Chcesz pozbyć się dokumentów bankowych? Sprawdź, jak długo powinieneś je przechowywać
Stos dokumentów bankowych potrafi przyprawiać o zawrót głowy. Zanim jednak zdecydujemy się zrobić w nich porządek, najpierw warto sprawdzić, które pisma się "przeterminowały". Redakcja INNPoland odpowiada na pytanie o to, jak długo należy przechowywać dokumenty z banku.
- Czym jest archiwizacja dokumentów i jaka może być kara za źle przechowywane pisma?
- Wśród dokumentów bankowych znajdziemy m.in. umowy kredytowe, paragony i faktury. Warto wiedzieć, jak długo należy je przechowywać. W każdej chwili mogą okazać się bowiem przydatne.
- Opłaty za składki ZUS i rozliczenia podatkowe - kiedy te dokumenty tracą "ważność"?
Jak długo trzymać dokumenty bankowe i inne pisma?
Paragony
Paragony, czyli dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu, wydawane są zarówno w formie wydruku fiskalnego, jak i w postaci elektronicznej. Należy przechowywać je przez okres 5 lat. Wcześniej zalecano, by kopie paragonów fiskalnych trzymać do 2 lat (art. 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 roku).Umowy kredytowe
Umowy kredytowe to rodzaj umowy zawartej między kredytobiorcą i bankiem. Dzięki niej klient otrzymuje określoną sumę pieniędzy, którą zadeklarował się spłacić. Dokumenty poświadczające o umowie zawartej z kredytodawcą powinny być przechowywane do momentu spłaty kredytu. To samo tyczy się pism potwierdzających spłatę raty kredytu.Przypomnijmy, że aby wziąć kredyt, należy spełniać pewne warunki. Trzeba przede wszystkim posiadać zdolność kredytową, która definiuje to, czy jesteśmy zdolni do spłaty zobowiązania w wyznaczonym przez umowę terminie.
Jak pisaliśmy wcześniej w INNPoland, podczas oceny zdolności kredytowej klienta banki biorą pod uwagę różne czynniki, takie jak np. staż pracy potencjalnego kredytobiorcy, jego aktualne zarobki oraz konieczność spłaty innych zobowiązań bankowych.
Dowody zapłaty za należności okresowe
Należności okresowe rozumiemy jako rachunki m.in. za gaz, wodę czy prąd. Tego typu dokumenty wraz z książeczkami czynszowymi powinniśmy przechowywać przez 3 lata. Będą one potrzebne, jeśli wpłaty za należności nie zostaną zaksięgowane przez odpowiadający temu organ. Pismo potwierdzające dowód opłaty (przykładowo) za internet może okazać się dla nas korzystny w przypadku, gdy dojdzie do jakichkolwiek nieporozumień.Przypomnijmy, że dowód potwierdzające opłatę za należność okresową jest w obecnych czasach bardzo ważny, ponieważ ceny szybują w górę. Od stycznia 2022 roku za rachunki za prąd zapłacimy średnio więcej o 21 zł netto miesięcznie. Podnieść się mają także ceny gazu.
Jak pisał w INNPoland dziennikarz Konrad Bagiński, jedna czwarta przychodni POZ (podstawowej opieki zdrowotnej) ma problem z wysokimi cenami gazu. Porozumienie Zielonogórskie obawia się, że przez drastyczne podwyżki cen część ośrodków może się zamknąć.
Faktury
Ustawa o rachunkowości informuje, że faktury, czyli dokumenty potwierdzające dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług, powinno przechowywać się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin opłaty podatku.Dla ułatwienia można zarchiwizować fakturę w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie miał większego problemu z ich przechowywaniem. Jak podaje rząd, zdigitalizowane dokument należy przechowywać w nieedytowalnym formacie (np. PDF, JPG lub TIFF) z możliwością jego wydrukowania.
Jeżeli chcemy zeskanować fakturę w formie papierowej, warto złożyć wniosek o indywidualną interpretację podatkową. Na jej podstawie odpowiedni organ podatkowy ustali, czy będziemy mogli po digitalizacji faktury zniszczyć oryginał.
Dowód opłaty za składki ZUS
Dowód uiszczenia opłaty za składkę ZUS powinien być przechowywany razem z innymi dokumentami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych. Jak informowaliśmy już wcześniej w INNPoland, od 2012 roku obowiązuje skrócony okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. Przedtem wynosił on 10 lat, teraz – 5 lat (od dnia ich przekazania w wersji papierowej lub elektronicznej)."Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego" – czytamy w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Wraz z elektronizacją akt, pozwalającą umieszczać dokumentację elektroniczną w formie elektronicznej, w 2019 roku w życie weszła opcja, dzięki której przechowywanie aktów pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 mogą być przechowywane do 10 lat. Wcześniej obowiązywał okres 50 lat.
Rozliczenia podatkowe
Rozliczenia podatkowe PIT powinniśmy przechowywać zgodnie z przepisami ich dotyczącymi. Zgodnie z tym, co jest napisane w Ordynacji podatkowej, ustawie uchwalonej 29 sierpnia 1997 roku, dokumenty PIT powinny być przez nas starannie przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.Okres przedawnienia może ulec wydłużeniu. Takie sytuacje mogą się wydarzyć, gdy zostanie wszczęta egzekucja, bądź kiedy dojdzie do zawarcia z urzędem skarbowym układu ratalnego.
Archiwizacja dokumentów - co to?
Archiwizacja dokumentów to nic innego jak zbieranie dokumentów przez przedsiębiorstwo w celu ich zabezpieczenia oraz klasyfikacji. Jest to istotne, gdyż Urząd Skarbowy może w każdym momencie zlecić ich kontrolę.Według art. 303 Kodeksu karnego "kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3".