Kiedy można odliczyć koszty uzyskania przychodów? Odpowiadamy
Koszt uzyskania przychodów to, zgodnie z prawem podatkowym, wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub utrzymania jego źródeł. To ważna kwestia zarówno przy rozliczaniu podatku od osób fizycznych (PIT), jak i od osób prawnych (CIT). Dowiedz się, jak liczyć koszty uzyskania przychodu, w jaki sposób dokonać odliczenia i na jakich zasadach.
Przychód a dochód – czym się różnią?
Zanim wyjaśnimy, czym dokładnie jest koszt uzyskania przychodu, warto spojrzeć na to, czym jest sam przychód. Wiele osób myli go z dochodem, tymczasem zarówno z prawnego, jak i praktycznego punktu widzenia są to zupełnie inne pojęcia.
• Przychód to łączna uzyskana kwota pieniędzy np. z tytułu świadczenia pracy przez pracownika lub sprzedaży usług i produktów przez przedsiębiorcę.
• Dochód oblicza się po odliczeniu od przychodów kosztów jego uzyskania. To dopiero ta kwota staje się podstawą, od której nalicza się podatek dochodowy.
Właśnie dlatego tak ważne – zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, jest prawidłowe wyliczenie kosztów uzyskania przychodu. Im są one wyższe, tym niższy podatek jest do zapłacenia.
Co to jest koszt uzyskania przychodu?
Zgodnie z definicją, jaką można znaleźć w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodu to „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Podobną wykładnię prezentuje ustawa o podatku od osób fizycznych.
Warto podkreślić, że aby jakiś wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, musi on:
• zostać faktycznie poniesiony przez podatnika,
• być definitywny – co oznacza, jego bezzwrotność,
• mieć związek z koniecznością uzyskania przychodu bądź zabezpieczenia jego źródła,
• zostać udokumentowany.
Te zasady są szczególnie istotne podczas poszukiwania kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – zwłaszcza, że istnieje szereg wyłączeń, a więc wydatków, których nie można zaklasyfikować do tej kategorii.
Czytaj także: COVID-19 wpłynie na podatki. Zmieniono formularze m. in. PIT-37. Jak się rozliczyć online?
Poruszając ten temat, warto wprowadzić ważne rozgraniczenie: zasady odliczania kosztów uzyskania przychodu wyglądają zupełnie inaczej z perspektywy pracownika, a inaczej – przedsiębiorcy. Przyjrzyjmy się obu tym kwestiom.
Koszty uzyskania przychodu dla pracownika
W kontekście kadrowo-płacowym za koszt uzyskania przychodu uznaje się wyłącznie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Dokonanie takiego odliczenia jest możliwe zarówno w odniesieniu do stosunku pracy nawiązanego na podstawie umowy o pracę, jak i umów zlecenia oraz umów o dzieło. Rządzą jednak nimi odmienne zasady.
Jaki liczyć koszty uzyskania przychodu przy umowie o pracę?
Naliczanie kosztów uzyskania przychodu przy umowie o pracę jest bardzo proste i zasadniczo niezależne od wysokości wypłaty czy wymiaru, w jakim pracownik jest zatrudniony.
Koszty są zryczałtowane, a na ich wysokość wpływają:
• odległość miejsca zamieszkania pracownika od siedziby firmy – jeśli przedsiębiorstwo zatrudniające podatnika mieści się w innym mieście, konieczne jest podwyższenie kosztów uzyskania przychodu,
• liczba umów o pracę podpisanych przez daną osobę – jeśli utrzymuje ona więcej niż jeden stosunek pracy, koszty mogą być odliczane z każdego źródła przychodu, ale w ramach określonego przepisami limitu.
W 2020 roku wysokość kosztów uzyskania przychodu dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracy to odpowiednio:
• 250 zł miesięcznie i 3 000 zł rocznie dla osoby na jednym etacie, przy wykonywaniu pracy w miejscowości zameldowania,
• 300 zł miesięcznie i 3 600 zł rocznie dla pracownika na jednym etacie, wobec którego są stosowane wyższe koszty uzyskania przychodu, co wynika z wykonywania pracy poza miejscowością zamieszkania.
W przypadku osób zatrudnionych na więcej niż jednym etacie łączna wysokość kosztów uzyskania przychodu ze wszystkich źródeł nie może przekroczyć rocznie:
• 4 500 zł przy standardowych kosztach
• 5 400 zł przy kosztach podwyższonych.
Praca zdalna a koszty uzyskania przychodów
W dobie pandemii koronawirusa bardzo wielu pracowników przeszło na zdalny tryb wykonywania obowiązków zawodowych. W takiej sytuacji, zgodnie z wyrokiem NSA z 3 marca 2016 r., sygn. akt II FSK 30/14 oraz interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 listopada 2019 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.377.2019.1.MU, liczy się miejsce faktycznego wykonywania pracy. Jeżeli jest nim dom osoby zatrudnionej, to nawet gdy siedziba jego firmy znajduje się w innej miejscowości, powinno się naliczać podstawowe pracownicze koszty uzyskania przychodu.
Jak naliczać koszty uzyskania przychodów od umów cywilnoprawnych?
