Cyfryzacja mikrofirm w Polsce. Inwestycyjny hit czy pułapka bez dna

Dla mikroprzedsiębiorców technologia nie jest strategią, lecz kalkulacją: "ile czasu odzyskam, ile to będzie kosztować i kiedy zobaczę efekt". Jeśli koszty pojawiają się od razu, a efekty dopiero w przyszłości, entuzjazm szybko stygnie. Właśnie dlatego większość mikrofirm wstrzymuje się ze wdrożeniem nowych rozwiązań.

Z badania wynika, że 31 proc. najmniejszych firm korzysta z zaawansowanych narzędzi. Co druga używa tylko podstawowych narzędzi, a co szósta w ogóle ich nie stosuje.

W opinii sceptyków cyfrowe rozwiązania nie są niezbędne. Na pytanie, dlaczego nie wdrożyli takich innowacji, 47 proc. respondentów wskazało: "nowe technologie nie są nam potrzebne w codziennych pracach". Kolejne powody to wysokie koszty wdrożenia (27 proc.) i dostępu/abonamentów (21 proc.).

Dalej pojawiają się: długi czas zwrotu z inwestycji (16 proc.), wydatki na szkolenia dla pracowników (12 proc.), bezpieczeństwo/RODO (12 proc.) oraz brak zaufanego partnera IT (11 proc.).

– Nie znaczy to jednak, że mikrofirmy boją się technologii. One zwyczajnie nie chcą ponosić kosztów niepewnego zwrotu i ryzyka organizacyjnego. Bo choć najczęściej oficjalnie wskazywanym powodem jest brak potrzeby, to za kulisami dużą rolę odgrywają wydatki związane z samym wdrożeniem i szkoleniem dla pracowników – komentuje Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG i serwisu Fakturatka.pl.

Podobne wnioski przedstawiono w 2024 roku w badaniu "Advancing The Digital Transformation of Polish Enterprises" realizowanym przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii i KPMG. Większość firm, które nie wdrażały cyfrowych rozwiązań, tłumaczyła to brakiem identyfikowanej potrzeby i ograniczeniami finansowymi.

W gąszczu barier i wymówek funkcjonują jednak przedsiębiorcy, którzy odważnie podążają drogą cyfryzacji. 31 proc. mikrofirm, które postanowiły wdrożyć innowacyjne rozwiązania, a dziś dostrzegają zalety tej decyzji.

– Główną korzyścią, jaką wskazuje 41 procent przedsiębiorców, którzy dokonali wdrożenia, jest automatyzacja powtarzalnych zadań i oszczędność czasu. Tuż za nią znajdują się: ułatwienie analizy danych i podejmowania decyzji oraz "twarda" ekonomia, czyli optymalizacja kosztów i budżetowanie. Ale tylko co dziesiąty przedsiębiorca przyznaje, że cyfryzacja jest dla niego elementem przewagi konkurencyjnej – wyjaśnia Emanuel Nowak.

W ocenie przedsiębiorców tylko niecałe 11 proc. uważa, że korzysta z technologii lepiej niż konkurencja w swojej branży. Dwie trzecie przyznaje, że wykorzystuje narzędzia cyfrowe na wielu polach, ale dostrzega dalszy potencjał rozwoju. Z kolei 24 proc. przyznaje, że pozostaje cyfrowo w tyle.

Wdrożenie zaawansowanych narzędzi w mikrofirmie rzadko kończy się na jednym zakupie. Najczęściej wskazywanym skutkiem ubocznym jest konieczność dalszych inwestycji finansowych i czasowych (29 proc.). Na drugim miejscu pojawiają się nowe obowiązki (26 proc.), w tym związane z bezpieczeństwem danych. Nieco dalej plasuje się ryzyko błędu (19 proc.).

Pytanie, które stawiają sobie mikroprzedsiębiorcy, brzmi: "czy to się opłaciło?". 22 proc. firm wciąż czeka na efekty, 17 proc. ubolewa, że wdrożone technologie nie przyniosły nowych klientów, a 16 proc. przyznaje, że koszty inwestycji się nie zwróciły.

– Wiadomo, że na efekty trzeba trochę poczekać, a samą technologię warto rozpatrywać w kategorii inwestycji, nie kosztów. Musimy jednak zrozumieć logikę mikrofirmy: jeśli wydatki są dziś, a zysk ma nastąpić w bliżej nieokreślonej przyszłości, to entuzjazm szybko stygnie. Najbardziej demotywujące nie są błędy, na które wskazuje prawie co piąty przedsiębiorca, ile właśnie rozjazd czasowy: inwestuję dziś, dokładam kolejne moduły, a efektu biznesowego nie widać. To klasyczny problem wdrożeń w małych firmach – dodaje ekspert NFG.

Cyfrowa transformacja mikroprzedsiębiorstw przebiega stopniowo, a decyzje o wdrożeniu nowych rozwiązań wynikają z pragmatycznego podejścia do biznesu. Przyszłość należy jednak do tych firm, które będą traktować technologię nie tylko jako sposób na oszczędności, ale jako narzędzie do budowania przewagi konkurencyjnej i rozwoju.