• 7 kwietnia zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy
• Przepisy regulują zasady pracy zdalnej, którą będzie można wykonywać całościowo lub częściowo
• Pracodawca będzie musiał pokryć niektóre koszty, ale może narazić się na kontrolę skarbówki
• Niektórym pracownikom nie będzie można odmówić pracy zdalnej, ale w tym katalogu wyjątków zabrakło osób z niepełnosprawnościami

Pandemia COVID–19 wymusiła pracę na odległość. Większość z nas zamieniła służbowe biurka na domowe kanapy. Jednak dopiero po trzech latach od pandemii koronawirusa praca zdalna będzie uregulowana prawnie.

Rewolucja zacznie obowiązywać już 7 kwietnia 2023 r. Oto piątka pracy zdalnej, czyli pięć najważniejszych zmian, o których powinien wiedzieć nie tylko każdy pracownik, lecz także każdy pracodawca.

1. To pracodawca decyduje o pracy zdalnej

Po pierwsze, nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza definicję pracy zdalnej. Przepisy wskazują, że może być ona wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu, które wskaże pracownik i uzgodni to z pracodawcą.

Obowiązki służbowe mają być wykonywane pod adresem wskazanym przez zatrudnionego. Zatem jeśli pracownik będzie pracował np. z działki, to złamie prawo. Przepisy nie wykluczają pracy zdalnej z różnych miejsc, ale za każdym razem musi uzgodnić to z pracodawcą.

Decyzja o wdrożeniu trybu pracy zdalnej należy wyłącznie do pracodawcy. – Praca zdalna wprowadzona Kodeksem pracy nie jest obowiązkowa, ani też nie ma automatycznego zastosowania do pracowników. Pracodawca sam decyduje czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup – tłumaczy Anna Zielińska, In–house Lawyer ClickMeeting.

W tym pracodawca celu musi ustalić regulamin wewnętrzny wraz z przedstawicielami pracowników lub zawrzeć porozumienie ze związkami zawodowymi. W tych dokumentach należy wskazać np. jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej i pokrywania kosztów związanych ze sprzętem.

Nowelizacja Kodeksu pracy dopuszcza także możliwość zawierania indywidualnych porozumień. Taka forma może być dobrym rozwiązaniem np. gdy tylko niektórzy zatrudnieni mają wykonywać obowiązki służbowe spoza zakładu pracy.

W sytuacji, gdy pracodawca nie wdroży ani porozumienia, ani regulaminu, to praca zdalna będzie mogła obowiązywać tylko na wniosek zainteresowanego pracownika. Poza tym jeśli pracownik zawrze nową umowę o pracę, to wszystkie kwestie związane z pracą zdalną, powinny znaleźć się właśnie tam.

2. Pracodawca powinien, ale nie musi, zapewnić sprzęt

Do tej pory nie było do końca wiadomo, czy zatrudniony musi pracować na służbowym sprzęcie w domu. Od 7 kwietnia pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne.

Pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie, w którym potwierdzi, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne, do wykonywania obowiązków służbowych spoza siedziby zakładu pracy. Oceny tych warunków dokonuje sam, więc pracodawca nie może ich podważyć.

Jednak dopuszcza się także wykorzystywanie prywatnego sprzętu do pracy zdalnej. Musi to jednak ustalić z pracodawcą.

3. Ekwiwalent za pracę zdalną

Od 7 kwietnia pracodawcy będą mieli także dodatkowe zobowiązania finansowe względem pracowników zdalnych. Będą wypłacali ekwiwalent za pracę zdalną.

– Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – tłumaczy redakcji INNPoland.pl Mariusz Mirosławski, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos. Mozes.

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej.

Jednak przepisy nie wskazują, ile ma wynosić ekwiwalent. – To było podnoszone zarówno na etapie konsultacji, jak i prac parlamentarnych. Ministerstwo uznało, że nie chce wskazywać żadnych widełek. Jeśli wystąpiłaby wysoka inflacja, to te ceny szybko by się zdezaktualizowały – wyjaśnia w rozmowie z INNPoland.pl Oskar Sobolewski, założyciel Debaty Emerytalnej oraz ekspert emerytalny i rynku pracy HRK Payroll Consulting.

Obecnie pracodawcy przyglądają się, co robią inni. – Rozstrzał w widełkach jest duży – od 2 do nawet 8 czy 10 zł za dzień pracy zdalnej, choć na te najwyższe stawki decydują się pojedyncze firmy. Jedni idą bardzo po kosztach, drudzy patrzą przekrojowo. Najczęściej stosują stawki okolicach 3–5 zł – zaznacza specjalista. Zatem pracownicy będą otrzymywali od pracodawcy kilkadziesiąt złotych.

