Pandemia zmieni to, jak pracujemy. Lśniące biurowce mogą już być niepotrzebne
Kwarantanna w dobie pandemii jest prawdziwym sprawdzianem dla wielu firm. I może się wkrótce okazać, że spora część z nich będzie chciała przejść na pracę zdalną, zmniejszy swoje biura, a wielkie, lśniące biurowce nie będą tak potrzebne. Bo po co, skoro da się ściąć koszty. A nic nie oswaja klientów z usługami online tak jak pandemia.
Poniższy artykuł jest częścią cyklu "Świat po pandemii". To akcja zainicjowana przez Sebastiana Kulczyka i jego platformę mentoringową Incredible Inspirations, w której wspólnie publikujemy 21 tekstów wyjaśniających, jak będzie wyglądała nasza rzeczywistość i "nowa normalność" po kwarantannie i koronawirusie. Czytaj więcej
Mieszkanie przez internet? Czemu nie
To oczywiście proste przy zakupie przedmiotów codziennego użytku, w tym także np. żywności lub ubrań. Co ciekawe, udaje się to także niektórym deweloperom, co może oznaczać sporą zmianę rynkowych trendów. Bo kto by kiedyś pomyślał o kupnie mieszkania przez internet?– W naszej grupie faktycznie notujemy większy ruch telefoniczny i internetowy – tłumaczy Joanna Chojecka, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu ROBYG SA.
W jej ocenie obecna sytuacja zmieni pewne dotychczasowe przyzwyczajenia klientów w zakresie wyboru i zakupu mieszkania, a wiele elementów zostanie już na trwałe w kanałach online – co w przyszłości usprawni proces analizy i podejmowania decyzji z punktu widzenia klienta.
Okazuje się bowiem, że wszystkie parametry można nawet lepiej sprawdzić i porównać bez wychodzenia z domu, mając dostęp do pełnej dokumentacji, wizualizacji, projektów – a nawet wirtualnych spacerów po inwestycji.
W ocenie wielu sprzedawców może stać się tak, że dzięki obecnej sytuacji i zmianie nawyków klienci zaczną oszczędzać czas korzystając z nowoczesnych, łatwo dostępnych narzędzi tę sprzedaż ułatwiających, co oznacza, że popyt na duże biura i lokale może się zmniejszyć, tym bardziej, że narzędzi kontaktu i sprzedaży jest coraz więcej.
Prześwietlane Excele
Mieszkania to jedno, jak były, tak są potrzebne, pandemia zmienia głównie formę kontaktu ze sprzedawcą. Co innego w przypadku powierzchni biurowych, którym nie pomaga pandemiczne przetasowanie wartości i sposobów pracy, w tym zdalnej. Bo czyni duże powierzchnie biurowe mniej potrzebnymi. A i same firmy mają na głowie większe wydatki niż kolorowy, lśniący biurowiec w centrum.Krzysztof Inglot, prezes Personnel Service i ekspert ds. rynku pracy ocenia, że cała Unia Europejska mocno odczuwa skutki gospodarcze pandemii koronawirusa, a firmy, które miały taką możliwość, w szybkim tempie musiały przystosować się do nowych warunków, m.in. poprzez zapewnienie pracownikom możliwości pracy zdalnej.
– Wiele przedsiębiorstw zainwestowało w sprzęt, który daje możliwość wykonywania obowiązków poza biurem i wydaje się, że ta forma pracy zostanie z nami na dłużej. Korzyści dostrzegają pracownicy, którzy mają więcej czasu wolnego i pracodawcy, którzy widzą, że ta forma jest równie efektywna, co praca w biurze. Praca zdalna się spopularyzuje – zauważa.
Biura w czasie pandemii
Wpływ pandemii koronawirusa na dane za pierwszy kwartał 2020 r. dla rynku nieruchomości biurowych w Warszawie był umiarkowany - oszacowała firma doradcza Savills.Mimo tego widać, że najemcy rozpoczęli już proces optymalizacji kosztów, co może się wkrótce przełożyć na większą liczbę renegocjacji kosztem relokacji, a także zwiększone zapotrzebowanie na podnajem powierzchni. Firmy mogą również i zapewne zaczną poszukiwać wkrótce bardziej elastycznych warunków najmu i tańszych lokalizacji.
