Biznes na próbę. Wszystko, co chcecie wiedzieć o działalności nierejestrowej, ale boicie się zapytać
Chcesz spróbować swoich sił w jakimś zajęciu – sprzedaży rękodzieła, udzielaniu korepetycji lub czymkolwiek innym – ale nie masz ochoty załatwiać wszystkich formalności związanych z zakładaniem nowej działalności gospodarczej? Na szczęście polskie prawo przewiduje możliwość założenia firmy “na próbę” – czyli działalności nierejestrowanej. Na czym dokładnie polega ta działalność i jak ją założyć?
Działalność nierejestrowana – co to?
Choć pierwszym skojarzeniem, jakie przychodzi nam do głowy, gdy słyszymy o zakładaniu firmy, jest wypełnianie skomplikowanych formularzy w CEDIG – to tak naprawdę w wielu przypadkach nie musimy wcale kłopotać się żadnymi formalnościami. Pozwala na to tzw. działalność nierejestrowana – czyli drobna działalność zarobkowa wykonywana przez osobę fizyczną.
W myśl ustawy Prawo przedsiębiorców, o działalności nierejestrowanej możemy mówić jeśli wykonywana jest przez osobę, która w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej, a przychód z niej nie przekracza 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 roku limit ten wynosi 1400 zł brutto – minimalne wynagrodzenie to 2800 zł). Formalnie nie jest to wówczas działalność gospodarcza – więc nie wymaga od nas rejestracji firmy.
Kto może wykonywać działalność nierejestrowaną?
W przypadku nierejestrowanej działalności gospodarczej nieistotne są takie czynniki, jak liczba klientów czy zasięg terytorialny naszej usługi. Osoba zakładająca działalność nierejestrową musi spełnić następujące warunki:
- jest osobą fizyczną (tzn. nie działa w spółce cywilnej),
- nie prowadziła działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
- wykonuje działalność niereglamentowaną (oznacza to, że nie musi ubiegać się o koncesję czy pozwolenie).
Z ograniczeniami będą musiały liczyć się także osoby zarejestrowane jako bezrobotne, jeśli chciałaby wykonywać działalność nierejestrowaną bez utraty statusu bezrobotnego. Może zależeć im np. na utrzymaniu prawa do ubezpieczenia zdrowotnego – jednym z charakterystycznych aspektów działalności nierejestrowanej jest bowiem to, że prowadzący ją przedsiębiorca nie ma obowiązku opłacania składek ZUS.
Jak więc wykonywać działalność nierejestrowaną bez utraty statusu bezrobotnego? Warunkiem jego zachowania jest niewykonywanie innej pracy zarobkowej opartej na umowie o pracę bądź umowie cywilnoprawnej. W praktyce oznacza to, że jedyną działalnością nierejestrowaną, którą można prowadzić bez narażania statusu bezrobotnego, jest sprzedaż.
Jakie usługi można świadczyć w ramach działalności nierejestrowanej?
Wiemy już więc, kto ma prawo do prowadzenia działalności nierejestrowanej – wciąż jednak pozostaje kwestia tego, jakie usługi możemy prowadzić w ramach działalności nierejestrowanej. Co do zasady, prawo nie przewiduje większych ograniczeń jeśli chodzi o typ usług, jakie możemy świadczyć. Prowadząc ten szczególny typ działalności można więc np. sprzedawać w internecie nasze wyroby, prowadzić korepetycje, tłumaczyć, pisać artykuły czy teksty reklamowe.
Kluczowa jest jedna kwestia: musi być to rodzaj działalności, na który nie potrzebujemy dodatkowego pozwolenia, czyli koncesji. Nie można więc w ramach działalności nierejestrowanej sprzedawać m.in. alkoholu, broni, amunicji, materiałów wybuchowych czy paliwa.
Jak założyć działalność nierejestrowaną?
Aby założyć działalność nierejestrowaną – jak sama jej nazwa wskazuje – nie musimy załatwiać żadnych dodatkowych formalności przed jej rozpoczęciem. Twoja działalność nie musi być zgłoszona do ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), nie potrzebujesz również numerów identyfikacyjnych NIP i REGON (w związku z czym przed rozpoczęciem działalności nie trzeba załatwiać formalności w urzędzie skarbowym oraz REGON.
