Kombinujesz z L4? Uważaj, szef ma nową apkę do kontroli pracowników

Pamiętam nieufne spojrzenia i niezadowolone mruknięcia za każdym razem, gdy w jednym z poprzednich miejsc pracy informowałem o L4. To niezbyt przyjemne doświadczenie, które z pewnością łączy wiele osób aktywnych polskim rynku pracy.

Z drugiej strony każdy też słyszał o cwaniakach z fikcyjnymi zwolnieniami, którzy tylko udają, że są chorzy, by z dala od biura zająć się czymś innym. Teraz może być im trudniej. Ruszyła apka Pulpit Absencji, czyli internetowe narzędzie do kontroli L4 stworzone przez firmę Conperio. Wydaje się równie interesujące, co kontrowersyjne.

Aplikacja internetowa Pulpit Absencji została stworzona przez Conperio, firmę doradczą zajmującą się od lat tematem nieobecności w pracy z powodu choroby. Apka pozwala szefowi automatycznie wykonać analizę danych pracownika związanych ze zwolnieniami lekarskimi. Jeśli Pulpit Absencji wykryje niepokojące wzory, poinformuje kierownictwo firmy o możliwych nadużyciach za pomocą powiadomienia.

Dlaczego powstała apka kontrolująca zwolnienia lekarskie pracowników? Jej podstawowym celem jest oszczędność: zarówno pieniędzy, jak i czasu w firmie. Pulpit Absencji umożliwia analizę każdego L4 odnotowanego przez dział HR przez bezpośredniego menedżera zespołu.

W swoich materiałach prasowych Conperio wskazuje, że nieuzasadnione L4 są ukrytymi kosztami w firmach, co ma kosztować polską gospodarkę nawet miliardy złotych rocznie. A pracownicy bywają kreatywni: biorą zwolnienia lekarskie na przykład po to, aby pojechać na koncert albo na urlop do Dubaju.

Niektórzy "chorzy" nawet chwalą się w internecie zdjęciami ze swoich ekscytujących aktywności, znacznie ułatwiając pracę ZUS. Apka Pulpit Absencji ma być batem na nieco sprytniejszych pracowników, którzy okłamują szefów, że są chorzy, ale nie upubliczniają dowodów. Tak wyglądają zrzuty ekranu z apki dla przełożonych.

Według danych Conperio w Polsce w 2024 r. ZUS zarejestrował około 27,4 mln zwolnień lekarskich. Przeprowadzono 33 tys. audytów L4 i aż 34 proc. z nich (jedną trzecią!) stanowiły nadużycia. Jak usłyszałem od Mikołaja Zająca, prezesa Conperio, z pomocy Pulpitu Absencji skorzystało już około 300 firm w całej Polsce. Firma promuje swoją aplikację jako wyjątkową w Europie i planuje jej ekspansję za granicą.

– Z naszych analiz wynika, że większość firm nadal liczy wskaźnik absencji chorobowej ręcznie w tabelach. To jak zarządzanie produkcją bez ERP. Działy HR nie powinny być księgowym nieobecności – komentuje Mikołaj Zając, prezes Conperio i ekspert rynku pracy.

Aplikacja wykorzystuje dane z ZUS PUE i stan zatrudnienia, pozwalając na monitoring w czasie rzeczywistym. Algorytm identyfikujący potencjalne nadużycia, który powstał według autorskiej receptury Conperio, liczy wskaźniki absencji chorobowej i Bradforda – czyli robi pomiar krótkich nieobecności w pracy.

Analizuje informacje o częstotliwości i czasie trwania nieobecności pracowników zgodnie z założeniem, że częste krótsze zwolnienia są bardziej kosztowne dla firmy, niż rzadsze i dłuższe. Dodatkowo z większym prawdopodobieństwem mogą być związane z oszustwem. W ten sposób szefowie mogą ustalić, czyje nieobecności najwięcej kosztują firmę oraz czy nie dochodzi do nadużyć.

Pulpit Absencji umożliwia porównania L4 między oddziałami i branżami. Wystarczy kilka kliknięć i apka prezentuje kierownictwu firmy szczegółowe tabelki. Nie trzeba jednak cały czas jej używać. Pulpit Absencji wysyła powiadomienie, jeśli wykryje nietypowe wzory w harmonogramie pracownika. Co więcej, z poziomu aplikacji szef może zgłosić do ZUS kontrolę zwolnienia lekarskiego pracownika.

Apka wyznacza KPI dla menedżerów do skutecznego ograniczania zjawiska nieuzasadnionych absencji. Pracownicy są informowani o tym, że szef kontroluje ich zwolnienie lekarskie. Dowiadują się też o tym, że pracodawca bada ich L4 korzystając z zewnętrznego narzędzia. Takie audyty są zgodne z polskim prawem.

Według twórców apka Pulpit Absencji ma weryfikować "domysły i subiektywne opinie" przełożonych na temat zasadności zwolnień lekarskich pracowników. A jak zaznaczałem na wstępie, ci potrafią być bardzo przeczuleni na punkcie L4.

Łatwo można sobie wyobrazić, jak dane dostarczane przez apkę, zamiast uciszać, tylko podsycają domysły, szczególnie biorąc pod uwagę narastający kryzys zdrowia psychicznego, który obciąża finansowo gospodarkę. Czy pracownicy powinni bać się apki Pulpit Absencji? Firma Conperio przekonuje, że nie. Powołuje się na prawo pracy.

– Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, każdy pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników ma prawo zlecić kontrolę prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego. Co więcej, wprost wskazano w nim, że w przypadku częstej lub powtarzającej się absencji pracownika kontrole powinny być wzmożone. Jeżeli kontrola nie wykaże nieprawidłowości, nie ma podstaw do wyciągania konsekwencji wobec pracownika, jednak nie oznacza to, że kontrola nie może zostać ponowiona w przyszłości – podsumowuje Mikołaj Zając, prezes Conperio.

Aplikację Pulpit Absencji możecie ściągnąć tutaj.