W Warszawie oddano w tym roku do użytku tylko jeden nowy budynek - pierwszy obiekt kompleksu Varso Place•123rf.com
Przypomnijmy, że w Warszawie w budowie pozostaje obecnie blisko 792 000 m kw. nowoczesnej powierzchni biurowej, z czego jeszcze w tym roku planowane jest oddanie ponad 421 000 m kw. Większość tegorocznej nowej podaży (70 proc.) to projekty wielkoskalowe, które są już w ponad 85 proc. wynajęte na zasadzie umowy przednajmu lub zabezpieczenia listem intencyjnym.
Zdaniem analityków niewykluczone jednak będzie to, że wpływ obecnej sytuacji na dostępność materiałów budowlanych i pracowników może doprowadzić do opóźnień, zwłaszcza w kontekście rozpoczynania nowych projektów deweloperskich.
Firmy tną koszty
Monika Wakulska, dyrektor z działu powierzchni biurowych Savilis mówi, że pandemia koronawirusa zmusiła już dużą liczbę firm do zrewidowania swojego zapotrzebowania na powierzchnię biurową. Część z nich może zacząć rozważać podnajem obecnie wykorzystywanej powierzchni lub renegocjowanie warunków podpisanej wcześniej umowy przednajmu.Najemcy będą szukać sposobów na optymalizację kosztów, np. poprzez łączenie wynajmu tradycyjnej powierzchni biurowej z dodatkową powierzchnią coworkingową, czy też implementację w większym wymiarze pracy zdalnej lub rozwiązań takich jak hot desking.
– Dążenie do wygenerowania oszczędności może również skłonić niektóre firmy do rozważenia tańszych lokalizacji – tłumaczy Wakulska.
Tym bardziej, że w pierwszym kwartale 2020 r. odnotowano umiarkowany popyt na powierzchnie biurową. W tym czasie w Warszawie wynajęto ok. 138 900 m kw., czyli mniej więcej tyle samo co w analogicznym okresie ubiegłego roku.
Ale uwaga, pozacentralne lokalizacje cieszyły się większą popularnością, niż obszary biurowe zlokalizowane w ścisłym centrum miasta. Prym wiódł Służewiec i okolice ronda Daszyńskiego, gdzie wynajęto podobną ilość powierzchni w pierwszym kwartale (odpowiednio 37 200 m kw. i 37 100 m kw.).
Popyt generowany był głównie przez firmy z sektora finansowego (23 proc.), usług (22 proc.) i nowych technologii (12,5 proc.).
Spadnie zapotrzebowanie na biura
Wakulska ocenia, że w nadchodzących miesiącach spodziewany jest spadek popytu na powierzchnię biurową, a trwające obecnie procesy najmu będą kontynuowane, choć nowe będą rozpoczynane coraz rzadziej, gdyż najemcy, o ile będzie to możliwe, będą woleli odłożyć tę decyzję w czasie.– Firmy dużo częściej będą się skłaniać do pozostawania w obecnie zajmowanych budynkach, niż do przenoszenia do nowych lokalizacji. Mogą chcieć również dążyć do uzyskania bardziej elastycznych warunków najmu, pozwalających im na bieżąco dostosowywać wielkość zajmowanej powierzchni do ich aktualnych potrzeb – kwituje Wakulska.
Warto dodać, że sama Warszawa ma obecnie niski współczynnik niewynajętej powierzchni biurowej, kształtujący się na poziomie 7,5 proc. (30 pp. mniej w porównaniu do poprzedniego kwartału i 160 pp. mniej w porównaniu do analogicznego kwartału 2019 r.).
Czynsze w centrum miasta nie uległy jednak zmianie. W najlepszych lokalizacjach dochodzą do 22,5 – 25,5 euro za m kw. miesięcznie, z kolei na Służewcu, największym pozacentralnym obszarze biznesowym stolicy, wynoszą od 13 do 15 euro za m kw. miesięcznie.
Ale czynsze spadną, gdyż wiele firm straci rynek zbytu, klientów, a co za tym idzie - dochody. Te mniejsze zbankrutują, a wiele zdecyduje się utrzymać tryb pracy online, który jest znacznie tańszy od pracy w biurze, a sama praca nie traci w tym przypadku wiele na jakości.
Redakcje prasowe, firmy IT czy konsultingowe mogą z powodzeniem obyć się bez dużych biur. Jest jeszcze jeden powód tego, że z wielu biur firmy będą chciały rezygnować.