Uwaga: jak już wspomnieliśmy, działalność nierejestrowana nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym czy zdrowotnym z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli jednak z waszym kontrahentem łączy was umowa zlecenie bądź umowa o świadczenie usług – wówczas, jako zleceniobiorca, jak najbardziej podlegacie ubezpieczeniom. Płatnikiem składek ZUS jest jest jednak wówczas podmiot zawierający z wami umowę i to w jego obowiązku leży terminowe uiszczanie składek.
Jak rozliczyć działalność nierejestrowaną?
Jednym z największych atutów działalności nierejestrowanej jest fakt, że przy jej zakładaniu nie trzeba załatwiać żadnych formalności – jednak w żadnym wypadku nie oznacza to, że jesteśmy zwolnieni ze wszystkich obowiązków wobec urzędu skarbowego.
Od samego początku jako przedsiębiorcy nierejestrowi jesteśmy zobowiązani do:
prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedażowej (to zdecydowanie atut, nie jesteśmy bowiem zobowiązani do prowadzenia skomplikowanej księgowości)
rozliczania przychodu w zeznaniu rocznym PIT-36
wystawiania rachunku lub faktury na żądanie kupującego.
Nie musimy za to płacić urzędowi skarbowemu zaliczek na podatek dochodowy, ani podatku VAT (przychody z działalności nierejestrowanej nie przekraczają 200 tys. zł na rok, więc dotyczy nas zwolnienie podmiotowe).
Jeśli jednak macie nadzieję na to, że brak formalności przy zakładaniu biznesu oznacza, że można go prowadzić na innych zasadach niż np. "pełnoprawne" sklepy – to jesteście w błędzie. W rozumieniu prawa osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest bowiem jak najbardziej przedsiębiorcą. Nasi klienci jak najbardziej powinni oczekiwać, że uszanujemy wszystkie nasze zobowiązania wynikające z praw konsumenckich, takie jak: prawo do reklamacji, zwrotu towaru, naprawy towaru oraz możliwości odstąpienia od umowy sprzedaży zawartej na odległość w terminie 14 dni.
Co powinien zawierać rachunek wystawiony przez działalność nierejestrowaną?
Ważną wiedzą, którą powinna posiadać każda osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, jest to, jak wystawić rachunek dla naszego klienta. Jak już bowiem wspominaliśmy, małe przychody i brak rejestracji w CEiDG nie oznaczają, że jesteśmy prawnie zwolnieni z obowiązku dokumentowania transakcji. Na własny użytek robimy to w ramach ewidencji sprzedażowej – natomiast bardzo prawdopodobne, że w którymś momencie (i to raczej szybciej niż później) otrzymamy od naszych klientów prośbę o dowód przeprowadzenia transakcji. I takiej prośbie nie możemy odmówić.
Rachunek w działalności nierejestrowanej musi zawierać następujące elementy:
- numer rachunku,
- datę jego wystawienia,
- dane sprzedawcy oraz kupującego,
- nazwę towaru lub usługi,
- kwotę do zapłaty.
- Numer faktury,
- data jej wystawienia,
- adres oraz nazwa lub imię i nazwisko sprzedawcy,
- adres oraz nazwa lub imię i nazwisko kupującego,
- nazwa towaru lub usługi,
- cena jednostkowa towaru lub usługi,
- całościowa kwota należności.
Jeśli nigdy wcześniej żadnego rachunku nie wystawiałeś i chcesz, żeby wyglądał profesjonalnie, poszukaj w internecie przykładowego wzoru dokumentu. Pamiętaj jednak, że w tym wypadku nie tyle liczy się forma, co treść: nawet najpiękniej sporządzony rachunek (czy też faktura) nie będzie oficjalnym dowodem transakcji jeśli nie znajdą się w nim wymienione powyżej informacje.
Jak działa uproszczona ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowej?
