Jak założyć spółkę jawną? Wszystko co musisz wiedzieć o sp. j. [KOMPENDIUM]

Redakcja INNPoland

Co to spółka jawna? To jedna z prostszych form działalności gospodarczej. W poradniku podpowiadamy, jak założyć spółkę jawną, czy posiada osobowość prawną, kto może zostać wspólnikiem, jak wspólnicy odpowiadają majątkowo za straty oraz jak wygląda jej skrót. Posumujemy też wady i zalety założenia spółki jawnej.

W spółce jawnej dobrzy wspólnicy to postawa • Fot. 123rf.com

Spółka jawna – informacje podstawowe

Spółka jawna – co to jest?

Spółka jawna to osobowa spółka handlowa. Prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, czyli nazwą spółki. Jest to jedna z prostszych spółek, pod która można prowadzić działalność gospodarczą.

Ustawa Kodeks spółek handlowych określa w art. 22 paragraf 1. "Spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółką handlową".

Spółka jawna – skrót i oznaczenie (firma)

Każda spółka jawna wymaga firmy – oznaczenia, pod którym spółka prowadzi biznes i pod którą można ją znaleźć w obrocie handlowym. Firma nowej spółki musi być charakterystyczna, tak by można ją było odróżnić od spółek już funkcjonujących na rynku.

W przypadku spółki jawnej koniecznym elementem nazwy są nazwiska wspólników. Prawo pozostawia jednak pewną dowolność. W firmie mogą się znaleźć nazwiska wszystkich wspólników, wybranych wspólników bądź tylko jednego wspólnika.

Dobrą praktyką jest zaś zawarcie w nazwie charakteru działalności spółki lub jej branży. Przykładowa nazwa mogłaby więc brzmieć "BUDPros Kowalski i Nowak spółka jawna".

Jeśli wspólnikiem spółki jawnej jest inna spółka prawa handlowego, w firmie trzeba umieścić pełną nazwę spółki. Dodatkowym wymaganiem jest zakończenie firmy oznaczeniem "spółka jawna". Jest ono konieczne, bo wskazuje formę organizacyjną danego przedsiębiorstwa.

W obrocie dopuszczalnie jest używanie skrótu spółki jawnej – "sp. j.".

Jeśli spółka jawna powstaje w wyniku przekształcenia spółki cywilnej prawo pozwala nawiązanie nazwą do dotychczasowej spółki cywilnej. Może ona na przykład zawierać imiona i nazwiska wszystkich wspólników z dodatkowym określeniem "spółka jawna".

Gdy jednak po przekształceniu nowa firma znacznie odbiega od dotychczasowej firmy spółki cywilnej, wtedy jej stara nazwa powinna zostać dodana w nawiasie w firmie nowej spółki jawnej.

Spółka jawna – osobowość prawna a zdolność prawna

Spółka jawna nie posiada osobowości prawnej. Jednocześnie ma ona zdolność prawną, czyli możliwość nabywania praw i zaciągania zobowiązań we własnym imieniu. Oznacza to, że spółka jawna może zatrudniać pracowników, nabywać nieruchomości i być stroną w umowie pożyczkowej.

Czytaj także: Gdzie najtrudniej w Europie prowadzić biznes? Polska na fatalnej pozycji, najgorszy wynik w historii

Spółka jawna – sprawy majątkowe

Majątek spółki jawnej

Spółka jawna posiada majątek własny, ale ten typ działalności nie ma majątku rozumianego jako współwłasność wszystkich wspólników. Nie ma też kapitału zakładowego.

Do majątku własnego spółki jawnej zaliczane są:

Mienie nabyte w czasie istnienia spółki,
Mienie wniesione przez wspólników jako wkład.

Wkład wspólników dzieli się na wkład pieniężny, czyli określoną w umowie kwotę gotówki lub przelewu. Warto wiedzieć, że pieniądze to jedyna forma wkładu przy zakładaniu spółki przez internet.

Druga opcja to wkład niepieniężny czyli tzw. aport. Do tej formy należą m.in. własność czy prawa rzeczowe wspólnika, a także jego praca.

UWAGA! W przypadku, gdy wkładem jest nieruchomość bądź inne przedsiębiorstwo umowa o spółce jawnej musi mieć formę aktu notarialnego.

Wspólnik wnoszący wkład niepieniężny może zaznaczyć, że majątek jest przenoszony na własność albo do używania spółki. W drugim przypadku wspólnik pozostaje właścicielem danej własności, lecz udostępnia ją na potrzeby działania sp. j.