Chodzi o słabnącego złotego, który podbija stawki czynszów nominowanych zwykle do euro. To niewątpliwe zwiększy stan "pustostanów" w krajowych centrach biurowych, a wiele firm zajmujących się wynajmem powierzchni będzie musiało upaść.
Narzędzia do wykonywania pracy
I tu wracamy znów do domowych biur. Bo - jak pokazuje pandemia - jest gdzie pracować, jest na czym pracować, co nie znaczy, że to przymusowe doświadczenie przyszło pracownikom łatwo.Z danych Eurostatu wynika, że w 2019 roku 26 proc. pracowników w Polsce miało odpowiednie narzędzia do wykonywania pracy zdalnie. Tym samym znaleźliśmy się lekko poniżej średniej europejskiej, która wynosi 28 proc. W tym zestawieniu wyprzedziliśmy takie państwa jak Węgry, Słowacja, a nawet Niemcy. Nadal jednak daleko nam m.in. do Szwecji, Irlandii, Finlandii i Danii, gdzie do pracy zdalnej przygotowany jest już co drugi pracownik.
Dodajmy, że w badaniu Eurostatu brano pod uwagę te urządzenia, które można połączyć z internetem i te które, pozwalają na organizowanie telekonferencji, sprawdzanie e-maili i dokumentów służbowych oraz korzystanie z firmowych aplikacji poza jej siedzibą.
W 2019 roku w UE dostęp do takiego sprzętu miało 28 proc. pracowników, co oznacza wzrost o 2 pp. w porównaniu do wyniku z 2018 roku. – Tendencję wzrostową zaobserwowano jednak w zdecydowanej większości krajów UE, co wskazuje na rosnącą siłę tego trendu, którą spotęguje dodatkowo epidemia koronawirusa – ocenili analitycy.
Eksperci Personnel Service słusznie wskazują, że z uwagi na epidemię koronawirusa proces popularyzacja pracy zdalnej znacznie w 2020 roku przyspieszyła.
Praca zdalna już nie benefitem
Koronawirus popularyzuje tę formę wykonywania obowiązków zawodowych na niespotykaną dotąd skalę. Z badania Grafton Recruitment i CBRE przeprowadzonego przed wybuchem epidemii koronawirusa wynikało, że zdecydowana większość polskich pracowników liczy na możliwość pracy zdalnej przez co najmniej jeden dzień w tygodniu (86 proc.). Rekordziści (13 proc.) chcieli pracować poza biurem nawet 4 dni.
Praca zdalna do tej pory była traktowana jako benefit dla pracowników. Pracodawcy chcieli w ten sposób zachęcić najlepszych, dając im swobodę decydowania o miejscu wykonywania obowiązków przez np. jeden czy dwa dni w tygodniu.
– Teraz to się zmieni. Praca zdalna stanie się czymś naturalnym, zwłaszcza, że coraz więcej pracowników ma odpowiedni do tego sprzęt – podsumowuje Krzysztof Inglot.
Komentują dla INNPoland.pl: Jacek Wiśniewski, Prezes Zarządu w firmie NEXERA
Większość firm, stosując się do zaleceń, wysłała swoich pracowników na „home office”. W wielu przypadkach dostarczyło im to pewnych trudności, z którymi pracownicy nie zawsze sobie radzą.
Pomimo tego, po powrocie do normalnego trybu życia, praca z domu może zyskać nowych zwolenników. Część pracodawców prawdopodobnie będzie bardziej skłonna do częstszego wykorzystywania „home office”, jednak skala tych zmian nie powinna w najbliższym czasie spowodować rewolucji na rynku najmu powierzchni biurowych.
Obecna sytuacja ujawniła wiele słabych punktów takiego trybu pracy, szczególnie od strony technicznej. Wyzwaniem pozostaje niedobór narzędzi do pracy zdalnej, brak elektronicznej dokumentacji, czy też brak szybkiego i stabilnego internetu na wielu obszarach kraju.
Istotną kwestią są też kontakty bezpośrednie między pracownikami, z klientami czy też z partnerami, które w wielu przypadkach są nieodłączną częścią funkcjonowania firm.
Zapotrzebowanie na powierzchnie biurowe być może zmieni się z biegiem lat, jednak dopóki największe bariery pracy zdalnej nie zostaną usunięte, zarządcy powierzchni biurowych nie powinni się martwić.