Co więcej, firmy mogą przysporzyć sobie problemów, jeśli za bardzo będą chciały wesprzeć finansowo pracowników zdalnych. – Ryzyko jest takie, że jeśli ryczałt lub ekwiwalent będą za wysokie, to może pojawić się kontrola Urzędu Skarbowego – wskazuje Sobolewski. W ocenie eksperta kwoty rzędu 3–6 zł nie powinny budzić wątpliwości.

Jednak przepisy wcale nie wskazują, że jednostką czasu ma być dzień pracy zdalnej. W ocenie Mirosławskiego "ważne jest, aby zastosować jak najniższą jednostkę czasu, aby stawka ryczałtu lub ekwiwalentu odnosiła się przykładowo do jednej godziny pracy zdalnej, a najwyżej do jednego dnia pracy zdalnej pracownika".

– Przy zastosowaniu godzinnej ewentualnie dniowej stawki ryczałtu jesteśmy w stanie dość adekwatnie do okoliczności wykonywania pracy zdalnej przez pracownika ustalić przysługujące mu realnie świadczenia z tego tytułu – wskazuje radca prawny.

Jednak Mirosławski uważa, że nie wszyscy pracodawcy będą stosowali ekwiwalenty. – Z naszej praktyki wynika, że pracodawcy chętniej będą korzystać z ryczałtu niż pokrywania kosztów rzeczywistych lub wypłacania ekwiwalentu. W mojej ocenie koszty obsługi naliczenia i wypłaty świadczeń związanych z pracą zdalną z formule ryczałtowej będą niższe dla pracodawcy niż w modelu pokrycia kosztów i wypłaty ekwiwalentu – przyznaje.

4. Okazjonalna praca zdalna przez 24 dni, ale bez pomocy szefa

Nowelizacja wprowadza także możliwość zgłoszenia się po 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. W tym celu trzeba przedłożyć wniosek. Nie jest on jednak wiążący dla pracodawcy, co oznacza, że może odmówić zatrudnionemu możliwości wykonywania obowiązków służbowych spoza biura.

Jeśli jednak się zgodzi, to nie dokłada się do rachunków za prąd czy internet. – W przypadku 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej ekwiwalent nie przysługuje. Ustawodawca wskazał, że jest to mniej sformalizowany sposób wykonywania pracy. Liczba dni do końca budziła sprzeciw. Związki zawodowe chciały, żeby było ich mniej, a pracodawcy, żeby było ich więcej. Średnio wychodzi 2 dni w miesiącu i jest to pewien kompromis. Niewykluczone, że pojawią się postulaty, aby tę liczbę dni zwiększać, ponieważ pracodawcy, którzy nie mają środków, już rezygnują z pracy zdalnej – podkreśla Sobolewski.

Choć przepisy jeszcze nie weszły w życie, to już pojawiło się zamieszanie. Przepisy nie wskazują, czy po zmianie pracy limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej zostanie wyzerowany.

– Do konsultacji trafił projekt zmiany rozporządzenia w świadectwie pracy. Ta informacja ma być wprost wskazana w tym dokumencie. Spodziewam się, że rozporządzenie pojawi się na przełomie kwietnia i maja – ocenia specjalista. Po zmianach pracodawca będzie musiał wpisać do świadectwa pracy liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej, którą wykorzystał dany pracownik.

5. Niektórym nie można odmówić pracy zdalnej

Pracodawca nie musi akceptować wniosku o pracę zdalną, ale nie dotyczy to wszystkich pracowników. W nowelizacji pojawił się wykaz osób, którym nie można odmówić pracy zdalnej. Są to:

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
• pracownik–rodzic dziecka, które posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym, lub znacznym stopniu niepełnosprawności
• pracownik–rodzic dziecka, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

– Nie ma w tym katalogu osób z niepełnosprawnościami. Taką poprawkę proponował Senat, ale Sejm ją odrzucił. Jednak to jest zawsze kwestia bardziej praktycznego i indywidualnego podejścia, które grupy trzeba by było objąć tym przepisem – przyznaje Sobolewski.

Z przepisów wyłania się wniosek, że to pracodawca będzie miał na swoich barkach więcej obowiązków. Z kolei dla zatrudnionych to szansa, aby praca zdalna stała się (bardziej) przyjemna.