Oto pięć najważniejszych zmian, które już obowiązują. 7 kwietnia 2023 roku to dzień, w którym w życie wszedł znowelizowany Kodeks pracy. Uregulował nie tylko pracę zdalną, a właściwie wypłatę ekwiwalentu, czyli zwrot kosztów m.in. za prąd i internet. Co jeszcze się zmienia?

1. Praca zdalna? O tym decyduje pracodawca

Po pierwsze, nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza definicję pracy zdalnej. Przepisy wskazują, że może być ona wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu, które wskaże pracownik i uzgodni to z pracodawcą.

Obowiązki służbowe mają być wykonywane pod adresem wskazanym przez zatrudnionego. Przepisy nie wykluczają pracy zdalnej z różnych miejsc, ale za każdym razem musi uzgodnić to z pracodawcą.

Pracodawca sam decyduje czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup lub indywidualnie.

2. Ekwiwalent za prąd i internet

Pracodawcy od teraz ponoszą dodatkowe zobowiązania finansowe względem pracowników zdalnych zatrudnionych w ramach umowy o pracę. Będą wypłacali ekwiwalent.

– Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – tłumaczy redakcji INNPoland Mariusz Mirosławski, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos. Mozes.

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej.

Ryczałt to określona z góry stawka, która przekładałaby się na ok. kilkadziesiąt złotych miesięcznie przy hybrydowej pracy zdalnej i około 100-120 zł przy w pełni zdalnej.

Z kolei ekwiwalent polega na zwrocie realnego zużycia energii elektrycznej oraz poniesionych rachunków na telefon i internet. To trudniejsze z samej kwestii organizacyjnej, więc większość pracodawców zapowiada, że będzie decydowała się na rozliczenie oparte o ryczałt.

Przepisy nie wskazują, jaka ma być wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną, co było już wcześniej krytykowane przez prawników.

3. Pracodawca powinien zapewnić sprzęt

Do tej pory prawo nie określało pracy zdalnej, więc nie było wiadomo, czy pracownik musi pracować na służbowym sprzęcie, czy prywatnym.

Od 7 kwietnia 2023 r. pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne.

Dopuszcza się wykorzystywanie prywatnego sprzętu do pracy zdalnej. Musi to jednak zostać formalnie ustalone z pracodawcą.

4. Tym osobom pracodawca odmówić nie może

Choć to pracodawcy będą decydowali o tym, czy w swojej firmie prowadzą pracę zdalną, czy nie, to są pewne grupy pracowników, którym odmówić home office nie można. Są to:

• pracownica w ciąży;
• pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia;
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• pracownik–rodzic dziecka, które posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym, lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• pracownik–rodzic dziecka, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

5. Praca zdalna – okazjonalna

Nowelizacja wprowadza także możliwość zgłoszenia się po 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. W tym celu trzeba przedłożyć wniosek. Nie jest on jednak wiążący dla pracodawcy, co oznacza, że może odmówić zatrudnionemu możliwości wykonywania obowiązków służbowych spoza biura.

Jeśli jednak się zgodzi, to nie dokłada się do rachunków za prąd czy internet. W przypadku 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej ekwiwalent nie przysługuje.

Łatwiej o workation

Jak informowaliśmy już w INNPoland, nowe prawo ułatwi łączenie pracy z urlopem, czyli tak zwane workation. Wszystko za sprawą wspomnianej wyżej okazjonalnej pracy zdalnej. Choć w praktyce ta służyć ma w nagłych przypadkach, to nikt nie zabrania wybrać wszystkich dni na raz.

– Co do zasady z 24 dni pracy zdalnej będą mogli skorzystać wszyscy. Oczywiście pracodawca będzie mógł nie wyrazić zgody na taką pracę zdalną. Tu nie potrzeba tworzyć żadnego regulaminu, wystarczy wniosek pracownika do pracodawcy o skorzystanie z tej pracy zdalnej okazjonalnej – tłumaczy w INNPoland Oskar Sobolewski, ekspert rynku pracy HRK Payroll Consulting.

Jako przyczynę podać można "nagłą potrzebę pozostania w domu". Ustawodawca dał jednak pracodawcy prawo odmowy, jeśli nie będzie to możliwe "ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy".

A co, jeśli ktoś będzie chciał wybrać 24 dni pracy zdalnej w ciągu? Ustawa tego nie zabrania. To, że nazwana jest okazjonalną pracą zdalną, nie oznacza, że nie można jej wybrać na cały miesiąc z góry. Jednak, czy pracodawcy będą się na to godzili?

– W teorii można wybrać większą liczbę dni na raz, przepisy nie mówią, że to może być tylko jeden, dwa czy trzy dni z rzędu. Natomiast, biorąc pod uwagę praktykę, to raczej będzie to stosowane bardziej jako okazja – podkreśla Sobolewski.

Więc już po 7 kwietnia osoby pracujące na umowie o pracę mogą zawnioskować do pracodawcy o wykorzystanie wszystkich dni pracy zdalnej. Trzeba jednak liczyć się z odmową.

W dzisiejszych czasach jest jednak sporo firm, które do pracy podchodzą w sposób nowoczesny, więc pozwalają pracownikom na więcej, jeśli tylko nie godzi to w produktywność. A że często sprawia, iż taki pracownik jest bardziej wydajny, to tym chętniej firmy takie godzą się na udogodnienia.

Praca i urlop za granicą jednocześnie?

Teraz pojawia się jeszcze kwestia wyjazdu za granicę. Na popularności zyskuje właśnie taki sposób pracy, że łączymy go z urlopem. Są osoby, które wyjeżdżają do innego kraju, przez 8 godzin pracują przy komputerze, a po pracy np. zwiedzają. Czy możliwy jest zatem wyjazd za granicę w ramach okazjonalnej pracy zdalnej?

– W teorii tak, ale w praktyce nie jest to już takie proste. Stanowiska i kierunki interpretacyjne tych przepisów są tak wskazywane, że jednak miejsce pracy zdalnej powinno być uzgodnione z pracodawcą – wyjaśnia Oskar Sobolewski.

– Patrząc na rynek pracy, workation nadal jest czymś bardzo rzadko spotykanym, a ten zagraniczny to już w ogóle. Część pracodawców zgadza się, że wyjedziemy na przykład w góry czy nad morze w Polsce. Natomiast przy wyjeździe za granicę, tu jest jeszcze kwestia podatków czy BHP, więc pracodawcy z reguły są niechętni – dodaje.

Podkreśla jednak, że zdarzali się będą i tacy pracodawcy, którzy właśnie w taki sposób będą zachęcali pracowników podczas rekrutacji, mówiąc, że tego rodzaju możliwość w danej firmie jest oferowana i pracownicy mogą z tego rodzaju wyjazdów skorzystać.

– Natomiast to jest zawsze kwestia specyfiki danej branży. Bo o ile ta praca nie wymaga kontaktów ze współpracownikami czy z klientami to możemy ją wykonywać nawet w innej strefie czasowej. Jeżeli jednak mamy jakieś spotkania, to trudno nam będzie funkcjonować, pracując na przykład w nocy – podsumowuje Oskar Sobolewski.