.
Marta Wiewiórowska-Kudła, Leasing Manager, Hines Polska Sp. z o.o.
Pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 spowodowała, że wiele firm musiało bardzo szybko przejść na system pracy zdalnej. Po pierwsze jest to duży sprawdzian dla pracodawców – pokazuje, na ile przedsiębiorstwo jest gotowe, aby zapewnić swoim pracownikom możliwość wykonywania służbowych obowiązków z domu.
Konieczne jest wyposażenie ich w odpowiedni sprzęt, a także zapewnienie dostępu do potrzebnych danych znajdujących się na firmowych dyskach oraz narzędzi ułatwiających pracę zespołową i kontakty z partnerami biznesowymi online (przykładem mogą być popularne platformy do wideokonferencji czy usługi takie jak Microsoft Teams lub Webex).
Nasza firma szybko zaadaptowała się do nowej rzeczywistości, ale proces przygotowawczy w postaci zakupu dodatkowych laptopów, oprogramowania, a także implementacji procedur zaczął się dużo wcześniej.
Wszystko to wiąże się oczywiście z koniecznością zwrócenia większej uwagi na zabezpieczenie serwerów oraz sprzętu przed cyberzagrożeniami, ponieważ wraz z przejściem wielu przedsiębiorstw na pracę zdalną, na całym świecie obserwowany jest wzrost liczby ataków hakerskich.
Wykonywanie swoich obowiązków służbowych z domu stanowi też wyzwanie dla samych pracowników. Badania rynkowe pokazują, że Polacy, którzy mają możliwość skorzystania z home office, ogólnie oceniają go bardzo pozytywnie. Zdania na temat komfortu i efektywności takiej pracy są jednak podzielone.
Dużo zależy od naszych własnych umiejętności zmotywowania się, organizacji czasu oraz skoncentrowania na zadaniach do wykonania, a także od warunków, w jakich pracujemy. Nagłe odcięcie od biura pokazało też jak ważny jest bezpośredni kontakt z członkami zespołu.
Jego brak może wpływać negatywnie na efektywność pracy – przykładowo trudniej jest zbudować relacje i zaufanie. Do tego dochodzi poczucie przynależności do grupy czy wspólne zwyczaje, takie jak wypicie „porannej kawy” – tego nie da się tak łatwo zastąpić w wirtualnym świecie.
Trzecia kwestia to wpływ pandemii na rynek powierzchni biurowych. Czego możemy się spodziewać w przyszłości? Moim zdaniem lokalizacja nadal pozostanie jednym z kluczowych czynników wyboru biura.
Coraz większą rolę będą jednak odgrywać rozwiązania technologiczne mające wpływ na komfort i bezpieczeństwo w biurowcach, elastyczność w zakresie aranżacji przestrzeni oraz efektywna współpraca i sprawna komunikacja pomiędzy zarządcami budynków a najemcami.
Zmianie mogą ulec niektóre zapisy w umowach najmu. Przykładowo już teraz można spotkać się z definicją siły wyższej rozszerzoną o epidemię czy pandemię, podczas trwania których określone przepisy lub normy techniczne nie pozwalają na wykonywanie pewnego rodzaju prac.
W samych biurach zaobserwujemy zapewne więcej hot desków czy stref dla grup projektowych, zamiast dla konkretnych działów, ponieważ takie rozwiązania pozwalają na bardziej elastyczne zarządzanie powierzchnią. Dla poprawy bezpieczeństwa, prawdopodobnie wzmocnione zostaną kontrole dostępu do i wewnątrz budynku, np. do wind.
To z kolei wymusi wprowadzenie nowych procedur lub rozbudowanie istniejących, a także szersze zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Większą popularnością będą cieszyły się aktualizacje systemów BMS, a także tzw. touchless solutions.
Możemy wyobrazić sobie drogę do biura, podczas której, nie dotykając niczego, dostaniemy się do naszego stanowiska pracy, następnie uruchomimy głosowo ekspres do kawy i usiądziemy z naszym gościem w sali konferencyjnej, zarezerwowanej uprzednio przy pomocy aplikacji w telefonie.
Przyszłość pokaże, które z tych rozwiązań zostaną z nami na stałe i będą rozwijane, a które okażą się zbędne.