Spółka jawna – odpowiedzialność majątkowa

Jak wskazuje Kodeks spółek handlowych (art. Art. 22. § 2) "Każdy wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi wspólnikami oraz ze spółką".

Wspólników obowiązuje więc nieograniczona odpowiedzialność majątkowa, ponieważ spółki jawnej nie obowiązuje zebranie kapitału zakładowego. Oznacza to, że wierzyciele mogą upominać się o środki z obecnego i przyszłego majątku wspólników, jeśli majątek spółki nie wystarczy do pokrycia roszczeń. Mechanizm ten nazywamy odpowiedzialnością subsydiarną.

Wierzyciel może dochodzić roszczeń zarówno od jednego, dobrowolnie wybranego wspólnika spółki jawnej, jak i od ich większej liczby lub wszystkich wspólników. Solidarność polega zaś na tym, że wspólnik, który spełnił roszczenie wierzyciela, mogą dochodzić zwrotu tego świadczenia od wspólników, którzy tego nie zrobili.

Spółka jawna – udział w zyskach i stratach

Kodeks spółek handlowych (Art. 51. § 1) jasno określa, że "każdy wspólnik ma prawo do równego udziału w zyskach i uczestniczy w stratach w tym samym stosunku bez względu na rodzaj i wartość wkładu"

Oznacza to, że wspólnicy dzielą się równym prawem do udziału w zyskach spółki, bez względu na ich początkowy wkład. Kolejny paragraf precyzuje zaś, że w przypadku powstania wątpliwości, udział w stratach jest liczony jako równy udziałowi w zyskach.

Oczywiście wspólnicy w ramach pisania umowy spółki jawnej mogą zawrzeć inne postanowienia, odmiennie dzielące te prawa i zobowiązania. Umowa może na przykład całkowicie zwalniać danego wspólnika z udziału w stratach. Wszyscy muszą się jednak zgodzić na zaproponowane warunki. Niemożliwe jest natomiast wykluczenie udziału w zyskach danego wspólnika, przy pozostawieniu mu odpowiedzialności za straty spółki.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 kwietnia 2009 r. (IV CSK 558/08) wskazuje jednak, że zwolnienie wspólnika od udziału w stratach nie zmienia jego odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Oznacza to, że nawet zwolniony ze strat wspólnik nadal odpowiada całym majątkiem przed wierzycielami spółki.

Wspólnik może zażądać podziału i wypłaty całości zysku z końcem każdego roku obrotowego. Co więcej, wspólnik ma także prawo żądać corocznie wypłacenia odsetek w wysokości 5 proc. od swojego udziału kapitałowego. Przepis ten ma zastosowanie nawet wtedy, gdy spółka jawna poniosła w danym roku stratę.

Jeżeli na skutek poniesionej przez spółkę straty udział kapitałowy jednego lub więcej wspólników został uszczuplony, zysk spółki przeznacza się w pierwszej kolejności na uzupełnienie udziału wspólnik.

Spółka jawna – podatki CIT i VAT

Dla urzędu skarbowego spółka jawna jest podatnikiem na potrzebny VAT – podatku od towarów i usług. Dodatkowo może być podatnikiem podatku od nieruchomości, podatku od czynności cywilnoprawnych czy podatku akcyzowego.

Co do zasady spółka jawna nie jest podatnikiem CIT – podatku dochodowego od osób prawnych.

Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy wspólnikami danej spółki nie są wyłącznie osoby fizyczne i jeśli spółka ta nie złoży przed rozpoczęciem roku obrotowego informacji o prawie do udziału w zysku spółki jawnej posiadanej przez innych podatników CIT.

Podatnikami podatku dochodowego PIT są zaś wspólnicy spółki jawnej. Muszą oni wskazać dochody z tytułu udziału w spółce jawnej jako dochody z działalności gospodarczej.

"Przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną (…) u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku" – czytamy w art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od osób fizycznych (PIT).

Spółka jawna – kiedy pełny obowiązek księgowy?

Spółka jawna charakteryzuje się uproszczoną księgowością. Ewidencja księgowa może być prowadzona w formie:

podatkowej księgi przychodów i rozchodów
ewidencji przychodów, jeżeli wspólnicy zgodzili się na opodatkowanie ryczałtem
zasad pełnej księgowości za pomocą ksiąg rachunkowych (dobrowolnie).

Spółka ma jednak obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, jeśli wspólnikiem jest osoba prawna (niezależnie od obrotów) lub przychody netto spółki przekroczą 2 mln euro w danym roku.

