Jak długo przechowywać faktury? Przedsiębiorcy powinni o tym wiedzieć
Posiadając własną działalność gospodarczą, warto pamiętać, jak długo należy przechowywać faktury. Stare dokumenty kurzą Cię na półce? Dowiedz się, które nie są już potrzebne.
- Informacje o fakturach i ich archiwizacji - 2022 rok. Jak długo należy przechowywać faktury? Przepisy określają dokładnie, po jakim czasie możemy pozbyć się starych dokumentów.
- Wyjaśniamy też, czym jest e-Faktura i co grozi za wadliwie wystawiony dokument.
Aby faktura spełniała właściwą jej rolę, powinna w swej treści mieć zawarte konkretne dane określone przez Ustawę o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku. Mowa w niej m.in. o danych identyfikacyjnych dokumentu, dacie wystawienia faktury, imionach i nazwiskach podatnika oraz nabywcy, dacie wykonania usługi, wartości wykonanych usług oraz kwocie należności.
Obowiązek wystawiania faktury mają podmioty będące podatnikami VAT. Faktur nie muszą wystawiać osoby zwolnione z podatku VAT ze względu na limit obrotów oraz dokonujące sprzedaży zwolnionej z VAT.
Kiedy należy wystawiać faktury? Jak podaje art. 106i ust. 1 ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę albo zrealizowano dostawę towaru. Istnieją jednak różne wyjątki od tej zasady, o których warto przeczytać bezpośrednio w akcie normatywnym.
Jak długo przechowywać faktury?
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości faktury powinno przechowywać się przez 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin opłaty podatku). Co ciekawe, administracja skarbowa nie ma nic przeciwko skanowaniu faktur papierowych i archiwizowaniu ich w formie elektronicznej."Należy je przechowywać w nieedytowalnym formacie, np. PDF, JPG, TIFF, w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania. Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci" – czytamy na stronie www.gov.pl.
Chcąc zeskanować fakturę w formie papierowej, warto złożyć wniosek o indywidualną interpretację podatkową. Na jej podstawie odpowiedni organ podatkowy ustali, czy będziemy mogli po digitalizacji faktury zniszczyć oryginał.
Co grozi za źle wystawioną fakturę?
Faktura, która zostanie wadliwie wystawiona, czyli nie będzie zawierać wszystkich elementów opisanych w przepisach prawa, może spotkać się z konsekwencjami karnoskarbowymi. "Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych" – głosi art. 62 paragraf 1 Kodeksu karnego skarbowego.Jeśli zaś chodzi o faktury wykonane w "sposób nierzetelny", osoba podlega karze grzywny w wysokości 720 stawek dziennych, bądź karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok.
e-Faktura
Wraz z początkiem 2022 roku zaczęła funkcjonować tzw. e-Faktura, co oznacza, że przedsiębiorcy będą mogli równolegle z fakturami papierowymi wystawiać ustrukturyzowane faktury i dokonywać elektronicznej wymiany dokumentów za pomocą specjalnie do tego przeznaczonej platformy.Obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych dotyczy osób zamawiających, które mają obowiązek stosować się do przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji, albo Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.
"Przypominamy, że polscy przedsiębiorcy od stycznia 2022 r. będą korzystać z e-Faktury dobrowolnie. Będzie to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży - obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, które już obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym" – podaje portal podatki.gov.pl.
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od zwykłej? Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przez podatników przy użyciu systemu teleinformatycznego zwanego Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Odbiorca takiej faktury może nie wyrazić zgody na jej przyjęcie za pośrednictwem KSeF. Wówczas wystawca po wystawieniu faktury w systemie będzie zobligowany do tego, aby dostarczyć odbiorcy dokument w inny wybrany przez niego sposób.
Jakie korzyści dają e-faktury? Przedsiębiorcy korzystający z nich otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej od pozostałych osób. Dodatkowo faktura zapisana będzie w bazie danych Ministerstwa Finansów, przez co nigdy się nie zgubi.
Na platformie KSeF faktury ustrukturyzowane wystawia się przy zastosowaniu narzędzi stworzonych do tego przez resort finansów (usługa ta jest całkowicie bezpłatna) lub za pomocą programów komercyjnych.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą skorzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, osoby posiadające własną działalność gospodarczą zwolnione z podatku VAT i "podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS".