że są najlepiej przygotowane do obecnej sytuacji. Jednocześnie ustawa antykryzysowa narzuca pewne rozwiązania administracyjne z góry, odciążając z zadań administrację publiczną. O wiele bardziej martwiłbym się o urzędy gmin, urzędy miast czy starostwa powiatowe – mówi ekspert.

– Pokutują teraz zaniedbania pod tytułem „w urzędzie nie można załatwić sprawy, jeżeli nie ma podpisu i pieczątki". To podejście po dziś dzień funkcjonowało w wielu urzędach, mimo obecności ePUAP-u, podpisów kwalifikowanych czy formy dokumentowej wprowadzonej w calej UE. Nie było presji na informatyzację i tworzenie systemów obsługi klienta w internecie. Teraz ulega to raptownej zmianie, a urzędnicy, chcąc nie chcąc, muszą radzić sobie z sytuacją, w której klient nie pojawia się w urzędzie osobiście – wskazuje Klupczyński.

Rozwiązania stosowane przez urzędy są mało formalne - interesanci zachęcani są do przesyłania wniosków i dokumentów mailem. Nie jest wymagany własnoręczny podpis, ani pieczątka.

– Przyjmowanie wniosków mailowo nagle stało się możliwe. To rozwiązanie z pewnością nie jest do końca przemyślane ani formalnie poprawne, ponieważ trudno określić, gdzie te dane trafiają. Stwarza to ryzyko w obszarze ochrony danych. Jednak koniec końców myślę, że przymusowa nauka nowej sytuacji wyjdzie polskim urzędom na dobre – kwituje Klupczyński.