Czytaj także: Polski Ład ma wejść w życie 1 stycznia. Księgowi alarmują: Nie damy rady

Spółka jawna – jak ją założyć?

Spółka jawna – kto może być wspólnikiem?

Wspólnikami w spółce jawnej mogą być:

osoby fizyczne,
osoby prawne,
jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (na przykład spółki osobowe prawa handlowego).

Występują też jednak ograniczenia. Nie można zawrzeć jednoosobowej spółki jawnej. Dodatkowo, wspólnikiem w sp. j. nie może być spółka cywilna, która nie posiada podmiotowości prawnej. Dopuszcza się spółkę jawną między małżonkami.

Kiedy powstaje spółka jawna?

Prawo spółek wymienia dwie możliwości powstania spółki jawnej. Po pierwsze, spółka jawna może powstać w sposób pierwotny – jako nowy, nieistniejący wcześniej podmiot.

Po drugie, sp. j. powstaje w sposób następczy, czyli przez przekształcenie istniejącej już spółki cywilnej.

W każdym przypadku spółka jawna powstaje z chwilą rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przed tym terminem nie jest ona jeszcze podmiotem praw i obowiązków. Sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek w terminie do 7 dni.

Zakładanie spółki jawnej – poradnik krok po kroku

Co jest potrzebne do założenia spółki jawnej? Wymagane są dwa elementy:

Umowa spółki jawnej, zawarta w formie pisemnej lub z wykorzystaniem wzorca elektronicznego z systemu S24,
Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS czyli zarejestrowanie spółki.

Umowa spółki jawnej

Umowa spółki jawnej wymaga od wspólników co najmniej:

Oznaczenia firmy spółki,
wymienienia wspólników spółki jawnej,
Wpisania wkładów, jakie wnoszą do spółki poszczególni wspólnicy,
Określenia przedmiotu działalności spółki zgodnego z klasyfikacją kodów PKD,
Określenia czasu trwania spółki, jeśli dotyczy.

Spółkę można zarejestrować tradycyjnie, za pomocą formularza KRS-W1. Istnieje też możliwość elektronicznego zarejestrowania spółki jawnej w KRS. Wspólnicy mogą tego dokonać za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych KRS albo na portalu S24. Druga opcja możliwa jest tylko wtedy, gdy wspólnicy zawarli umowę spółki w oparciu o wzorzec elektroniczny S24.

Opłata za założenie spółki jawnej wiąże się właśnie z wpisem do KRS. Jest to 500 zł opłaty sądowej za wpis oraz 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przy rejestracji online za pomocą S24 jest to 250 zł opłaty sądowej za wpis plus 100 zł za ogłoszenie wpisu.

Po rejestracji spółki jej status i wpis do KRS sprawdzać można w wyszukiwarce eKRS. Po wpisie w okresie do 3 dni od rejestracji powinniśmy otrzymać automatycznie nadany NIP (numer identyfikacji podatkowej, niezbędny w kontaktach z urzędem skarbowym) i REGON (numer w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego).

Następnym krokiem wspólników powinno być założenie firmowego rachunku bankowego. Będzie on niezbędny przy rozliczeniach z ZUS oraz w przypadku możliwych rozliczeń podatkowych.

Spółka jawna – ważne terminy

Kluczowym obowiązkiem wspólników jest złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-8 do urzędu skarbowego. W nim powiążemy z naszą spółką dodatkowe informacje takie jak adres prowadzenia działalności, liczba spodziewanych pracowników czy numery kont spółki.

Spółka powinna wypełnić zgłoszenie w ścisłych terminach liczonych od dnia rejestracji w KRS:

w terminie 7 dni (dane dla ZUS),
w terminie 21 dni (dane dla GUS i urzędu skarbowego).

Formularz NIP-8 możemy złożyć w urzędzie, listownie, lub online. Poza zgłoszeniem do urzędu skarbowego nie wymaga się dodatkowego zgłoszenia do ZUS. Dokumenty są przekazywane do Zakładu automatycznie przez KRS i urząd skarbowy.

UWAGA! Każdy wspólnik musi jednak indywidualnie zarejestrować się w ZUS – chodzi o formularze ZUS ZFA i ZUS ZUA/ZUS ZZA. Jako osoby fizyczne wspólnicy są bowiem płatnikiami własnych składek.