Jak sama jej nazwa wskazuje, uproszczona ewidencja sprzedaży nie wymaga od nas żadnej wielkiej filozofii czy kombinowania – a nawet i żadnego programu księgowego. Prawo stanowi, że powinna być ona prowadzona w formie papierowej lub elektronicznie. Oznacza to, że do stworzenia ewidencji wystarczy nam arkusz Excela lub – bardziej tradycyjnie – długopis i zeszyt.Co znajduje się w uproszczonej ewidencji sprzedaży? Jest to po prostu lista transakcji przeprowadzonych w danym dniu – powinniśmy ją uzupełnić przed rozpoczęciem kolejnego dnia pracy. Nie ma jednego konkretnego wzoru ewidencji sprzedaży – jednak rządowa strona biznes.gov.pl radzi, aby znalazły się tam co najmniej następujące dane:
- liczba porządkowa,
- data sprzedaży,
- wartość sprzedaży,
- wartość sprzedaży narastająco,
- (dodatkowo) rodzaj transakcji i numer dowodu sprzedaży.
Pamiętajcie, że prowadzenie jak najdokładniejszej ewidencji sprzedaży leży przede wszystkim w naszym interesie. Dzięki niej nie tylko mamy lepszy wgląd w to, jak nasza nasza działalność sobie radzi – ale przede wszystkim jesteśmy w stanie na bieżąco oceniać, jak blisko jest nam do przekroczenia progu dochodów, po którym musimy już oficjalnie zarejestrować działalność.
Obliczanie, czy nie przekroczyliśmy limitu – jak to zrobić?
Aby nasza "firma na próbę" kwalifikowała się do definicji działalności nierejestrowanej, musimy pilnować, aby miesięczny przychód w żadnym momencie nie przekroczył 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2021 roku limit przychodów wynosi 1400 zł brutto).Kwotę miesięcznego przychodu ustalamy z pomocą prowadzonej ewidencji sprzedaży. Aby ją policzyć, musimy zsumować kwoty ze sprzedaży w danym miesiącu – zarówno otrzymane (pieniądze, które trafiły do twoich rąk – dosłownie lub na twoje konto bankowe), jak i należne (mówimy o nich wtedy, gdy w momencie sprzedaży towaru lub usługi wystawiliśmy rachunek lub fakturę – a klient zapłaci w późniejszym terminie). Do przychodu nie zaliczamy wartości towarów zwróconych, jak również udzielonych bonifikat i skont (zmniejszenie kwoty należności za zapłatę przed terminem).
Co zrobić, jeśli z obliczeń wyjdzie nam, że przekroczyliśmy limit? Przede wszystkim – nie panikować! Od dnia, w którym przekroczyliśmy limit przychodu, mamy dokładnie 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEiDG (jest to dobry argument za sumiennym prowadzeniem ewidencji sprzedaży!) Choć wydawać się by się mogło, że to niewiele czasu, to tak naprawdę jest wręcz przeciwnie. Jeśli zawczasu przygotujecie wszystkie potrzebne dane, rejestracji w CEiDG jesteście w stanie dokonać w ok. pół godziny.
Jak rozliczyć działalność nierejestrowaną?
Choć jako przedsiębiorca nierejestrowany w ciągu roku nie jesteś zobowiązany do uiszczania zaliczek na podatek dochodowy, to swoje dochody z “działalności na próbę” musisz rozliczyć w rocznym zestawieniu PIT-36 – w rubryce “działalność nierejestrowana”. Ważne jest jednak, aby zrobić to prawidłowo: a o pomyłkę łatwo, gdyż kwotę przychodu na potrzeby rocznego rozliczenia oblicza się inaczej, niż wtedy, gdy weryfikuje się przekroczenie limitu miesięcznego przychodu.
Jeśli rozliczasz się z urzędem skarbowym, do przychodów z działalności nierejestrowej możesz zaliczyć tylko kwoty, które rzeczywiście otrzymałeś, do ręki lub na konto. Tak więc na potrzeby rozliczenia PIT do przychodu zaliczyć możesz jedynie pieniądze, które klient zdołał ci zapłacić – choć do obliczania limitu potrzebujesz również kwot z faktur jeszcze nierozliczonych.
Przy rozliczeniu z urzędem skarbowym jak najbardziej masz również prawo do tego, aby odliczyć koszty prowadzenia działalności, np. zakupu rzeczy potrzebnych do stworzenia produktów. Pamiętaj jednak, że w razie kontroli skarbowej będziesz musiał okazać dowody zakupów – rachunki i faktury.
