Uwaga na wysyłkę PIT-11. Pomyłka może słono kosztować

Stary adres albo zwykły ludzki błąd? Nieważne, jeśli prześlesz PIT-11 w nieprawidłowe miejsce, ryzykujesz udostępnienie wrażliwych danych, osobom nieuprawnionym. Kancelaria, która znalazła się w takiej sytuacji w 2019 roku, próbowała walczyć o swoje. I chociaż początkowo skończyło się na upomnieniu, jak opisała "Rzeczpospolita", NSA wydał druzgoczący wyrok.

Formularz PIT-11 zawiera szereg informacji stanowiących podstawę do rozliczenia podatku dochodowego. Opisywana w dzienniku kancelaria zajmowała się zarządzaniem procesami związanymi z dochodzeniem długów. Kancelaria zawierała ugody w imieniu pewnego funduszu, w tym ze spadkobierczynią zmarłej dłużniczki.

Zgodnie z umową wysłała kobiecie PIT-11 za 2018 rok.

Jak już zapewne się spodziewacie, dokument trafił na niewłaściwy adres, o czym zainteresowana dowiedziała się dopiero w maju 2019 od swojego urzędu skarbowego. Kobieta zaalarmowała Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Podkreślała, że na adresie wysyłki nigdy nie zamieszkiwała ani nigdy nie wskazywała go jako miejsce korespondencji.

Przesyłka została zwrócona jako nieodebrana i kancelaria argumentowała przed prezesem UODO, że do wycieku danych nie doszło. Nieprawidłowości były efektem braku kontaktu ze spadkobierczynią, a adres został wybrany z systemu teleinformatycznego. Formularz został potem skorygowany i wysłany na prawidłowy adres.

Mleko jednak wykipiało, przynajmniej zdaniem zainteresowanej, co poparł prezes UODO. Nie pomogły zapewnienia, że spółka wprowadziła odpowiednie szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, aby do takich sytuacji ponownie nie doszło.

W ocenie UODO spółka postąpiła nierzetelnie. Kancelaria jednak poszła do sądu pierwszej instancji i wygrała, a jednym z argumentów był brak dowodów na braki w ochronie przetwarzania danych. Wojewódzki Sąd Administracyjny miał wytknąć również nieprawidłowe zrównanie pojęcia "nieprawidłowego adresu" i "adresu nieaktualnego", jak czytamy w "Rzeczpospolitej".

Ostatecznie NSA oddalił skargę i skasował korzystny dla spółki wyrok, stając po stronie UODO. Wyrok jest prawomocny. Kara za naruszenie RODO może sięgać 20 mln euro lub 4 proc. obrotu firmy. Wysokość kary ustala UODO.

Każdy pracodawca, zatrudniający w poprzednik roku pracownika (umowa o pracę, zlecenie lub dzieło) do końca lutego danego roku musi doręczyć mu PIT-11.

W sytuacji, gdy pracownik nie otrzyma od pracodawcy formularza PIT-11, rozliczenie w Urzędzie Skarbowym będzie utrudnione. W przypadku braku PIT-11 pracownik jest zobowiązany do samodzielnego oszacowania swojego ubiegłorocznego dochodu. Należy wziąć pod uwagę faktyczne przychody oraz uwzględnić wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które były odprowadzane przez pracodawcę.