Przekształcanie spółki cywilnej w spółkę jawną – poradnik krok po kroku

Proces przekształcania spółki cywilnej w spółkę jawną może nastąpić dobrowolnie, bądź z obowiązku. W przypadku przekształcenia dobrowolnego procedura może nastąpić po:

Podjęciu decyzji lub uchwały o przekształceniu przez wspólników spółki cywilnej,
Dostosowaniu dotychczasowej umowy spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej,
Zgłoszeniu przekształcenia spółki do KRS, przez wszystkich wspólników.

Spółka cywilna musi z obowiązku przekształcić się w spółkę jawną, gdy przychody netto spółki w każdym z dwóch kolejnych lat obrotowych osiągnęły wartość powodującą obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli 2 mln euro.

UWAGA! Nowa spółka jawna zachowuje wszystkie prawa i obowiązki przekształconej spółki cywilnej. Oznacza to, że zachowane zostają m.in. obowiązujące zezwolenia, koncesje i ulgi. Założona spółka jawna przejmuje też wszystkie prawa i obowiązki podatkowe. Nowa spółka przejmuje także dotychczasowe numery NIP oraz REGON.

Spółka jawna wady i zalety

Omawiana w artykule spółka ma zarówno wady i zalety. Wydaje się, że tych drugich jest zdecydowanie więcej, ale warto dokładnie prześledzić obie strony.

Zalety spółki jawnej

Do niewątpliwych zalet tej działalności gospodarczej należą proste warunki i minimum formalności przy założeniu półki jawnej. Umowa spółkowa, wpis do KRS i nadanie NIP i REGON to pestka w porwaniu do biurokracji związanej z innymi typami działalności gospodarczej.

Kolejnym blaskiem sp. j jest można niskie koszty założenia i funkcjonowania w porównaniu do bardziej skomplikowanych form, takich jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Wliczyć w nie trzeba praktycznie tylko koszty fornale związane z wpisem do KRS. Nie trzeba martwić się np. minimalnym wkładem w majątek spółki czy obciążeniem związanym z podatkami.

Na plus zaliczyć też można elastyczność formy spółki – prawo wymaga jedynie, by umowa spółkowa była zawarta na piśmie i zawierała podstawowe zapisy. Kolejne punkty, reprezentacje, wkłady można kształtować z dużą dowolnością.

Spółka jawna posiada też zdolność prawną, to kolejny plus. Oznacza to, że może ona m.in. zaciągać kredyty i zawierać umowę jako przedsiębiorstwo. Może też pozywać bądź być pozywana do sądu. Dodatkową zaletą jest też możliwość pokrywania zobowiązań z majątku spółki.

Kolejnym ułatwieniem jest możliwość prowadzenia prostej księgowości, ale jak wspomnieliśmy tylko do pewnego poziomu przychodów.

Wady spółki jawnej

Jeśli chodzi o wady spółki jawnej, wymienić tu trzeba kilka jej cieni.

Po pierwsze, wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki jawnej całym swoim majątkiem – obecnym i przyszłym. Jeśli biznes nie będzie się powodził przez długi czas, to możliwe jest popadnięcie w duże długi przez wspólników.

Drugim minusem jest obowiązek wpisu do KRS, co generuje (niewielnie) koszty założycielskie. Co roku spółka jawna jest też zobowiązana do złożenia sprawozdania finansowego na potrzeby Krajowego Rejestru Sądowego.

Reprezentacja i decyzyjność w spółce jawnej jest rozłożona na wszystkich wspólników. Oznacza to jednak możliwe rozłamy, bo konieczna jest współpraca, a w pewnych sprawach nawet jednomyślność wspólników.

Przykładowo – pozbawienie jednego ze wspólników prawa reprezentowania spółki wymaga zgody wszystkich wspólników, czyli też… osoby pozbawianej praw. Zdecydowanie nie jest to rodzaj działalności dla indywidualistów.

Dla kogo spółka jawna?

Podsumowując, zalety spółki jawnej będą największe, jeśli prowadzący ją wspólnicy pracują w tej samej branży oraz oczywiście dążą do wspólnego celu. Wybór wspólników do spółki powinien być przemyślany, gdyż od ich decyzji zależna jest cała przyszłość spółki jawnej.

Dodatkową zaletą będzie fakt, że ich zawód/działalność spółki nie są związane z dużym ryzykiem, co mogłoby się skończyć znaczną odpowiedzialnością majątkową w przypadku niepowodzenia biznesu.

Spółka jawna będzie najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których skala działania jest mała lub średnia.

Zobacz także :