Ponad połowę czasu w pracy spędzasz na bezsensownych czynnościach. Głównie na tych trzech
W dobie ciągłej pogoni za produktywnością, w pracy marnujemy zaskakująco dużo czasu, głównie na bezsensowne czynności, które niczemu dobremu nie służą. To np. łańcuszki mailowe bądź spotkania, których każdy wolałby uniknąć.
Jak pisze serwis inc.com, przeciętny pracownik spędza 51 proc. swojego dnia roboczego na bezsensownych czynnościach. Pierwszą z nich, która marnuje całe 13 proc. jego czasu, są niepotrzebne dojazdy do biura
Według badań U. S. Census Bureau w 2018 roku średni czas dojazdu do pracy pracownika w jedną stronę wynosi 27 minut, czyli 6 minut więcej niż w 1980 roku. A pamiętajmy, że to uśredniona dana - w rzeczywistości są pracownicy, którzy na dojazdy do pracy marnują całe godziny. Zaś zbyt długi czas dojazdów może skutecznie zniechęcić do całej pracy.
Jednak nawet przy uśrednionym czasie dojazdów do pracy do czasu przejścia na emeryturę pracownik jest w stanie spędzić za kierownicą lub w środkach komunikacji miejskiej ok. 5,6 lat. Z tego powodu większość czynności, które nie wymagają obecności w biurze, można wykonywać zdalnie. Coraz więcej badań wykazuje, że pracownicy zdalni są o wiele bardziej efektywni, niż ci stacjonarni.
Niepotrzebne spotkania
Kolejnym punktem do skreślenia na liście zadań, które uważane są za niezbędne, a w rzeczywistości bywają niepotrzebne, są spotkania. Według badań MIT przeciętny pracownik w czasie 45-letniej kariery spędza około 22 lat na spotkaniach. Jedna trzecia tego czasu marnowana jest na meetingi, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej do jego pracy.
Zgodnie z wyliczeniami inc.com, ten czas stanowi aż 16 proc. czasu spędzanego w pracy przez całe życie. Jednak i tu jest ratunek - po pierwsze praca zdalna wyklucza konieczność tak wielu spotkań, a po drugie specjaliści od zarządzania stworzyli tzw. kulturę efektywnego spotkania.
Na początek wystarczy, że spotkania będą miały agendę, nie będą trwały dłużej niż 30 minut i nie będą nafaszerowane prezentacjami w PowerPointcie, a pracownicy, którzy już powiedzieli, co mieli powiedzieć, będą mogli ze spotkania po prostu wyjść.
Mailingowe łańcuszki
Trzecią czynnością, na której pracownicy tracą całe 23 proc. swojego czasu roboczego, jest czytanie i odpowiadanie na maile (głównie CC i BCC), które nie mają związku z ich pracą. Według badań przeprowadzonych na zlecenie amerykańskiego „Forbes”, pracownik biurowy zwykle traci 2,5 godziny dziennie na tej nieistotnej czynności.
Również w tym obszarze istnieje szansa na poprawę efektywności. Przede wszystkim, aby nie tworzyć rozwlekłych łańcuszków w pracowniczej skrzynce, w całym biurze można wprowadzić ograniczenie liczby wiadomości e-mail, które pracownicy mogą wysyłać każdego dnia.
Można również dostosować ustawienia biurowej skrzynki w taki sposób, by blokowała wewnętrzne wiadomości wysyłane między pracownikami, dopóki system mailingowy lub szef nie ocenią, czy mają one jakąkolwiek przydatność dla pracy w biurze.