Rewolucja w rejestracji firm od 1 listopada. Urzędowe okienka przechodzą do historii

Do tej pory działalność można było zgłosić również w urzędzie miasta lub gminy. Od listopada ta możliwość zniknie. Przedsiębiorca będzie musiał wysłać wniosek przez internet i podpisać go elektronicznie, np. profilem zaufanym, e-dowodem lub kwalifikowanym podpisem.

Dane z formularza zostaną przekazane m.in. do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS lub KRUS. To element szerszego pakietu zmian, dzięki któremu działalność gospodarcza będzie łatwiejsza do prowadzenia, a papierowy obieg dokumentów w CEIDG stopniowo znika.

– W 2019 r. jedynie 20 proc. wniosków o rozpoczęcie działalności trafiało do CEIDG przez internet. W 2025 r. było to już 69,5 proc., a w pierwszych dwóch miesiącach 2026 r. – 73,5 proc. – powiedziała Joanna Łuksza, szefowa zespołu księgowych w IFIRMA.PL, cytowana przez Fakt.

Pierwszą działalność można od kwietnia założyć także w aplikacji mObywatel. To wielka nowość, skorzystać z niej mogą pełnoletni obywatele Polski zakładający firmę po raz pierwszy, mający mDowód jako główny dokument tożsamości oraz aktywny profil zaufany.

Aplikacja pobiera część danych z państwowych rejestrów. Użytkownik wskazuje m.in. nazwę firmy, adres, datę rozpoczęcia działalności i kody PKD. Może też utworzyć adres do e-Doręczeń – warto pamiętać, że e-Doręczenia w urzędach od 2026 roku stały się podstawowym kanałem komunikacji administracji z firmami.

– Rozwiązanie jest prostsze od pełnego formularza dostępnego na Biznes.gov.pl, ale ma węższy zakres. Zgłoszenie do VAT oraz dodatkowe zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych – dotyczące przedsiębiorcy lub zatrudnianych osób – trzeba przeprowadzić oddzielnie, np. przez Biznes.gov.pl. Bardziej złożone sprawy związane z działającą już firmą nadal obsługuje przede wszystkim Biznes.gov.pl. Docelowo w aplikacji mObywatel mają być dostępne także kolejne czynności, w tym zmiana danych firmy oraz zawieszenie działalności – dodała Łuksza.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z rządowej aplikacji, przyda się instrukcja mObywatel krok po kroku, bo bez aktywnego mDowodu rejestracja firmy z telefonu nie będzie możliwa.

Od 1 listopada 2028 r. przez internet trzeba będzie załatwiać także pozostałe sprawy w CEIDG, m.in. zmianę danych, zawieszenie, wznowienie i wykreślenie działalności.

W tym samym czasie ma pojawić się elektroniczne "jedno okienko" dla spółek cywilnych. Jeden formularz pozwoli przekazać dane do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS lub KRUS.

Cyfryzacja usług administracyjnych postępuje wraz z rosnącą liczbą ich użytkowników. W maju 2026 r. z aplikacji mObywatel korzystało już ponad 12 mln osób, a profil zaufany miało ponad 14,5 mln użytkowników. Ponieważ identyfikator jest ważny trzy lata, przed założeniem firmy warto sprawdzić, jak przedłużyć ważność profilu zaufanego – bez niego nie podpiszesz wniosku do CEIDG.