W przypadku umów cywilnoprawnych zasady obliczania kosztów uzyskania przychodu są inne. Najważniejszą kwestią jest wysokość uzyskiwanego przychodu. Zasadniczo koszt uzyskania przychodu obliczany od wynagrodzenia uzyskiwanego z umowy zlecenia lub umowy o dzieło wynosi 20%.
Warto jednak pamiętać, że w szczególnych przypadkach przy umowie o dzieło można zastosować tzw. koszty autorskie w wysokości 50%.
Dzieje się tak, gdy tytułem uzyskania przychodu jest wykonanie dla zamawiającego utworu bądź innego przedmiotu praw własności intelektualnej, które są przedmiotem prawa autorskiego.
Kiedy jest możliwe obniżenie kosztów uzyskania przychodów?
W wyjątkowych sytuacjach przy rozliczaniu wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę stosuje się obniżone koszty uzyskania przychodu. Dzieje się tak wówczas, gdyby wysokość przychodu pracownika była wyższa niż zryczałtowany koszt jego uzyskania. Wówczas następuje obniżenie kosztów uzyskania przychodu do wartości wynagrodzenia.
Koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy
Pracownicze koszty uzyskania przychodu to jedna kwestia. Druga to koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy. Nie są one wyliczane ryczałtowo, a odnoszą się do konkretnych, poniesionych wydatków związanych z prowadzoną działalnością.
Przede wszystkim warto wiedzieć, że koszty uzyskania przychodu można odliczyć przy rozliczenia na zasadach ogólnych lub korzystaniu z podatku liniowego. Są one dostępne zarówno dla płatników podatku CIT, jak i PIT.
Czego przedsiębiorca nie może odliczyć od przychodu?
Chociaż nie istnieje jasna i szczegółowa lista wydatków, które mogą być potraktowane jako koszt uzyskania przychodu, prawo podatkowe jasno wskazuje, czego odliczyć nie można.
Wykluczone są m.in. wydatki poniesione z tytułu:
• nabycia gruntu lub prawa wieczystego użytkowania gruntu (za to opłaty ponoszone z tytułu wieczystego użytkowania gruntu kosztem już być mogą),
• ulepszenia środków trwałych, które podnosi ich wartość, będącą podstawą do naliczenia amortyzacji,
• strat w środkach trwałych, które zostały ujęte w odpisach amortyzacyjnych oraz wynikające z likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych,
• zużycia firmowego samochodu osobowego powyżej kwoty 225 tys. zł przy samochodzie elektrycznym i 150 tys. zł przy pozostałych,
• spłacanych przez podatnika pożyczek i innych zobowiązań finansowych,
• darowizn i ofiar,
• kosztów pracy samego przedsiębiorcy i członków jego rodziny,
• podatku dochodowego i innych,
• kar umownych i odszkodowań wypłacanych z tytułu wadliwości produktów czy wykonanych robót oraz opóźnień w realizacji powierzonych zleceń,
• wydatki na reprezentację firmy.
Co można uznać za koszt uzyskania przychodu?
Zasadniczo, za koszt uzyskania przychodu można uznać wszelkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co jednak wpisuje się w tę kategorię. Tego przepisy jasno nie definiują.
Jednak na liście standardowych wydatków, które są odliczane od dochodu, można umieścić np.:
• koszty zatrudnienia pracowników,
• zakupienie materiałów podstawowych niezbędnych do prowadzenia działalności, w tym materiałów biurowych,
• zamówienie pieczęci firmowych,
• zakup sprzętu biurowego oraz innych maszyn i urządzeń, które umożliwiają działanie firmy (np. wyposażenie parku maszynowego),
• wydatki na utrzymanie lokalu firmy – w tym na opłaty czynszowe, związane z dzierżawą czy opłatami za media,
• wydatki na utrzymanie domeny i strony internetowej firmy,
• zakup telefonów firmowych i rachunki za nie,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
• opłaty bankowe oraz za usługi księgowe,
• koszty zatrudnienia pracowników,
• wydatki na szkolenia,
• wydatki na ubrania pracownicze – zarówno ochronne, jak i zawierające branding firmy,
• koszty reklamowania się, także w internecie,
• koszty eksploatacji samochodów służbowych – np. zakup paliwa oraz wykupienie ubezpieczenia,
• raty leasingowe.
Ta lista jest oczywiście otwarta, a wszystko zależy od tego, czy dany wydatek rzeczywiście służy uzyskaniu przychodu firmy lub jego utrzymaniu. Często to kwestia interpretacji i specyfiki prowadzonej działalności. Dlatego jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości, dobrze jest skonsultować się z doradcą podatkowym.
Czytaj także: PiS zarzekał się, że nie będzie nowych podatków. Oto 5, które wprowadzi w przyszłym roku
Reasumując: im wyższe koszty uzyskania przychodu, tym niższa podstawa opodatkowania. Warto więc uważnie podejść do wydatków podejmowanych przez firmę, aby nie pominąć w rozliczeniu żadnej kwoty, która mogłaby obniżyć bazę do wyliczenia podatku dochodowego.
Czytaj także: Przesądzone: Polacy za granicą zapłacą PIT podwójnie. Ulga abolicyjna praktycznie zlikwidowana