Bułgarski fintech Payhawk wchodzi do Polski. Tego jednorożca skusił KSeF

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał być krokiem milowym w cyfryzacji polskiej gospodarki. Choć od 1 lutego 2026 r. e-faktury wystawiają największe przedsiębiorstwa, a od 1 kwietnia większość pozostałych firm, rzeczywistość okazała się pełna wyzwań.

Niektórzy przedsiębiorcy zamiast oszczędności czasu zmagają się z błędami i ręcznym przepisywaniem danych. Tę lukę dostrzegł Payhawk – pierwszy bułgarski jednorożec technologiczny – który właśnie otworzył swoje biuro w Warszawie.

Źródłem frustracji polskich firm nie jest sam fakt wystawiania e-faktur, a cały proces wokół nich. Akceptacja zakupów, przypisywanie faktur do konkretnych wydatków służbowych, opisanie księgowe i zamykanie miesiąca wciąż w wielu organizacjach odbywa się ręcznie.

Problem potęguje brak fizycznego dokumentu papierowego. Gdy sprzedawca wystawia fakturę wyłącznie w systemie KSeF, pracownik dokonujący zakupu służbowego nie otrzymuje żadnego potwierdzenia. W efekcie dział finansowy musi samodzielnie ustalać, kto, na co i w jakim celu wydał firmowe pieniądze. Z danych Exorigo-Upos wynika, że aż 18 proc. faktur korygujących w KSeF zawiera błędy.

Skalę wyzwania dostrzegł resort finansów. Projekt ustawy z 23 września zakłada, że kary za KSeF odroczone zostaną aż do 2028 r. Daje to przedsiębiorstwom dodatkowy czas na uporządkowanie wewnętrznych procedur.

W tej rynkowej luce swoją szansę widzi Payhawk – założona w 2018 r. w Sofii platforma do zarządzania wydatkami firmowymi, która w 2022 r. osiągnęła wycenę 1 mld dolarów. Dziś firma obsługuje ponad 7 tys. przedsiębiorstw z 33 krajów, zarządzając wydatkami o wartości ponad 5 mld euro rocznie. Warszawa to kolejna globalna lokalizacja spółki, obok m.in. Londynu, Nowego Jorku czy Paryża.

– Polskie firmy zaczęły korzystać z Payhawk, zanim pojawiliśmy się tu z własnym zespołem. Dziś pracuje z nami już blisko 100 firm w Polsce, a w ciągu ostatniego roku ich liczba wzrosła o blisko 30 proc. To był dla nas jasny sygnał, że warto tu zainwestować – mówi Hristo Borisov, CEO i współzałożyciel Payhawk.

Zdaniem szefa spółki, dzięki KSeF polskie działy finansowe wyprzedziły większość Europy pod względem cyfryzacji samych dokumentów, ale teraz potrzebują pełnej automatyzacji całego procesu: od wniosku zakupowego, przez akceptację, po zaksięgowanie. Oficjalnym startem działalności w Polsce było partnerstwo spółki przy 4. urodzinach Endeavor Poland 30 września w Warszawie.

Globalne badanie Payhawk na próbie 1520 specjalistów finansowych pokazuje, że tylko 7 proc. firm uważa wszystkie swoje procesy wydatkowe za w pełni zoptymalizowane, a z automatycznego dopasowywania faktur korzysta zaledwie 21 proc. przedsiębiorstw.

Nowoczesne platformy, takie jak Payhawk, czerpią faktury bezpośrednio z KSeF i automatycznie łączą je z płatnościami kartami firmowymi (dostępnymi w złotych i z polskim numerem IBAN), zamówieniami czy konkretnymi projektami. System oferuje też integrację z głównymi systemami ERP oraz gotowe scenariusze do obsługi procesów w modelach AI jak Claude czy ChatGPT.