Od środy 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur wchodzi obowiązkowo do małych i średnich firm. Przy okazji czeka go dużo większy test wydajności i potencjalne problemy. Samo to może zestresować przedsiębiorców. Ekspertka uspokaja, że firmom nie grozi paraliż, a w razie problemów technicznych z KSeF przewidziane są alternatywne rozwiązania.
KSeF jest dużą zmianą codziennych nawyków w firmie, ale też wdrażany jest w wyjątkowo gorącym okresie przełomu pierwszego i drugiego kwartału. Między lutym a końcem kwietnia przedsiębiorcy oraz księgowi mierzą się z wyjątkowo napiętym kalendarzem: wyborem formy opodatkowania, nowym JPK_V7 z oznaczeniami KSeF, informacjami rocznymi IFT- 2R i CIT-8 oraz zeznaniami PIT. Co zrobić w razie awarii systemu? Ekspertka radzi, aby… wziąć głęboki oddech.
KSeF dla małych i średnich przedsiębiorców od 1 kwietnia
KSeF w lutym objął największe firmy. Obowiązek wdrożenia systemu dotyczył wtedy ponad 4 tys. podmiotów. Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur ma być wykorzystywany przez małych i średnich przedsiębiorców, czyli tych z obrotem poniżej 200 mln zł i powyżej 10 tys. zł miesięcznie.
Kto nie musi używać KSeF? System nie obejmie w 2026 roku najmniejszych firm, które wystawiają faktury do 450 zł dla jednego dokumentu i na 10 tys. zł miesięcznie. Będą one musiały wdrożyć KSeF od 1 stycznia 2027 roku.
Jeśli sprzedajesz usługi lub towary osobom prywatnym (nie na firmę), nie musisz (a wręcz nie możesz) wystawiać tych faktur w KSeF. Faktury dla osób fizycznych wystawiasz tak jak do tej pory – papierowo lub w formacie PDF.
Wielu przedsiębiorców obawia się zatorów w systemie i innych kłopotów, takich jak konieczność zmiany biura rachunkowego, gdyby dotychczasowe nie ogarniało nowej rzeczywistości. To będzie prawdziwy sprawdzian dla systemu i organów powiązanych.
Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL, uspokaja, że ewentualne trudności techniczne wcale nie muszą oznaczać paraliżu firmy. Jej zdaniem najgorsze co można zrobić, to działać w panice.
Mogą wystąpić problemy z logowaniem, a obieg faktur może być wolniejszy, gdy nagle milion podmiotów będzie chciało jednocześnie korzystać z systemu. Zdaniem Łukszy, to także sprawdzian dla cierpliwości przedsiębiorców. Najlepiej jest działać spokojnie i metodycznie.
– Nawet jeśli 1 kwietnia nie uda się od razu wystawić faktury w KSeF, nie oznacza to automatycznie paraliżu działalności – przy sprzedaży zrealizowanej w kwietniu termin na wystawienie faktury upływa dopiero 15 maja. Ten bezpiecznik powinien obniżyć temperaturę emocji – wyjaśnia Joanna Łuksza.
Co zrobić w razie awarii KSeF?
W razie problemów z KSeF warto pamiętać, że masz opcje:
Przedsiębiorcy nie muszą drżeć przed karami. Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym firma może wystawić poza KSeF faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Można też nadal używać paragonów z NIP jako faktur uproszczonych za transakcje do 450 zł: one nie trafiają do KSeF.
– KSeF wymusza zmianę myślenia o fakturowaniu. W praktyce kończy się era swobodnego przesuwania dokumentów "na później", antydatowania faktur czy nieformalnego anulowania sprzedaży po wystawieniu dokumentu księgowego. Nowy system premiuje działanie tu i teraz: faktura trafia do KSeF, a ewentualne zmiany wymagają korekty. Dlatego na początek kwietnia najmniejszym przedsiębiorcom doradzałabym przede wszystkim spokój i metodyczne działanie – dodaje ekspertka.
Zobacz także
Jak idzie wdrażanie KSeF?
Przypominamy, jak przygotować się na zmianę:
- Sprawdź certyfikat: Upewnij się, że Twój program księgowy ma aktywne połączenie z bramką Ministerstwa Finansów. Upewnij się, że masz wszystkie narzędzia potrzebne aby zalogować się do KSeF (aplikację mObywatel, e-dowód albo bankowość elektroniczną)
- Ostrzeż kontrahentów: Przypomnij im, że nie czekasz na maila z fakturą, bo będziesz ją pobierać bezpośrednio z systemu (lub programu księgowego).
- Kody QR: Sprawdź, czy Twój system poprawnie generuje kody QR na wydrukach – to będzie najczęstszy powód reklamacji od klientów.
Nie zapomnij ustalić obowiązków z księgowością i określić jasnych zasady współpracy, jak np. kto odpowiada za program do fakturowania, kto wystawia faktury i kto odbiera dokumenty z KSeF.
W poniedziałek na konferencji prasowej wiceminister finansów i Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda mówił, że spora grupa przedsiębiorców już jest gotowa na nowe przepisy.
Łoboda wyliczał, że do tej pory w systemie zostało wystawionych ponad 87,1 mln faktur, a wystawiających firm jest przeszło 345,7 tys. I jedynie 5,1 tysiąca z nich musiało przystąpić do KSeF (chodzi o największe przedsiębiorstwa), cała reszta przeszła na KSeF dobrowolnie, przed wyznaczonym ustawowo terminem.
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!