E-doręczenia bez kary za brak aktywacji. Jest jednak haczyk i poważne ryzyko

1 października to data dużej zmiany dla przedsiębiorców – od tego miesiąca muszą posiadać adres do e-Doręczeń. Wokół cyfryzacji polskiej administracji krąży wiele mitów, a jednym z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców jest to o kary pieniężne za jego brak takiej skrzynki. Odpowiedź brzmi: nie, ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje żadnej grzywny, mandatu ani kary finansowej wymierzanej przez urząd jeśli nie zdążysz do 1 października założyć skrzynki do e-Doręczeń. To ważne tym bardziej, że od końca września są utrudnienia w dostępie do strony biznes.gov.pl.

Nie oznacza jednak, że przedsiębiorcy mogą to zignorować i spać spokojnie. Powinni skrzynkę założyć przy najbliższej okazji. Rzeczywiste ryzyko niedbałości jest znacznie poważniejsze i dotyczy finansowo-prawnych konsekwencji nieświadomie przegapionych decyzji urzędowych.

e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Założenie adresu oraz odbiór i wysyłka pism do urzędów są całkowicie bezpłatne. System generuje prawne dowody wysłania oraz doręczenia. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dotyczy również zawodów zaufania publicznego – adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych czy rzeczników patentowych.

Harmonogram wdrożenia zależał od formy prawnej i daty rejestracji: spółki z KRS miały czas na złożenie i aktywację do 1 kwietnia 2025 r. Firmy z CEIDG (wpisane przed 2025 r.) do 30 września 2026 r.

W praktyce okazało się, że jednak trochę mniej – w tym ważnym dniu rządowe strony przestały działać. Ranek 1 października również zapowiada się pod znakiem awarii, od godziny 6:00 w serwisie Downdetector.pl pojawiły się kolejne zgłoszenia o usterkach od użytkowników. Rząd wystosował odpowiedni komunikat.

Z kolei od początku 2025 r. dla składających wniosek o rejestrację nowej działalności (czyli nowych firm) lub zmianę danych w CEIDG (np. adresu czy PKD) jest obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń.

W spółce cywilnej nie ma firmowego adresu e-Doręczeń – posiadają go poszczególni wspólnicy jako odrębni przedsiębiorcy w CEIDG. Osoby prywatne nie mają obowiązku posiadania e-skrzynki, choć mogą założyć ją dobrowolnie.

Za brak posiadania skrzynki do e-Doręczeń na czas nie ma kar finansowych, założenie adresu i skrzynki nic nie kosztuje, a za przesyłkę płaci nadawca. Ale niedbali przedsiębiorcy i tak mogą zaliczyć bardzo kosztowne wpadki.

Jeżeli firma posiada wpisany adres w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), urząd wysyła pismo wyłącznie na tę skrzynkę. Jeśli nikt do niej nie zagląda, pismo uznaje się za prawnie doręczone w dniu następującym po upływie 14 dni od jego wpłynięcia do skrzynki.

Od tego momentu rozpoczynają się nieubłagane terminy – np. 14 dni na złożenie odwołania od decyzji podatkowej czy administracyjnej. Przedsiębiorca, który zaloguje się do systemu po miesiącu, zastanie decyzję, od której prawo do odwołania już wygasło.

W przypadku braku adresu w bazie urząd wyśle pismo papierowe (zwykłym listem poleconym lub przez tzw. publiczną usługę hybrydową, gdzie operator drukuje treść i dostarcza papierowe awizo). Wówczas przynajmniej zostaje fizyczny ślad w skrzynce na liście.

W relacjach biznesowych między dwoma firmami (B2B) przesyłka uznana jest za doręczoną dopiero z chwilą jej faktycznego otwarcia przez odbiorcę, a sama usługa wysyłki do innej firmy jest płatna według cennika operatora.

Wielu przedsiębiorców wpada w pułapkę techniczną: składają wniosek o utworzenie adresu, ale zapominają o jego aktywacji. Prawnie sam wniosek nie wystarczy – adres trafia do bazy BAE dopiero po pełnej aktywacji skrzynki.

Jeśli termin minął z powodu nieodebrania pisma, przywrócenie terminu w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) jest skrajnie trudne. Wniosek należy złożyć w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia, wykazując bezwzględny brak winy (np. pobyt w szpitalu, ciężki wypadek, awaria systemu). Samo tłumaczenie, że "nie sprawdzono skrzynki", nie stanowi usprawiedliwienia.

Od 1 stycznia 2026 r. tradycyjny ePUAP przestał być równoważny e-Doręczeniom w korespondencji firm z urzędami (chyba że przepis szczególny wprost na to zezwala). Historia korespondencji na ePUAP będzie dostępna do wglądu do 30 września 2029 r.

Zgodnie z harmonogramem od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczeniami komunikują się z przedsiębiorcami m.in. urzędy administracji rządowej, ZUS, KRUS, NFZ oraz samorządy. Komornicy korzystają z systemu od grudnia 2023 r., natomiast sądy i prokuratura dołączą od 1 października 2029 r.