Czy na działalności nierejestrowanej można być podatnikiem VAT?
Jak wspomnieliśmy już wcześniej w tym artykule, twoje przychody w działalności nierejestrowej nie przekraczają 200 tys. zł rocznie – i z tego tytułu będzie ci przysługiwać zwolnienie z podatku VAT. Niektóre osoby prowadzące "biznes na próbę" muszą jednak zostać czynnymi podatnikami VAT czy tego chcą, czy nie.
Zwolnienie z VAT nie przysługuje, jeśli:
- świadczysz usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie, ściągania długów;
- sprzedajesz m.in. wyroby jubilerskie, tereny budowlane, nowe środki transportu, części do pojazdów, towary objęte podatkiem akcyzowym (z wyjątkami);
- sprzedajesz przez internet preparatu kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, sprzęt gospodarstwa domowego, innego rodzaju maszyny i urządzenia;
- siedziba twojej działalności gospodarczej nie znajduje się w Polsce.
Aby zostać płatnikiem VAT, musisz wypełnić deklarację VAT-R. Możesz to zrobić osobiście w odpowiednim urzędzie skarbowym, albo online przez portal Biznes.gov.pl. Rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna, jednak jeśli potrzebujesz dodatkowego potwierdzenia rejestracji, przyjdzie ci za nie dopłacić 170 zł.
Pamiętaj też, że do rejestracji jako czynny płatnik VAT będziesz potrzebować numeru NIP – aby został ci przydzielony, wypełnij i złóż formularz NIP-7. Zgłoszenie identyfikacyjne możesz wypełnić w internecie, na stronie Biznes.gov.pl.
Kiedy potrzebuję kasy fiskalnej przy działalności nierejestrowanej?
Z zasady osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie potrzebują kasy fiskalnej; ewidencjonowanie sprzedaży za jej pomocą jest obowiązkowe dopiero wtedy, gdy obrót na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym przekroczył kwotę 20 tys. zł.
Istnieją jednak rodzaje działalności, w których sprzedaż musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej bez względu na to, jaki obrót osiągają. Obowiązek ten obejmuje m.in.:
- sprzedaż gazu płynnego, części do silników spalinowych, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, perfum i wód toaletowych;
- usługi przewozu osób, naprawy pojazdów silnikowych, doradztwa podatkowego, gastronomiczne (świadczone na miejscu), fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Pamiętaj, że po zakupie kasy fiskalnej będziesz musiał ją zarejestrować w urzędzie skarbowym. Od maja 2019 r. konieczność osobnej rejestracji dotyczy tylko tzw. kas starego typu, czyli kas fiskalnych z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. W przypadku kas online – czyli nowego typu – kasa automatycznie numer ewidencyjny po przeprowadzeniu procesu fiskalizacji.
Czy działalność nierejestrowana może być łączona z urlopem macierzyńskim?
Na pierwszy rzut oka połączenie działalności nierejestrowanej z urlopem rodzicielskim wydaje się idealne: przedsiębiorczy rodzic może podczas długiej przerwy w pracy na etacie bez większego ryzyka spróbować swoich sił w prowadzeniu własnego biznesu. Z zasady nie powinno być żadnego problemu z prowadzeniem działalności nierejestrowanej na urlopie rodzicielskim, macierzyńskim czy wychowawczym (o ile oczywiście dziecko nie daje nam się we znaki!), jednak trzeba pamiętać o kilku ważnych rzeczach.
Przede wszystkim, upewnij się, że – jeśli ze swoim pracodawcą masz podpisaną umowę o zakazie konkurencji – twoja potencjalna działalność nierejestrowana nie będzie jej naruszać. Dodatkowo, podczas urlopu wychowawczego twoje działalność nie może uniemożliwiać sprawowania opieki nad dzieckiem – a jeśli zdecydujesz się na zarejestrowanie działalności gospodarczej, musisz poinformować o tym swojego pracodawcę.
Więcej ciekawych informacji znajdziesz na stronie głównej INNPoland.pl