Jak długo przechowywać dokumenty ZUS? Okres ich składowania jest krótszy niż myślisz
Jeśli jesteśmy płatnikami składek, to nieobca powinna być nam wiedza dotycząca tego, jak długo powinniśmy przechowywać dokumenty ZUS. W 2012 roku wprowadzono zmiany, które skróciły okres ich składowania. Wyjaśniamy, o co chodzi.
- ZUS - 2022 rok. Jak długo przechowywać dokumenty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych? Kiedy należy dokonać ich archiwizacji? Okres przechowywania został wydłużony. Zobacz, jakie są warunki.
- Czym jest ZUS RMUA? To dokument, który potwierdzi ubezpieczonym ważne informacje dotyczące opłaty składek.
- Wyjaśniamy, jak sprawdzić, czy pracodawca odprowadza należne składki ZUS.
Przypomnijmy, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych odpowiedzialny jest za gromadzenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także dystrybucję świadczeń (np. wypłacanie rent lub emerytur). Warto nadmienić, że wysokość składek ZUS obliczana jest jako procent od postawy ustalonej w oparciu o przeciętne, bądź minimalne wynagrodzenie.
Zaznaczmy również, że płatnik składek musi prowadzić odpowiednią dokumentację ubezpieczeniową każdego, kogo zgłasza do ubezpieczeń. Rozliczenie składek następuje przez złożenie deklaracji ZUS DRA.
"Płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy" – zawarto w artykule 46 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS
Od 1 stycznia 2012 roku obowiązuje skrócony okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. Przedtem wynosił on 10 lat, teraz – 5 lat (od dnia ich przekazania w wersji papierowej lub elektronicznej)."Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego" – czytamy w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Dokumenty rozliczeniowe, które płatnik przekazał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do 31 grudnia 2011 roku, należało zaś przechowywać przez 10 lat. Osobom, które opłacają składki samodzielnie, radzi się, by przechowywały dokumenty przez dekadę.
W styczniu 2019 roku w życie weszła tzw. elektronizacja akt, która pozwala przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Osoby, które wolą tradycyjną metodę przechowywania (w formie papierowej), nadal mogą to robić.
Wraz z tą zmianą czas przechowywania aktów pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku został skrócony z 50 do 10 lat w przypadku, jeśli do ZUS przekazano oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.
Po tym, jak obowiązek przechowywania dokumentów minie, należy pamiętać, by je dokładnie zniszczyć.
Czym jest ZUS RMUA?
ZUS RMUA (skrót od Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego) to dokument, który co miesiąc płatnik składek przekazuje osobie ubezpieczonej. W piśmie zawarte jest sprawozdanie dotyczące opłacenia przez pracodawcę należytych składek dla pracownika."Płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek" – wynika z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.
Jak podano w biuletynie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca nie ma obowiązku co miesiąc przekazywać pracownikom informacji miesięcznej (jest ona pokazywana ubezpieczonemu na jego żądanie). Komplet deklaracji RMUA musi być zaś przekazany pracownikowi przynajmniej raz w roku (do 28 lutego).
Jak sprawdzić, czy pracodawca odprowadza składki ZUS?
Jeśli osoba ubezpieczona przez pracodawcę chce upewnić się, że składki są pomyślnie odprowadzane, może zrobić to na kilka różnych sposobów. Pierwszą z możliwych opcji jest złożenie wniosku o udzielenie informacji na druku ZUS US-7 w najbliższym biurze Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Formularze znajdują się zarówno w placówce, jak i na stronie ZUS.Drugą możliwością, która w dobie pandemii wydaje się być najbardziej rozsądna i najmniej czasochłonna, jest sprawdzenie informacji o odprowadzanych składkach na Platformie Usług Elektronicznych (PUE). Trzeba jednak zalogować się na nią przez Profil Zaufany (potwierdza on naszą tożsamość). Każda osoba, która go użyje w usłudze internetowej podmiotu publicznego, jest wiarygodna.
Ostatnia opcja to kontakt z Centrum Obsługi Telefonicznej. Wystarczy zadzwonić pod numer 22 560 16 00 i potwierdzić swoją tożsamość. Niestety bez konta na PUE ZUS i numeru PIN do COT osoba dzwoniąca uzyska wyłącznie informacje ogólne.
Jeżeli okaże się, że składki wcale nie są opłacane, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma za zadanie odzyskać od pracodawcy kwotę wszelkich należności.