Kary za KSeF odroczone. To wciąż nie oznacza taryfy ulgowej

Zapowiadana już wcześniej decyzja Ministerstwa Finansów o wydłużeniu okresu ochronnego przed karami za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) do końca 2027 roku dała polskim przedsiębiorcom poczucie ulgi. Eksperci ostrzegają, żeby nie wpaść w pułapkę wygody i bezkarności.

Chociaż administracyjne kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2028 roku, okres przejściowy to nie taryfa ulgowa. Niewydolne procedury operacyjne i błędy przy dokumentacji mogą zrodzić poważne konsekwencje finansowe już teraz.

Wstrzymanie sankcji oznacza, że w okresie przejściowym tj. do 31 grudnia 2027 przedsiębiorcom nie grożą kary pieniężne ani odpowiedzialność karnoskarbowa za samo nie wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Oczywiście wyznaczone wcześniej sankcje za błędy wchodzą również z opóźnieniem, ale księgowe zauważają, że przedsiębiorcy łatwo popadają w myślenie, że odroczenie = bezpieczeństwo.

Po tym okresie przejściowym urząd skarbowy będzie miał prawo nałożyć na nas karę pieniężną w wysokości 100 proc. kwoty podatku wykazanego na dokumencie wystawionym poza KSeF. A w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pienieżną w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.– tłumaczy Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.

Brak kar pieniężnych z art. 106ni nie chroni również przed stosowaniem ogólnych przepisów podatkowych, w tym art. 108 ustawy o VAT. Pomyłka, taka jak wysłanie kontrahentowi wizualizacji PDF różniącej się od dokumentu w KSeF albo ponowne omyłkowe wprowadzenie do systemu faktury wystawionej wcześniej papierowo, może zostać uznana za wystawienie tzw. pustej faktury.

Czujność jest potrzebna również po stronie odbiorcy. Jak pisze naTemat, pojawiło się nowe oszustwo w KSeF: wysyłają faktury widma, które trudno wykryć, dlatego każdy nieoczekiwany dokument warto zweryfikować przed zaksięgowaniem.

– Zgodnie z tym przepisem podatnik, który wystawi fakturę i wykaże w niej kwotę podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty. Ten obowiązek dotyczy również sytuacji, w której podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady, podatnik będzie zobowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku – przestrzega Piątkowska.

Poważnym wyzwaniem są również procedury wystawiania faktur w trybach offline (np. podczas awarii czy problemów z internetem). Samo wystawienie dokumentu to dopiero połowa sukcesu – kluczowe jest dopilnowanie krótkich terminów ich późniejszego przesłania do KSeF.

– Mówiąc o sankcjach za KSeF, nie ograniczałabym się do hasła "kara za wystawienie faktury poza systemem". W praktyce problem może pojawić się również wtedy, gdy faktura została prawidłowo wystawiona w jednym z trybów offline, ale później nikt nie dopilnował jej terminowego przesłania do KSeF – przypomina Zuzanna Niełacna, ekspertka księgowo-podatkowa fillup k24.

Złudne bywa także przekonanie podmiotów zwolnionych z VAT, że ich transakcje pozostają poza wzrokiem skarbówki. Co do zasady są objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, a sam brak JPK_V7 nie oznacza, że sprzedaż pozostaje poza zasięgiem administracji skarbowej.

– Trzeba pamiętać, że system raportowania podatkowego nie kończy się dziś na JPK_V7. Do JPK dla podatków dochodowych trafiają dane z ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy ewidencji przychodów, a zakres tych obowiązków jest rozszerzany etapami. Co ważne, transakcja ma zawsze dwie strony. Jeżeli sprzedawca nie prześle faktury do KSeF mimo obowiązku, nie oznacza to jeszcze, że urząd nie dowie się o niej z innych źródeł. Nabywca może ująć tę samą fakturę w swoich księgach jako koszt uzyskania przychodu, a dane o tej transakcji mogą znaleźć się w jego JPK dla podatków dochodowych – dodaje Niełacna.