Home office to wyzwanie dla menedżerów. Oto jak zarządzać zespołem na odległość
Najczęściej w kontekście pracy zdalnej mówimy o szeregowych pracownikach, ale #homeoffice2020 to wyzwanie również dla kadry menedżerskiej. Oto kilka sposobów na to, aby skutecznie zarządzać zespołem, którego członkowie są rozproszeni.
– Zarządzanie wirtualnym zespołem wymaga od menedżerów jeszcze większego skupienia na podstawowych zasadach dobrego zarządzania, w tym ustalania jasnych celów, prowadzenia świetnych spotkań, dobrej komunikacji oraz wykorzystywania zarówno zbiorowych sił całego zespołu, jak i cech jego indywidualnych członków – tłumaczy Julie Wilson z Uniwersytetu Harvarda.
Ekspertka wyodrębnia trzy główne wyzwania stojące przed "zdalnymi szefami".
Komunikacja z zespołem
Zasady komunikacji, które mieliśmy już od dawna ustalone w świecie biurowym, mogą nie do końca działać na home office. Dlatego też, zamiast ryzykować nieporozumienia, warto na nowo określić zasady komunikacji: kiedy ze sobą rozmawiamy, w jakich odstępach czasu informujemy o postępach w pracy, jak należy zgłaszać problemy.Warto też ustalić, które narzędzia są najlepsze do przekazywania danej informacji. Na przykład: nagły problem najlepiej zgłosić przez komunikator, na którym zawsze jesteśmy zalogowani. Ale już w przypadku propozycji usprawnienia pracy lepszy jest e-mail lub wideokonferencja.
Kluczowe jest, aby dawać dobry przykład: jeśli wymagamy od pracowników, aby w godzinach pracy byli łatwo dostępni, sami też nie znikajmy bez wyjaśnienia na wiele godzin.
Wzajemne zaufanie
Każdy zespół, również ten zdalny, potrzebuje pracować ku wspólnemu celowi. Dobrze jest takowy swoim pracownikom przypomnieć.Jako szef lub szefowa powinniśmy jednak zadbać również o to, aby pracownicy nie stracili ze sobą kontaktu i wyrobionego podczas wspólnej pracy zaufania. Dokonać tego mogą choćby codzienne niedługie wideokonferencje.
Z kolei podczas samych wideokonferencji można mocniej zaangażować swoich podwładnych w planowanie pracy całego zespołu. Jak proponuje konsultant Keith Ferrazzi w artykule napisanym dla portalu Fast Company, wykorzystać można do tego proste ćwiczenie: najpierw menedżer przedstawia wszystkim opracowany przez siebie plan działania, po czym dzieli pracowników na 3-osobowe grupy i daje im trochę czasu (np. 15 minut) na omówienie na osobności tego, co właśnie usłyszeli. Nie tylko pomoże to całemu zespołowi bardziej zaangażować się w zadania – ale i pozwoli nam otrzymać dobry, czasem nieoczekiwany feedback.
Utrzymanie produktywności
W tej kwestii trzeba uważać, aby nie przesadzić w żadną stronę. Owszem, praca z domu może sprawić, że część osób będzie miała spore problemy ze skupieniem uwagi na jednym zadaniu, przez co jej produktywność spada – ale musimy pamiętać, że istnieją też osoby, które będą przesadzać w drugą stronę, pracując od rana do wieczora. I wcale nie jest to z punktu widzenia menedżera zespołu dobra rzeczy, gdyż taki tryb pracy to prosta droga do wypalenia zawodowego.Dobrze jest zachęcać pracowników do pracy tylko w normalnych godzinach biurowych i reagować, jeśli podejrzewamy, że ktoś może sobie te godziny rozszerzać.
I znów, do motywacji zespołu świetnym narzędziem są niekoniecznie długie, ale regularne spotkania na wideokonferencjach, podczas których informujemy się nawzajem o efektach swojej pracy.